🌐日報の外部共有

NipoPlusのアカウントを持たない相手に日報を共有する機能

NipoPlusは通常、ログインしたうえで、自身にアクセス権のある日報を閲覧することが基本的な操作となります。一方で、特定の日報（日報、点検記録、業務報告書など）のみを、外部の取引先、監査担当者、協力会社、または一時的な関係者といったアカウントを持たない相手に安全に共有したいという要望が以前から存在していました。

従来、アクセス権がない相手に日報を送る方法としてPDF出力がありましたが、PDFに変換した後でメールに添付して送信するという一連の流れは、特に多くの日報を共有する際に手間に感じるかもしれません。

NipoPlusの「外部共有リンク」機能を使うと、この手間を省き、ワンクリックで共有URLを作成できるため、より手軽に相手に日報を共有できます。さらに、PDFと違い、スマートフォンなど様々なデバイスからも見やすく、スムーズに閲覧できるという大きなメリットがあります。

この共有URLを知っている人であれば誰でも、その日報を閲覧することが可能になります。

共有リンクの作成手順

共有リンクの作成自体はとても簡単です。

共有したい日報を保存箱などから表示する
日報の詳細画面の右メニューにある「部外者用リンク作成」をクリック
表示されるURLをコピーして、共有したい相手に伝えます（メール、チャットなど）。

日報や点検記録の共有リンク作成ボタンを押すと、ログイン不要で閲覧できるURLが生成されます。ワンクリックで手軽に共有しましょう

リンクの作成にはスタッフ権限以上が必要です（書き込みのみ権限では生成できません）。

共有リンクをクリックして表示される日報の内容

発行された共有URLを相手がクリックして開くと、日報ビューページが表示されます。これは非常にシンプルな画面で、共有したい日報の内容のみが表示されます。情報公開の範囲を限定することで、セキュリティとプライバシーに配慮しています。

具体的には、以下の情報は表示されません。

日報の作成者や提出先は表示されません。
日報に付されたコメントは表示されません。
日報に付されたタグは表示されません。
PDF出力やCSV出力を行う機能は提供されません（閲覧のみに特化しています）。

外部共有リンクで表示される日報は、必要最小限の情報のみ。必要な情報だけを見せ、セキュリティとプライバシーに配慮しています

これにより、例えば機密性の高い社内情報を含む可能性のある付帯情報（誰が書いたか、誰とコメントしたかなど）を隠しつつ、日報本文のみを安全に外部に共有することが可能です。

共有リンクを無効にする - 不正アクセス防止のために

共有リンクは、URLを知っている人であれば誰でも閲覧が可能です。そのため、意図せず第三者にURLが漏洩した場合は、速やかに共有URLを無効にすることで、アクセスを遮断できます。

URLの再生成による無効化:
- 共有リンクを再度生成し直すと、毎回異なるURLが作られます。これにより、古いURLは自動的に無効化され、アクセスできなくなります。
- 情報の鮮度を保ちたい場合や、特定の期間だけ共有したい場合は、定期的にリンクを再生成することを推奨します。
日報の削除による無効化:
- 共有リンクが発行された元の日報自体を削除した場合も、そのリンクは自動的に無効になります。

NipoPlusは、皆様の大切な情報を安全に共有できるよう設計されています。共有リンクの特性を理解し、適切に管理することで、柔軟な情報連携とセキュリティを両立できます。