従業員アカウントの作成・管理

本ガイドではスタッフのアカウント作成・編集について詳しく解説します。

スタッフのアカウントを新規作成する

組織管理画面
グループ管理画面

どちらの画面からもスタッフアカウントが作成できます。

組織管理画面からアカウントを作成

クイックガイドでも紹介している方法です。

左メニュー組織設定をクリック
スタッフ管理セクションの中にある「新規作成」ボタンをクリック
表示されたフォームに必要事項を入力し、「作成」ボタンをクリック

項目を確認する

ログインE-mail: スタッフがNipoPlusにログインする際に使用するメールアドレスです。ログインIDとしても使用します
名前: NipoPlus内で表示されるスタッフの名前です。（例：山田太郎）
権限: このスタッフに与える権限を指定します。「管理者・編集者・スタッフ・書き込みのみ・ゲスト」の中から選択してください
初期パスワード: ログイン時に使用する初期パスワードです。自動でセットされますが、「パスワードを変える」にチェックを入れることで、手動で変更することも可能です
所属先: このスタッフが最初に所属するグループを指定します。初期状態ではすべてのグループに所属します
メモ: スタッフに関する任意のメモを記入できます

グループ設定からアカウントを作成

グループ管理画面からスタッフアカウントを直接追加することもできます。この手順で操作すると、自動的に当該グループに所属した状態で登録されます。

アカウントを一括作成する

作成するユーザーアカウントが多い場合は、一括登録機能が便利です。ログインに使用するE-mailアドレスのリストを用意し、入力エリアに1行につき1件のE-mailアドレスを貼り付けます。

ログイン不可のアカウントを作成する（応用編）

詳しく見る

ログインできない「共用スタッフアカウント」を作成する

このアカウントは、ログイン可能な通常アカウントでログインしているユーザーが、「誰が日報を作成したか」を自己申告するために使用する、少し特殊な用途のアカウントです。

共用スタッフアカウントの主な特性：

ログイン不可能: このアカウント自体でNipoPlusにログインすることはできません
権限が「書き込みのみ」で固定: 日報作成に特化しており、他の権限は割り当てられません
単体では利用不可: 必ず他のスタッフの共用設定として設定する必要があります

利用方法：ログイン可能な通常アカウントでNipoPlusにログインされている状態で、日報作成画面の提出者を選択する欄から、利用者の名前としてこの「共用スタッフアカウント」の名前を選択して日報を作成します。

【注意点】日報作成者が自己申告で名前を選択するため、日報提出者のなりすましを防ぐことはできません。日報作成者が本人であることをシステムで保証する必要がある場合は、正規のログイン可能なアカウントの利用をご検討ください。

アカウントの管理

人事異動や退職に伴い、アカウントの管理が必要になるケースがあります。

所属するグループの変更

左メニュー組織設定をクリック
スタッフ管理セクションで、操作したいスタッフの「所属グループ」をクリック
グループ一覧が表示されるので、所属させたいグループにチェックを入れる

所属したスタッフはグループ設定の管理画面上にも名前が追加されます。詳しくはグループ内のスタッフ管理を御覧ください。

スタッフアカウントの基本情報を変更する

スタッフの名前、権限、メモなど、アカウントの基本情報は、組織設定画面で直接クリックして簡単に変更できます。

左メニュー組織設定をクリック
「スタッフ管理」セクションで、編集したいスタッフの該当項目（名前、権限など）をクリック
表示される編集ウィンドウで、新しい値を入力・選択し、「保存」をクリック

名前・ふりがな: スタッフの名前です。「名前」をクリックして編集します。日報作成時の提出者名や承認ボタン押下時の名前は、その時点で設定されている名前が使用されます。
権限: スタッフの権限ランクを変更します。自分の権限を変更することはできません。ご自身の権限を変更したい場合は、他の管理者権限を持つユーザーに依頼してください。
所属グループ: スタッフが所属するグループを変更できます。どこのグループにも所属していないスタッフは、日報の読み書きなどNipoPlusの主要な機能を利用できませんのでご注意ください。
Email: ログインに使用するE-mailアドレスを変更できます。変更されたスタッフは、次回NipoPlusを起動する際に再ログインが必要になります。【補足：ログインE-mailの変更】
メモ: スタッフに関する任意のメモを記入できます。クリックして編集してください。
API利用: API機能の利用を許可するかどうかを設定します。API機能を使いたい場合は「⭕」にします。【補足：APIを使う】
パスワード: ログインパスワードを変更できます。変更されたスタッフは、次回NipoPlusを起動する際に再ログインが必要になります。【補足：ログインパスワードを忘れた方】

退職した管理者のアカウントを引き継ぐ

一般的なスタッフが退職した場合はアカウントの無効化で対応できますが、管理者のスタッフが退職する場合は少し注意が必要です。新しい管理者のアカウントを作成しても、これまでに提出されてきた日報が権限の関係で読めないケースが出てくる可能性があります（NipoPlusの設定により異なります）。

