顧客管理機能の使い方

日報テンプレートとは別に、顧客情報を管理するための「顧客テンプレート」も備わっています。
日報テンプレートほど自由にカスタムは出来ませんが、項目の表示非表示、項目名の変更、並べ替えといった基本的なカスタマイズは可能です。

顧客テンプレートを編集する

日報テンプレートと違い、すでに入力フォームは出来上がっており、追加・削除は出来ません。不要な項目は「非表示」にすることで対応してください。項目名は自由にカスタム出来ます。項目名が未入力の場合はデフォルトの項目名が使用されます。

顧客データの構造一覧は以下のとおりです。

顧客名: 部分一致による検索可
ふりがな: ふりがなです。部分一致による検索可
メールアドレス: 部分一致による検索可。顧客詳細画面ではメールアドレスがリンクとなり、簡単にメール作成ができます
電話番号: 部分一致による検索可。顧客詳細画面では電話番号がリンクとなり、ワンタップで架電できます
携帯電話番号: 電話番号に同じ
住所: 部分一致による検索可。顧客詳細画面では住所がボタン表示され、ワンクリックでGoogleMapを開けます
会社名 / 部署名 / 役職: 部分一致による検索可
生年月日: YYYY/MM/DDの形式で入力します。顧客詳細画面では生年月日から計算した現在の年齢が表示されます。データ上はシリアル値で保存されます。期間による検索が可能です。
性別: 選択入力です。デフォルトでは「男性・女性・性別なし」の３択ですが任意に変更できます。完全一致検索が可能です。プルダウン式、ボタン式から選択できます。
メモ: 部分一致による検索可
状態: 選択入力です。デフォルトでは「アクティブ・凍結」の２択です。完全一致検索が可能です
数値1〜3: 任意の数値入力に使えます。ラベルを変更してご利用ください。昇順・降順による並べ替えが可能です
日付1〜2: 日付の入力に使えます。ラベルを変更してご利用ください。期間指定による絞り込み検索、昇順、降順による並べ替えが可能です
文字列1〜3: 任意のメモに使えます。ラベルを変更してご利用ください。部分一致による検索可
選択入力1〜3: リストから1つを選択して入力します。ラベルを変更してご利用ください。完全一致検索が可能です
複数選択入力1〜3: リストから任意の数を選択して入力します。ラベルを変更してご利用ください。完全一致検索が可能です
リンクボタン1〜3: URLの入力ができます。顧客詳細画面ではボタンとして表示され、クリックで任意のページに簡単アクセスできます。検索不可
タグ: タグです。タグの追加はタグ設定ガイドを御覧ください

この中から必要に応じて表示、非表示、並べ替えを行いカスタムしてください。

不要な項目を非表示にする

必要のない項目は入力時の邪魔になるため、非表示にすることを推奨します。

非表示にしたい項目の「表示」ボタンをクリック
ボタンが赤になり「非表示」状態に変化する

並べ替えをする

項目の並び順を変えたい場合は、「並び順」ボタンをクリックして操作します。

並び順をクリック
ポップアップで編集ウインドウが表示される
ドラッグ操作で任意の順に並べ替えする

ラベルを任意に設定する

各ラベルは設定をしない場合、デフォルトの名称が使われますが、すべての項目で異なる名称に上書きすることができます。

プレビューで入力フォームのイメージを確認する

設定が完了したらプレビューボタンを押して実際の入力イメージを確認できます。

顧客データの登録

顧客テンプレートに沿って顧客データの入力をすることで顧客を登録できます。
1件づつ手動で登録する方法と、CSVを使った一括登録の2つのやり方があります。　

顧客を1件登録する

左メニューから「顧客追加」をクリック
所定のフォームに顧客名や住所といった必要情報を入力する
保存ボタンをクリック

顧客データを一括インポートする

既存の顧客データがある場合はCSVインポートが使えます。

左メニュー「グループ設定」をクリック
顧客テンプレートをクリック
CSVインポート処理をクリック
雛形ファイルをダウンロード
上記でダウンロードしたファイルを編集
上記で編集したファイルをアップロード
プレビューで結果を確認
インポート開始

画面が上の画像のように切り替わったら、「CSV雛形ダウンロード」をクリックしてダウンロードしあｍす

CSVファイルをエクセルなどで開いて顧客データを入力する

雛形のCSVファイルをエクセルなどの表計算ソフトで開きます。1行目の列見出しのみ入力されている状態です。
1行につき、１名の顧客情報を入力していきます。

テキスト型: 特に必要な補足はありません。通常の文字を入力してください。顧客名やフリガナがテキスト型に分類されます
日付型: yyyy-mm-ddまたはyyyy-mm-dd HH:mm形式で入力してください。解析に失敗した日付データは値0として登録されます
選択入力: 選択肢に無い文字列であってもインポート可能です。しかし検索や絞り込みが出来ないため注意してください
複数選択入力: 値をカンマで区切って入力します。（例：重要,要確認,検証あり。）もしテキストエディタで作成する場合は"でエスケープします。（例："重役A,中央店,インターバル"）
タグ: NipoPlusに登録済みのタグの名前を使用してください。選択入力と違いタグはバックグラウンドではIDで管理されるため、完全一致する必要があります

