⚙テンプレートの複製・削除・管理 - 再利用で業務フォーム作成を効率化

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テンプレートの複製とインポート - 効率的な再利用で業務を加速

NipoPlusでは、一度作成したテンプレートを「コピー」または「インポート」することで、新しいテンプレートをゼロから作成する手間を省き、大幅な時間短縮と業務の効率化を実現できます。テンプレートをグループ内に追加するという意味では、コピーもインポートも同じですが、取り込む元によって呼び方と手順が変わります。

特に製造業では、類似する設備点検シートや作業報告書、品質チェックリストが多く、基本構造が同じで一部だけが異なるケースが頻繁にあります。このような場合、既存のテンプレートを複製して修正することで、膨大な種類のフォーム作成を圧倒的に効率化できます。

コピー

同じグループ内のテンプレートを複製します。ワンクリックで行えるため非常に簡単です。類似する日報テンプレートや点検シートを素早く作成できます。

インポート

他のグループや旧Nipoのテンプレートを取り込みます。異なる部署や拠点間でテンプレートを共有・展開したい場合に活用できます。

テンプレートをコピーする

作成したテンプレートを簡単に複製できます。類似の日報テンプレート、点検シート、作業報告書などを効率的に作る際に活用してください。

1. コピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリック
2. 元のテンプレート名＋「【コピー】」という名称でテンプレートの複製が作成される
3. コピーされたテンプレートを編集する

コピーしたい日報テンプレートや点検シートの行で「コピー」ボタンをクリックします。類似フォームの作成が劇的に速くなります

コピーしてもテンプレートのIDは異なるため、システム上は別のテンプレートとして振る舞います。元のテンプレートのデータには一切影響を与えません。

他のグループのテンプレートを取り込む（インポート）

他のグループで作成されたテンプレートを、自身のグループにコピーして使用したい場合は、次の手順で取り込みます。これにより、組織全体のテンプレートを標準化したり、部署間で優れたテンプレートを共有したりすることが可能になります。

1. 「他グループ取込」ボタンをクリック
2. 取り込み先グループ一覧が表示されるのでグループを選択する
3. 取り込み先グループに存在するテンプレートが一覧で表示される
4. 取り込みたいテンプレートをクリック

他グループで作成された日報や点検シートのテンプレートを取り込めば、ゼロから作る手間が省け、組織全体の業務効率が向上します

注意

取り込み先グループ一覧には、あなたが所属しているグループしか表示されないことに注意してください。

取り込みされたテンプレートは「元のテンプレート名＋【インポート】」という名称で保存されます。必要に応じて名称を変更してください。

Nipo【旧版】で作ったテンプレートを取り込む

Nipo【旧版】（緑色のロゴマークの旧バージョン）からNipoPlusへ移行される方向けの手順です。旧バージョンを使っていない方は読み飛ばしてください。

インポート手順

まずNipo【旧版】を開き、設定画面からテンプレートをエクスポートします。

旧バージョンのNipoからテンプレートをエクスポートする操作です

旧NipoのテンプレートをNipoPlusへインポートします。スムーズな移行をサポートします

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テンプレートの無効化と削除 - 安全な管理のために

NipoPlusでは、テンプレートの管理を安全に行うため、「無効化」と「削除」の2段階の処理を採用しています。これにより、誤って重要なテンプレートを失うリスクを軽減します。

テンプレートの無効化

テンプレートを無効化すると、日報作成時のテンプレート一覧から表示されなくなります。しかし、過去にそのテンプレートで作成された日報や点検記録には一切影響は有りません。過去データの参照や集計は引き続き可能です。よって、通常は「無効化」で十分であり、テンプレートのアーカイブとして利用できます。

無効化するには、テンプレート横にあるゴミ箱アイコンをクリックします。

テンプレートの削除

無効化したテンプレートをシステムから完全に削除することもできます。しかし、これは非常に慎重に行うべき操作です。

【テンプレートを削除することによる影響】 削除すると、過去にそのテンプレートを使用して作成された日報のレイアウト情報が維持できなくなります。これにより、日報の体裁が崩れるだけでなく、集計やPDF出力もできなくなる点に注意してください。

削除は慎重に！過去の日報表示やデータ分析に影響が出ます

集計やPDF出力もできなくなります。本当に不要なテンプレート以外は消さないほうが賢明です。無効化にとどめておきましょう。

以下の手順でテンプレートを完全に削除します。

1. 削除したいテンプレートを無効化する
2. 「無効化されたテンプレート」一覧から削除をクリックする
3. 確認メッセージを確認の上「OK」ボタンをクリック

テンプレートを完全に削除するには、まず無効化し、その後「無効化されたテンプレート」一覧から削除という２段階の処理を行います

「無効化されたテンプレート」一覧に移動します。ここから完全に削除したいテンプレートを選び「完全に削除」ボタンをクリックします。

テンプレートを削除することによる影響の詳細

前述の通り、削除したテンプレートを使用して作成された過去の日報は、そのレイアウト情報が消失してしまうため、体裁を保つことができなくなります。 レイアウト情報がなくなることで日報は次のような表示に切り替わります。

テンプレートが削除されると、過去の日報は項目名が消失し、生データ表示になります。暗号のように読みにくくなるためご注意ください

提出日やタグといった共通情報は確認できます。しかし、日報本文のデータは生データの形で出力され、非常に読みにくくなることが分かります。これは、後から過去の日報を参照したり、分析したりする際に大きな支障となります。

削除は慎重に！過去の日報の可読性とデータ活用能力が失われます

本当に不要で、過去の日報のレイアウト崩れや集計不可を許容できるテンプレート以外は、削除せず無効化にとどめておくことを強く推奨します。