なお、引き継ぎの際は以下の作業をお忘れなく行って下さい

引き継ぐ際は、安全のためログインパスワードを必ず変更してください
アカウントを引き継いだら、NipoPlus内で表示される名前を新しい担当者の名前に変更してください

アカウントの停止・削除

スタッフの退職・休職などでNipoPlusを利用しなくなった場合、そのアカウントを適切に管理（無効化または削除）することで情報流出等のリスクを軽減できます。アカウントを無効にするには、「無効」と「削除」の２種類があります。通常は「無効」を選択してください。

スタッフのアカウントを無効化する（推奨）

アカウントを無効にすると当該アカウントはログインを含む一切の権限を失います。通常は無効で十分です。

左メニュー組織設定をクリック
無効化したいスタッフの「状態」列にあるボタンをクリック
ボタンが赤色（または「無効」を示す表示）になれば無効化完了

アカウントを削除する

アカウントの削除は、無効化よりもさらに強力な操作です。過去の日報との紐付けに影響が出る可能性があるため、削除は慎重に行う必要があります。

無効化ボタンの隣にある下向き三角ボタンをクリック
表示されるメニューから「削除する」ボタンをクリック

アカウント削除後の挙動：

アカウントがシステムから完全に削除されます
そのメールアドレスは空きの状態になるため、再び同じメールアドレスでアカウントの作成ができます

アカウント数と料金プランの関係

NipoPlusでは、作成できるアカウント数と料金プランが連動しています。

無料PLAN: 有効アカウントは４つまで
GOLDPLAN: ご契約いただいた人数に応じて利用可能なアカウント数が変化します

制限を超過してしまった場合は、使っていないアカウントを無効にするか、契約プランを見直して下さい。

アカウントに関する質問と答え

すでに使用済みのメールアドレスですと表示され、アカウントの追加ができません

このエラーは内容の通りで、すでにNipoPlusのサーバ上に当該メールアドレスが登録されているときに発生します。 NipoPlusでは同じメールアドレスを登録することができないため、このようなエラーが起きます。一番シンプルな解決法は違うメールアドレスを使うことですが、どうしてもそのアドレスを使用したい場合、先にそのアドレスのアカウントを削除するか、メールアドレスを変更する必要があります。

この問題が起きるケースの最も多いパターンが、先行してテスト用としてNipoPlusのアカウントを作っており、いざ本番導入時に新しい組織を作った際にテスト用アカウントをそのまま残してしまっているケースです。

メールアドレスを変更して使いたいメールアドレスを空き状態にする

アカウント削除よりもメールアドレス変更のほうが簡単です。

当該メールアドレスとパスワードを使ってログイン
左メニュー「アカウント」をクリック
E-mailの行にある「メールアドレス変更」ボタンをクリック
適当なメールアドレスと、ログインパスワードを入力し「変更」ボタンをクリック

これで使用したいメールアドレスが「空席」の状態になります。

アカウント自体を削除することでも空席にできます

テスト用アカウントが完全に不要であれば、退会処理をすることでもアカウントの削除ができます。詳しくは退会処理についてのページを御覧ください。

またはアドレスを変更することで再度利用できるようになります

スタッフのパスワードを管理者権限で変更したい

管理者がスタッフのパスワードを強制的に変更できます。 NipoPlusではログインパスワードの変更を自分自身で行う他に、管理者の権限で強制的に書き換えることができます。退職したスタッフのアカウントを他のスタッフに譲渡する際に便利です。また、単純に利用しているスタッフがパスワードを忘れたときの救済措置としても利用できます。

左メニュー組織設定をクリック
パスワードを変更したいスタッフを探す
パスワードの列にあるボタンをクリックし、ダイアログに沿ってパスワードを変更する

長期休暇でスタッフが抜けますがまた戻って来ることを前提に、どのように処理したらいいかわかりません？

退職や休職のスタッフアカウントを無効にしてください。使用しなくなったスタッフのアカウントは「無効化」することでアクセス権を喪失させることができます。無効のアカウントは利用人数に含まれません。通常、アカウントは削除する必要はなく、この「無効化」で十分です。

左メニュー組織設定をクリック
無効にしたいスタッフを探す
状態の列にあるボタンをクリックし、赤色に切り替える（赤は無効化の意味）

退職者を削除したいのですが、過去の日報は残りますか？

もちろん大丈夫です。過去の日報は残るので安心してください。Nipo【旧版】では過去の日報において提出者の名前が「不明」になりますが、NipoPlusでは名前が正しく残ります

自分の名前を「管理者」から変更したい

自分の名前は組織設定画面から変更できます。自分やその他のスタッフの名前は組織設定画面から変更することができます。変更には管理者権限が必要になるので注意してください。

左メニューにある組織設定をクリック
スタッフ管理セクションに移動
変更したいスタッフの名前をクリック