スタッフが入力しやすい日報のテンプレートを意識し自作することで日々の報告業務を効率化

日々の業務報告をスタッフから受けるために日報は有効なツールの1つですが、その日報は果たしてユーザーフレンドリーでしょうか？記入項目が多すぎたり、記入方法が分かりにくい日報はユーザーフレンドリーとは言えません。日報業務の負担を減らすために日報のテンプレート（雛形）を見直すことで、スタッフの日報業務の負担を軽減できます。ここでは日報やチェックシートのテンプレートを自作する上でどうすればよりユーザーフレンドリーなテンプレートが作成できるのかについてまとめました。

楽をすることは悪いことでは有りません。「効率化」というのです

日報のテンプレートを見直して無駄を無くす

NipoPlusではテンプレートの自作が可能です。入力を補助する様々な機能があるのでこれらの機能をうまく使って、今よりもわかりやすく、入力のしやすい日報に作り変えて行きましょう。いくつか具体的な例を見ながらどのようなテンプレートがよりユーザーフレンドリーな日報テンプレートになるかを確認して行きましょう

回答が予め予測できる場合は選択肢による入力を使う

*同じ設問で入力方法を3種類表示しました。それぞれメリット・デメリットがあります。*

日報に今日の天気を入力する場合をイメージしてください。例えば天気は回答パターンをある程度絞り込むことができます。このように回答が絞り込めるケースでは、キーボードから入力方法（上画像左項目）よりも、一覧から選ぶ（上画像中・右項目）ほうが入力の手間を軽減できます。一覧から選ぶ入力ではラジオボタン式とプルダウン式が選べます。プルダウン式は絞り込み検索ができるので選択肢が多い場合に適しています。

回答種類が少ないためこの場合はラジオ式入力が一番適しています

選択肢にカラーコードを使い視認性を向上させる

選択肢による入力は項目が多い場合、一覧から探すのが難しくなってきます。プルダウン式であれば文字入力で選択肢を絞り込みできますが、よりユーザーフレンドリーを目指すのであれば選択肢毎に色分けをするというやり方もあります。

*選択肢が多い場合は色分けを駆使することで視認性が向上します。この例では「餃子」「いちご」「干瓢」の3つを強調しています。*

色分けに明確なルールは有りませんので、ユーザ様で自由に設定してください。分類による色分けが一番実益がありますが、このあたりは実際に日報を記入するスタッフと相談しながら決めると良いでしょう。特にスマートフォンの場合はキーボード入力がPCに比べて苦手のため、できるだけキーボードを使わせないで見つけられる方法としては色分けが最適です。

他にも「ローマ字順表示」等でもユーザーフレンドリーが上がります

混乱が生まれそうな日報の項目では補足説明などを追加する

日報の書き方は基本的にテンプレートに沿って記入していくことになりますが、項目によっては表現が曖昧でどのように記入するべきか分かりにくい項目があります。このような箇所ではメモを入れることで、日報作成者に対してより具体的な説明ができます。

*表現が曖昧な項目ではメモを駆使して日報作成者が混乱しないようにサポートします。*

上の画像の例を見てください。例えば「引き継ぎ」と一言書かれているだけでは引き継ぎをどのように記入すればよいのか、現場のスタッフは混乱してしまう可能性があります。要領の良いスタッフは良しなに日報を書き上げてくれるでしょうが、スタッフによって記入方式がバラけてしまう可能性があります。このようにスタッフによって解釈が変わってしまうような項目はより具体的な説明を書くことで混乱を軽減できます。

一言「箇条書き」と書いてあるだけでユーザーフレンドリーになります

入力必須の指定を適切に使う

日報やチェックシートの記入時に記入項目が多いとうっかり記入漏れが発生してしまうこともあります。記入するスタッフにとっても、日報を受け取る側にとっても記入漏れは業務の無駄を加速させます。結局再提出になるくらいであれば日報を提出する時点で未入力を検知できる仕組み（入力必須の指定）を適切に使用するようにしましょう。

