テンプレートの作成
日報作成に使用するテンプレートを作りましょう。 テンプレートは日報作成の基礎となる部分です。ここでは作り方のガイドをしていますが、どんなふうに作ったらいいか迷ったら、テンプレートの概念もご覧下さい。
テンプレートの作成
Section titled “テンプレートの作成”- グループ設定をクリック
- テンプレート管理をクリック
- 新規作成をクリック
- テンプレート名を入力（暫定でもOK）
テンプレート内に入力フォームを並べていく
Section titled “テンプレート内に入力フォームを並べていく”テンプレート作成画面は下画像のような構成です。
- 左側の入力フォームから必要なフォームをクリック
- 編集エリアに入力フォームが追加される
- 幅やタイトル、その他の設定を変更する
使用可能な入力フォーム一覧は以下の通りです。
- 文字入力系
- 本文の入力や住所、作業詳細、所感といったシンプルな文字入力に最適です。
- 選択入力系
- 予め回答を用意しておき、選ぶだけで入力できるお手軽入力です。業務内容の定型化や、点検項目、ステータス管理に役立ちます。
- 日付入力系
- 作業時間や予定の日時など、日付関係はこれで決まりです。期間指定をするとかかった合計時間も自動で算出するため、作業工数の計測や勤務時間管理にも使えます。
- 署名・写真系
- 作業現場の写真や顧客の受領サイン、ファイルなど、いわゆるバイナリ系のデータを日報に添付できます。点検時の証拠写真や納品物の確認などに。
- 数値系
- 売上高や訪問件数、走行距離、設備稼働時間、測定値など数値として扱えるものはこれできまり。数値なので集計機能との相性も抜群です。
- その他
- 反復入力や商品入力など、ちょっとユニークなフォームもあります。詳しくはそれぞれのページでご確認ください。これらは複数商品の同時入力や簡易的な在庫・工程管理に利用できます。
プレビューを確認する
Section titled “プレビューを確認する”画面左上のプレビューボタンを押して、実際の日報作成画面がどのように見えるか確認しましょう。
最後に忘れずに保存ボタンを押してテンプレートを保存しましょう。
テンプレート作成の補足事項
Section titled “テンプレート作成の補足事項”上記で説明しきれなかった部分については、この補足セクションで個別に解説しています。
入力フォームの幅について
Section titled “入力フォームの幅について”テンプレートは1行を12分割して計算しています。それぞれのフォームには任意の幅を設定できます。12を超えると、次の行に回ります。 スマートフォンで日報を書く場合、幅は無視されます。
各種入力フォームの共通設定項目
Section titled “各種入力フォームの共通設定項目”タイトルや背景色といった、すべての入力パーツに共通の項目についてまとめました。
- タイトル
- 項目見出しエリアに表示される文字です。日報の項目名や 点検項目のタイトル として活用できます。
- 幅
- 1〜12の幅を選択できます。1行全てを使うには12を指定します
- タイトルカラー
- 応用設定にあります。項目見出しエリアの背景色を設定できます。灰色・茶色・緑色・紺色・赤色から選択してください。初期値は灰色です。
- サイズ
- 応用設定の中にあります。表示名の文字サイズを4段階から設定できます。
- メモ
- 応用設定の中にあります。入力エリアの画面左上に赤文字で表示されます。日報作成者が迷うことのないように補足として利用します
- 説明用の画像
- 応用設定の中にあります。日報を書くスタッフが操作に迷わないようにするための説明用画像を添付できます。
例えば色や説明用画像をセットすると次のように華やかなテンプレートになります。
入力フォームを削除する
Section titled “入力フォームを削除する”テンプレート編集から削除したいフォームの右下にあるゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
PDF出力時の設定
Section titled “PDF出力時の設定”日報をPDFに出力する際の余白や透かしといったレイアウトの設定ができます。ここで設定したPDFオプションがデフォルト値として記録されます。 詳しくはPDF出力設定を御覧ください。
テンプレートに補足情報を付け加える
Section titled “テンプレートに補足情報を付け加える”メモやタグの設定が可能です。
- メモ
- テンプレートのメモです。日報作成時に画面下部に表示されます
- 文書番号プレフィックス
- 文書番号の前に付される文字です。初期値は「No.」です
- 1日1名あたりの提出枚数目安
- この日報を1日に何枚提出するかの目安を指定できます。設定した場合、テンプレート選択画面で進捗バーが表示されます。
- タグ
- テンプレート選択時に探しやすくする目印です。タグによる検索もできます。
入力の順序を制御する(任意)
Section titled “入力の順序を制御する(任意)”決まった順に入力を強制したい場合はフォームの入力順序を指定できます。入力順序はすべて制御することも、一部だけを制御することもできます。これは特に、作業手順や点検フローの標準化に役立ちます。
- 「入力順序を指示する」にチェックを入れる
- 「入力順の設定」をクリック
- 順序指定ウィンドウがポップアップで表示される
- 順序指定の左列一覧から順序指定したい項目にある＋ボタンをクリック
- 右列に追加される（右列は順序指定されたフォームです）
- プレビューを使い動きを確認する
設定画面がポップアップで表示されます。
左の一覧から順序指定する項目の＋ボタンをクリックして右列へ追加します。
右側のリストの上から順に入力の制御が行われます。正しく動作するかをプレビューを使い確認してください。