CSVファイルをアップロードする

編集したCSVファイルを所定の位置にドロップすると、パース（解析作業）が開始されます。このタイミングで不適切な値などがあると、警告が表示されます。警告には次のようなものがあります。

CSVの列見出しが現在のテンプレートと一致していない場合
不正な日付（２/30など存在しない日付、または２月２０日のようにYYYY/MM/DD形式を守っていないデータ）
存在しないタグの名前

警告は無視してインポートすることも出来ますが、当該データが「空」として登録されるため、可能であれば修正を推奨します。インポートが開始されると数秒ほどで登録が完了します。正しく登録されているかを確認するには、顧客一覧画面を開いて、顧客データが追加されていることを確認してください。

顧客の登録上限について

プランによって登録可能な上限は異なります。

無料プラン: 50件まで
それ以外のプラン: 50,000件まで

顧客一覧を表示する

登録されている顧客一覧を表示するには、左メニューから「顧客一覧」をクリックします。

様々な方法で顧客を検索する

顧客一覧から目的の顧客を見つけたり、条件にマッチする顧客を見つける技術を身に着けましょう。
検索や絞り込みを使うことで、目的の顧客をすぐに見つけることができます。例えば次のようなケースを考えてみます。

性別が「女性」の顧客だけを絞り込みたい
名前や電話番号やメールアドレスで特定の顧客を見つけたい
営業部の男性　といった複数の条件に合致する顧客を出したい

とにかく簡単に検索したい

まずは一番カンタンな検索から。とにかくキーワードを入れて、関連しそうな顧客をリストアップします。検索には顧客リストの右上に配置されているエリアを使います。

この方法による検索は、テキストフィールドをすべて対象とする検索です。細かい指定が無い代わりに、ノイズが混じる可能性もあります。

とにかく簡単に素早く検索したいときにおすすめです。

性別で絞り込むといったフィルターで検索したい

性別は「選択入力」になっているため、選択肢から選ぶことで簡単に該当顧客を絞り込みできます。

性別の列まで横にスクロール
「女性」を選択（あるいは男性を絞り込みたい場合は「男性」を選びます）
指定した条件で検索が自動で発動する

特定の名前や電話番号やメールアドレスでピンポイントに検索したい

性別による絞り込みは条件に一致する顧客だけをリスト化しますが、一方で「特定の顧客」を探したい場合、より具体的な条件を指定することで簡単に見つけ出すことが可能です。
名前や電話番号、メールアドレスといった「テキストデータ」は部分一致でも検索ができるため便利です。

上の画像は「うえ」で検索した例です（ダジャレでは無いですよ？）
「いのうえ」や「うえだ」といった顧客が条件にHitして表示されている様子が確認できます。

ふりがなの場合はひらがな・カタカナにより検索結果は変わりますが、電話番号（携帯電話番号）は半角でも全角でも同じ結果が出るように裏方で調整しております。
また、検索時のハイフンは除外されるため、検索時にハイフンはそもそも入れなくてOKです。

２つ以上の条件を指定して顧客を効率よく絞り込んで検索したい

検索は各列に対して行うことができます。これらを組み合わせることでより絞り込む事が可能です。例えば「役職」に「営業」という文字が含まれており、なおかつ性別が「男性」の顧客を探したい場合、役職と性別それぞれに検索条件を指定することで絞り込みが可能です。

頻繁に使用する検索条件を保存して業務効率をUP

毎回同じ条件で検索をする必要がある場合は、その検索条件を保存することで手間を大幅に軽減できます。

通常の手順で検索を行う
「検索条件を保存」をクリック
わかりやすい名前をつけて保存

保存した検索は「あなただけのもの」になります。他のスタッフには表示されません。

検索条件の保存自体は無料プランでもできますが、使用することは出来ません。

顧客詳細を表示する

顧客一覧から顧客をクリックすると、当該顧客の詳細表示画面に切り替わります。

詳細表示から行えるアクション

顧客情報を確認する以外にも、データによっては電話をかけたり、地図を表示する機能が備わっています。

メールアドレス: クリックするとメールソフトが起動します。宛先には自動で顧客のメールアドレスがセットされます（ブラウザの設定でデフォルトのメーラーを設定する必要があります）
電話番号・携帯電話: 電話アイコンをクリックすると電話をかけることができます。PCからの場合、挙動はご利用環境により異なります
住所: ボタンをクリックするとGoogleMapが起動します。指定した住所が表示されますが、不正な住所の場合は正しく表示されないこともあります
生年月日: 生年月日から自動で現在の年齢を計算して表示します
リンクボタン1〜3: URLが入力されている場合、リンクボタンが表示され、クリックすると当該URLにジャンプします。顧客用フォルダを作ったOneDriveなどへのリンクにもご利用いただけます。