入力必須の指定がされた項目は空欄だと提出できないように制御がかかります。これにより単純なヒューマンエラーを回避できます。上の例では「B品質」「D品質」「F品質」の3つが未入力のため、提出ボタンがクリックできないようになっています。これらの項目がすべて適切に入力されると日報の提出ができるようになります。

下書きとして保存する場合は入力必須が空欄でも保存できます

数値の入力は項目によって適切な入力方法を提供するようにベストな選択を模索する

数値の入力は様々な場面で使用することになります。例えば社用車を使用して走行距離を報告する場合や、客先の訪問件数、アポ電の架電を行った件数、契約件数などざっと思いつくだけでも結構たくさん出てきます。 NipoPlusで数値を入力するには

の3種類があります。これらはすべて「数値を入力する」という共通の機能を持っていますが、操作性や特徴がそれぞれ異なっています。項目によって最適な入力方式を使用することで、日報作成者にとってユーザーフレンドリーな日報テンプレートに繋がります。

*数値の入力を3つの方法で比較した画像。上段はすべて数値の5を指しており、下段はすべて数値の30を指している*

数値の入力については、その項目がある程度の範囲で収まるかどうかで判断すると良いでしょう。例えば売上高などは桁数も含め予測が困難なため数値入力フォームが適しています。一方で上の例でも使用した「体温」のようにある程度範囲が絞り込める場合は、スライダ入力フォームが適しています。一方でレート入力フォームは体温に不向きであることがわかります。

そもそも入力がしにくいですがそれ以前にレート入力フォームでは小数点の入力ができません。

一方でレートはそのシンプルな見た目から、わかりやすく誰でも簡単に入力できるというメリットもあります。例えば5Sチェックシートなどでは効果を発揮することでしょう。このように入力する数値の性質に応じて、適切な入力フォームを選択することでスタッフの日報業務の負担軽減に一躍買うことができます。

スマホ・タブレット・PCの使用頻度を意識する

日報をどのデバイスで記入するのかを意識してください。一般的には次の3つの種類に分類されると思います

タブレットから日報を書く
PCから日報を書く
スマートフォンから日報を書く

NipoPlusでは上記3種類のデバイスに対応していますが、入力の方法が違うためそれぞれに得手不得手があります。例えばPCはキーボードがついているため文字入力がスムーズに行なえますが、タブレットやスマートフォンにはキーボードがないため、長文の入力には不向きです。一方でスマートフォンにはカメラやタッチパネルが搭載されているため、写真を撮って日報に添付するのは簡単ですが、同じことをPCでやると少し手間がかかります。

でもGoogle Photosなどを使えばPCに写真を入れるのも割と簡単ですね

お客様から受領サインをもらいたい場合などはタブレットが最も適していますが、タッチパネル対応のPCでも利用できます。このようにデバイスによって向き不向きがあり、日報のテンプレートを自作する上ではどの端末を主として使用するのかを意識することが重要です。

日報業務の負担を軽減するための努力を惜しまない

NipoPlusのテンプレート編集機能では多くの設計方法がありますが、それぞれに長所・短所があります。日報の項目は会社ごとにオリジナルであることが多いため、ここでは一般的な回答にとどめています。まずは気軽にテンプレートを作ってみて、使いにくい箇所は適時修正をしながら会社にとって最適な日報テンプレートを自作してください。より良いテンプレートは業務負担の軽減や視認性の向上、入力ミスの削減に一定の効果を発揮します。ひいてはスタッフごとの日報の品質差を平坦化させ、ばらつきの少ないより良い日報を読めるようになります。

テンプレートは読み手と書き手をつなぐ重要な橋の役割を担うため、テンプレートの作成時にはそのことを意識してよりスタッフに負担の少ないテンプレートを意識して作成してみてください。もしテンプレートの作成で疑問があれば、その際はいつでも遠慮なくお問い合わせください。