テンプレートを作るコツ。サンプルもあります

日報やチェックシート、点検表など様々なテンプレートが作ることができますが、いきなり作り始めるのも難しいですよね。 まずは棚卸しから始めてみましょう。

業務報告に必要な内容がなにかを把握します #

報告と一言に言っても色々あります。営業日報であれば顧客への訪問件数が知りたいかもしれませんし、契約を獲得した件数、アポ電をした件数かもしれません。 報告内容も1つで良いのか、AM/PMで分けて記述する必要があるのか、あるいは1予定が終わるごとに報告するタイプの日報かで形がかわります。 必要な項目をまずは洗い出して整理してみましょう。

洗い出しが終わったらそれらの項目がどのような入力に適しているか検討してみましょう。代表的な種類をいくつか紹介します

文字の入力

報告の本文入力や備考欄、引き継ぎ事項など自由にテキストが入力できます

数値入力

数値しか入力できませんが、数値のデータは集計やグラフに利用できます。成績を知りたいときに便利です

選択入力

予めいくつかの回答を用意しておき、選ぶだけで入力できるタイプです。入力の手間を省ける他、選ばれた単語の回数を集計することもできます

他にもいくつかのタイプがありますが、とりあえずはこの3種類を主軸に割り振ってみてください。 選択入力は少しイメージしづらいかもしれませんので補足です。例えば「天気」を入力するとき、次の画像のように一覧から選べるということです。

分類が終わったら実際にテンプレート作成に着手してみましょう。詳しい作り方は作成ガイドを御覧ください。

説明用の画像や文章をテンプレートに組み込む #

必要に応じて、入力順序の制御や色分け、入力必須の設定、説明用の画像を埋め込むこともできます。これらのガイドは日報を実際に記入するスタッフが迷わないようにするための足がかりとなるものです。

説明用画像

右下に表示されます。クリックで画像が拡大します。図面などを使うと効果的です

補足説明

赤文字で表示されるので注意を促すこうかもあります。

タイトルの色分け

重要な項目などは色分けすることで視覚的にも見落としリクスを軽減できます

新人でも操作に迷わないくらい親切に書いてあげれば最高ですね。 なお説明用画像と補足説明はレポートを読む際は表示されません。PDF出力時も同様です。これらのガイドはあくまでもレポート作成時の補助でしかありません。

入力順序の指定を適切に使用する #

入力順序を指定することで、他の項目がグレースケールになるため「次に何を記入するか」が視覚的にわかりやすくなります。

入力がされると次の項目が解除されるため、よりスムーズな入力が可能になります。 似た機能に入力必須という指定もできます。入力必須を指定すると未入力の際警告するのでうっかり記入漏れを防ぐことができます。

スマホ・タブレット・PCそれぞれの得意・不得意を意識する #

スマホ・タブレット・PCすべての端末で日報の作成ができます。しかしそれぞれには得意不得意があります。

• スマホはカメラがついているので写真入力も簡単です
• タブレットは画面が大きいのでイラストや署名もペンを使ってらくらく
• PCはキーボードがあるので長文の入力も得意

それぞれの得意不得意を意識したうえでテンプレートを作ってみてください。例えばタブレットで入力するのであればほぼタップだけで完結できるレポートのほうが適しています。

テンプレートサンプル集 #

具体的にどんなテンプレートが作れるのかイメージが湧きにくいかもしれません。 いくつかサンプルを作ってみましたのでテンプレート作成の参考にしてください

作業単位で行を分ける日報 #

時間ごとに作業区分と報告内容を記述できるテンプレートです。可変長入力フォームを使って作成できます。

伝票のような日報 #

1日の終りに書く日報と違い、作業の都度書くようなマイクロ日報スタイルで作ることもできます。 都度書くのだから手早く入力できるように項目は最小限にすると良いですね。 分類も設ければ作業分類ごとにかかった時間を測定できます。

現地調査レポート #

現場の写真を添付できる日報です。調査地の特徴などを選択式入力にすることで効率よく記入が可能です。 出先で使うことを想定するためスマートフォンかタブレットでの記入を前提として作りました

設備点検チェックシート #

機器の状態を定期的にチェックするための点検表です。 紙と違い記入をリアルタイムに管理者が把握できる利点があります。

製品チェックシート #

品質管理室で仕上がった製品1つ1つのチェックが必要なときはきっとこんな感じになります。

タクシー日報 #

タクシーや運転代行などで日報を書く場合は、例えば次のようなタクシー日報のテンプレートになります。

料金メータと連動するシステムが有りそうですね。まぁ１つの例であり実用性は有りません。

顧客から受領サインを貰う必要があるレポート #

作業が終わり、お客様に受領のサインをもらって完了とするスタイルでは直筆サインフォームを追加することで対応が可能です。

不良率を自動で計算するチェックシート #

生産数、不良数を入力すれば自動で不良率が計算されます。こんなチェックシートも作れます。

Yes/NOで回答するチェックシート #

Yesなら✔するだけのシンプルなテンプレートです。補足事項があれば備考欄に記入できます。

できるだけ緑にしてね！のチェックシート #

点検員が外国人の場合、色で情報を伝えるのも有益です。ズレが０に近くなるよう目指してもらうために「緑を目指して」と伝えることができます。

他にも色々。業務内容に併せて自由に業務テンプレートを作れます #

入力フォームをブロックのように並べるだけで様々なテンプレートを作成できます。 日報でも、チェックシートでも、点検表でも自由自在です。 内容によってはデータをCSVに出力したり、自動でグラフを作成するといったことも可能です。

具体的なテンプレートの作成手順については以下のリンクを参照してください。