顧客の対応履歴を見る

現在表示中の顧客に対して、過去にどのような応対履歴があるかを確認出来ます。
応対履歴の作成については顧客メモの作成を御覧ください。

顧客情報の修正

顧客情報に変更や誤りがあった場合は右カラムにある「顧客情報を編集」ボタンをクリックして、編集します。編集自体は新規登録と同じ方法で行えますので、詳しくは「顧客を１件登録する」を御覧ください。

顧客の削除

顧客を削除する場合は右カラムにある「顧客の削除」ボタンをクリックします。確認メッセージに「OK」すると削除が行われます。

顧客応対メモを書く

顧客に対して何かしらのアクションがあったとき、「顧客応対メモ」を使って記録を残す事が出来ます。通常の日報とは少し異なる特性があります。

デフォルトで用意されているシンプルなテンプレートか日報用に作成したテンプレートのいづれかを使用することができます。
認・棄却の概念がありません。
グループ内のメンバー（スタッフ権限以上）全員が閲覧できます
削除も簡単に行えます

顧客ごとにメモを残すため、通常の日報と違い「対象顧客の選択」をしてから書き始めます。具体的には次の流れで作成します。

応対メモを書くスタッフを選択
使用するテンプレートを選択
テンプレートに沿って応対メモを書く

顧客の選択

応対メモを書きたい顧客を選択し、「応対メモ作成」をクリックします。
作成ボタンは顧客一覧画面と、顧客詳細画面両方に配置されています。ここでは詳細画面の例を表示します。

なお、下向きの三角矢印を押すと

シンプルなメモ
テンプレートを使ったメモ

の選択ができます。下向き▼ボタンをを押さない場合は、「シンプルなメモ」をクリックしたように振る舞います。

顧客対応の種類について

NipoPlusの顧客対応メモは大きく分けて２種類あります。

予定: 来店予約や訪問予約など、現在より未来のデータ入力に適します。カレンダー等からスケジュールの確認として利用できます
それ以外（対応中・対応済み・完了）: すでに着手または完了したメモです。予定時刻などは表示されません

予定として対応メモを作成する

予定として作成するには次の手順が必要です

日報作成画面にある「予定として登録」にチェックをいれる
予定時刻と予定時間を入力する
必要に応じて担当者も入力する

予定の終了時刻は「30分・1時間・２時間・３時間・４時間・５時間」から選択して入力する方式です。細かい指定は出来ません。

「提出」ボタンを押すと顧客対応メモが「予定」ステータスの状態で登録されます。予定データは予定時刻を持っているため、顧客対応メモの履歴や、カレンダーから予定時刻を確認出来ます。

カレンダー上に顧客予定を表示するには、右メニューから設定が必要です

顧客メモを表示のチェックをONにする
描画基準を「予定日」に切り替える（これをしないと顧客メモが作成された日を基準に表示されてしまう）

顧客メモ一覧表示

顧客メモの作成によって保存された顧客メモは、「スタッフ権限」以上のユーザで、グループに所属していれば閲覧が可能です。（日報との大きな違いです。）. 顧客メモは顧客に紐づいていることが特徴です。これにより３つの見方ができます。

全顧客のメモを表示: 顧客メモ全てを表示するモードです
特定の顧客メモのみを時系列表示: 顧客詳細を開くときに表示されます。表示中の顧客に対するメモのみが一覧で表示されます
カレンダー上で顧客メモを表示: 日報と同様、顧客メモをカレンダー上に表示できます。表示モードを「予定基準」にすることで、スケジューラーとしても利用できます

全顧客のメモを表示する

左メニューから「顧客メモ」をクリック
必要に応じて右パネルのカレンダーを操作する（メモの作成された日で絞り込み）

全顧客のメモでは全てのメモが一覧で表示されます。通常の日報保存箱と見た目はほとんど同じです。

特定の顧客のメモのみを表示する

左メニューから「顧客一覧」をクリック
一覧から表示したい任意の顧客をクリック
顧客情報詳細の下部に選択した顧客のメモのみが一覧で表示される

カレンダー上でメモを表示する

左メニューから「カレンダー」をクリック
右パネルから「顧客メモを表示」をONにする
必要に応じて月間・週間カレンダーに切り替えてご利用ください

顧客メモ詳細表示について

一覧から１つの顧客メモをクリックすると詳細表示に切り替わります。

メモには顧客が紐づいているため、顧客名をクリックすると当該顧客の詳細情報へアクセス出来ます。

メモの状態

顧客メモには次の状態があります。

予定: 予定として振る舞います。開始時間〜終了時間の情報を持ち、スケジューラーとしても利用できます
未対応・対応中・完了: 予定以外の状態で、時刻情報は持ちません。単純なメモとして振る舞います

状態による絞り込み等が行えます。システム的には予定とそれ以外という違いでしかなく、未対応や対応中、完了は任意でお好みの状態を選択してください。

メモの削除と編集

メモは日報と異なり、アクセス権限が非常に緩やかに設定されています。
誰でもメモを自由に閲覧、編集、削除することが出来ます。状態が「完了」であっても、ロックなどは行われないことに留意してください。

厳格なアクセス制限が必要な場合は、通常の日報をご利用ください。