使いやすい日報テンプレートを作る

テンプレートを作る際はそのテンプレートを使って報告書を書く人間の立場に立ち返ってみてください。

いきなり完璧なものを作るのは難しいので、何度か微調整しながら最適なテンプレートを作り上げてください。この章では一般的な設計技法を紹介します。

回答が予測できる場合は選択式による入力を使う

例えば天気の入力が必要だと仮定します。天気は

など予め解答を予測できます。このような場合はキーボードで「晴れ」と打つより一覧から「晴れ」を選んだほうがずっと楽です。

また選択式ではカラーコードを使って色分けもできます。選択肢が多い場合は色分けで見つけやすくするといった工夫ができます。（上の画像でも真ん中の入力で色分けがされていることが確認できますね）

それぞれの入力フォームごとに説明用の画像とヒントを書き込めます。

上の画像は色々説明を付したテンプレートの例です。

新人でも操作に迷わないくらい親切に書いてあげれば最高ですね。なお説明用画像と補足説明は報告書を読む際は表示されません。PDF出力時も同様です。これらのガイドはあくまでも報告書作成時の補助でしかありません。

入力順序を指定することで、他の項目がグレースケールになるため「次に何を記入するか」が視覚的にわかりやすくなります。

入力がされると次の項目が解除されるため、よりスムーズな入力が可能になります。似た機能に入力必須という指定もできます。入力必須を指定すると未入力の際警告するのでうっかり記入漏れを防ぐことができます。

スマホ・タブレット・PCすべての端末で日報の作成ができます。しかしそれぞれには得意不得意があります。

それぞれの得意不得意を意識したうえでテンプレートを作ってみてください。例えばタブレットで入力するのであればほぼタップだけで完結できる報告書のほうが適しています。

いきなり完璧なものを求めるのではなく、実際に運用していき現場からの不満が出てきたら適切に調整していきましょう。日報作成者がストレス無く入力できるテンプレートを目指して書き手、読み手がお互いに意見を出し合うことでより良いテンプレートがつくれるはずです。

何から手を付けたらいいかわからない場合はいつでも遠慮なくお問い合わせください。

更新日: 2023年07月24日