業務日報テンプレート集

「このような業務日報テンプレートが作れますか？」
度々このようなお問い合わせをいただくことがあります。営業日報や業務日報、作業報告書など呼び名は様々ですが本質は同じです。業務で使える日報テンプレートをいくつかサンプルとして掲載します。

シンプルな業務日報テンプレート

稼働時間と業務報告、進捗、備考・課題を配置したシンプルな業務日報のテンプレートです。どのくらいの時間を掛けて何をしたのかを知りたいときの業務日報です。

入力する項目が少ないので使い方もシンプルです。スタッフの日報業務負担を軽減する意味では項目は少ないほうが好ましいです。

時間ごとに業務内容を報告するタイプの日報テンプレート

よく見る時間毎の作業報告ベースの日報テンプレートです。何時から何時まで何をしていたのかを時系列に沿って書くことが出来ます。項目を必要最小限に抑えた例として、時間と作業内容を記入するだけの例です。このような日報テンプレートの場合は必要になる行数がその都度変化するため、可変長入力フォームを使って日報テンプレートを作りました。

ここに例えば作業分類を追加することで、時間・分類・報告の3つでワンセットにするといったカスタマイズも可能です。分類を追加すれば分類ごとにどの程度の作業をしたのかを把握しやすくなります。CSV出力することで作業分類ごとの消費時間などもかんたんに集計できます。

伝票のように都度作成するタイプの作業日報テンプレート

日報に1日1回という決まりはないので、作業が終わったら報告書を提出。これを1サイクルとして運営することもできます。

作業▶報告▶作業▶報告

マイクロ日報とでも呼ぶことにしましょう。作業の合間に都度都度、日報を書くことになるので、できるだけシンプルで明瞭な日報テンプレートを作ると良いでしょう。それこそ伝票くらいシンプルにしてもいいと思います。

現地調査報告書のテンプレート

現場に赴いて現場で報告書を書き記すときに使える報告書テンプレートです。現地調査といっても種類は様々。ここでは仮に、自動販売機の設置場所を調査する報告書としてのテンプレートを例に作りました。当然、土地の状況や住所、電源確保の有無といった項目が必要になることが想定されます。

外出先なのでノートPCかタブレットを使うことになると思います。タブレットであればカメラが内蔵されているので現場の写真を報告書に添付できるのも利点です。

設備点検チェックシートのテンプレート

何かしらの機器を定期点検する際の点検シートをテンプレートにしてみます。以下は1つの質問に対してYes/Noの2択で答え、且つ備考欄を設けるスタイルでチェックシートテンプレートです。

少し回りくどく感じるのであれば、設問を1つの入力フォームにまとめてしまうこともできます。それだと説明を記入する欄が無くなるので、別途テキスト入力フォームを追加しています。上の点検チェックシートに比べてだいぶシンプルに纏まっていることがわかります。

補足:設問が多い場合のチェックシートテンプレート

設問が多い場合、１つの入力フォームに詰め込むと長くなりすぎて視認性が低下してしまいます。このような場合は入力フォーム自体を複数に分けてあげることで視認性を保ちながらも多くの設問項目をチェックシートテンプレートに組み込むことができます。設問の振り分けはカテゴリや重要度などで分けると良いでしょう。また、単純に区切りだけを入れる入力フォームもあるので、これをうまく使うことで分類の境界を直感的に視認できます。

製造業における製品品質シートのテンプレート

製造業において何かしらの製品や部品の検品作業や品質保証チェックシートとしてのテンプレートの例です。チェックする製品の種類によって当然ですがチェックするべき項目は異なるので、ここで紹介している製品チェックシートは架空の部品です。例えば自動車のバネ部品のようなものを想像してください。点検した部品のデータを長期間保存する必要がある場合はこのようにチェックシート自体を電子化してしまうことで保管スペースを大幅に節約できます。