日報テンプレートのサンプル集

製造製品の品質チェックシート（外国人にも伝わるような工夫あり）

実際にとある自動車部品製造工場のお客様からNipoPlusで使っているシーンを見せていただいたチェックシートを模してみました。（内容は改変しています）点検作業員は外国人が多いため、色で内容を伝えられるようにチェックシートのテンプレートを色分けして工夫しています。また、手早く入力できるように選択式入力フォームを使って製品の誤差を選んで入力する形式を取っています。

開発者も思いつきませんでしたが、選択式入力フォームはこんな使い方もできるので、非常に参考になるテンプレートといえます。

作業内容と受領サインを組み合わせた作業報告書テンプレート

清掃や機器メンテナンスなど、実際の現場で行った作業内容を選択式入力やレート入力フォームを駆使して迅速に書き上げることができるような工夫がされています。顧客から確認の受取サインをいただく必要があれば、署名入力フォームをつかうことで直筆のサインを報告書内に書き込むことが可能です。

もしも控えをお客様に渡す場合、この作業報告書をそのままPDFに変換すれば署名も含めてPDFファイルが生成できます。実際のPDFイメージも掲載しています。画像クリックで拡大します。

作業現場の作業前後写真を報告書に掲載できる作業レポートテンプレート

修繕や製造建築、清掃などの報告では作業前後の比較ができると便利です。作業前の写真をあらかじめスマートフォンで撮影し、作業後にも同様に写真を撮影します。写真をレポートに添付できるテンプレートを作っておけば、これらの現場写真をそのままレポートに添付できます。ミスを減らすために、作業前のタイトルはグレー、作業後のタイトルはオレンジに変更しています。このようにすることで視覚的な注意喚起を促します。

NipoPlusの写真入力フォームは１つにつき10枚まで添付可能ですが、もしこの報告書をPDFに変換する場合、１枚目の写真しかPDFに掲載されません。これはすべての写真を並べるとレイアウトが崩れてしまうためです。すべての写真をPDFに出力したい場合は、テンプレート内に写真入力フォームを複数個設置することで対応が可能です。実際に上記の報告書をPDFに変換すると次のように出力されます。

すべての写真がPDFに収まっていることが確認できますね。 WordやExcelで写真付きの日報を作るのは手間が掛かりますが、NipoPlusではスマートフォン１台でこのようなPDFまで簡単に作れます。

自動販売機の設置場所現地調査レポート

フィールドワークに持ち運びが容易なタブレット・スマートフォンは相性の良い組み合わせです。屋外の現地調査シートはタブレットやスマートフォンで入力することを想定してテンプレートを設計することで、現地での入力を少しでも楽に済ませるような工夫がされています。具体的には「特徴」の項目はあらかじめ回答が用意されており、選ぶだけで簡単に入力可能です。そしてモバイル機器には当たり前のように搭載されているカメラで現地の写真を撮影したらそのままレポートに添付できるように、写真入力フォームを使用しています。

伝票のように都度都度書くマイクロ日報テンプレート

チェックシートなどは点検の度に書きますし、作業報告書なども顧客の前で書き上げることも現実には多くあります。日報も１日の終りにこだわるのではなく、作業の区切りごとに都度咆哮するような運用も可能です。１日の終りだと作業の内容を忘れてしまうかもしれませんが、都度報告の場合は亡失リスクも低く、またリアルタイムに作業を把握できます。

ただ書く側と読む側双方に負担が大きくなるため、運用には一定のルールや簡易的に入力できる仕組みが必要です。日報テンプレートは必要最小に抑えて、できる限り最小の入力で済むような工夫が必須になります。分類も設ければ作業分類ごとにかかった時間を測定できます。