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最終更新日: 2024年02月06日

スマホを使えば写真付きのレポートを驚くほど簡単に作成可能。スマホから印刷も

概要
スマートフォンを活用して、驚くほど簡単に写真付きの日報を作成しませんか?現場の状況をリアルに伝えるための最適な方法をご紹介します。
現場の写真を日報に添付できますか?
写真入力フォームを使えば実現可能です

SNSでも写真を送ったりすることは日常的に行われています。写真と文字があればとても多くの情報を相手に伝えることができますね。 日報やレポートにおいても「写真」を使うことで、文字だけでは伝えられない多くの情報を報告することができます。

百聞は一見にしかず。という言葉がありますが、多くの言葉で伝えるよりもたった1枚の写真のほうが多くを知ることができます。 どうでもいい話でしたね。

そう、写真付き日報がどのようなものかを伝えるにもまた、たった1枚の写真があればいいのです。 ということで次の写真は写真付き日報のアプリ画面です。

予定と実績の進捗表予定と実績の進捗表 予定と実績の進捗表

そもそもWordやExcelで写真付き日報を作るのは面倒くさい

WordやExcelに写真を取り込むのは結構手間がかかります。デジカメで撮影してSDカードから写真を取り出してPCに保存し、やっと準備が整います。 スマートフォンの写真を使う場合も同様に何かしらの方法(ケーブルで繋いだりメールで送ったり)で写真をPCに取り込まなければなりません。

準備が終わり写真をWordやエクセルに添付する際も、大きすぎて枠からはみ出すなんてことは日常茶飯事。毎回手動で大きさを変更するのは大変です。 やっと出来上がった写真付き日報もをいざ印刷したら「写真の下の方が途切れてた」なんてこともよくあります。
管理のためにファイル名をつけて指定したフォルダに保存するのもまた、面倒です。

WordやExcelはたしかに自由にレイアウトが作れて非常に自由度が高いですが、決して「お手軽」では有りません。

NipoPlusを使えば手軽に写真付きの日報やレポートを作れる

スマートフォンやタブレットに搭載されているカメラで写真を撮ったら、日報作成画面を開いて写真を添付します。 これだけで写真を日報に埋め込むことができます。

NipoPlusはテンプレートをカスタマイズできます。写真の枠をどの程度の大きさにするか予め決めておけば、写真は幅に応じて自動で伸縮します。
写真の付いた日報はそのままPDFに変換可能。もちろん、テンプレートに沿って写真の大きさも最適化されます。PDFは印刷に最適なファイル形式です。

つまり次の一覧の流れを全てスマートフォン1台で済ませることができます

  1. 日報に添付する写真を撮影する
  2. 日報を書く。日報に写真を埋め込む
  3. 日報を提出する
  4. 提出した日報をPDFに変換する
  5. スマートフォンからPDFを印刷する(紙での提出が必要の場合)

このように、PCがなくても作成から印刷まで全部できてしまいます。
(※テンプレートの作成はPCを使ったほうがやりやすいので初期設定はPC推奨です)

NipoPlusでもっと手軽に、もっとスマートに写真付き日報を作ってみませんか?次の章からは写真付き日報を作るまでの具体的な流れを紹介していきます。

Step1:写真付きのテンプレートを作る

テンプレートのカスタマイズはNipoPlusの主要な機能の1つです。入力フォームと呼ばれる部品を並べていくだけで簡単にオリジナルのテンプレートが作れます。
今回のテーマは写真ですね。写真を扱うには写真入力フォームという専用のフォームがあります。

写真入力フォームだけだと本当にただの写真だけになってしまいます。「写真付きの日報」なわけですから、業務報告を書くための入力フォームも追加しておきましょう。
今回のテーマからは逸れるので軽くに流しますが、報告本文を書くにはテキスト入力フォームを使います。 他にも必要な項目があれば追加してきます。このあたりは会社ごとに変わるので、是非最適なテンプレートを作ってみてくださいね。

とりあえずサンプルとしてこのようなテンプレートを作りました。

レポートテンプレートの設計画面。写真をテンプレートに埋め込む
レポートテンプレートの設計画面。写真をテンプレートに埋め込む
レポートテンプレートの設計画面。写真をテンプレートに埋め込む レポートテンプレートの設計画面。写真をテンプレートに埋め込む

上の画像では写真入力フォームを3つ追加しています。 写真入力フォームの幅は全て「幅4」です。 この幅に応じてPDF出力時にも写真の大きさが変わるので注意してください。 しかし安心してください。幅の変更は後からでも修正可能です。

より詳しいガイドはテンプレートの作成を御覧ください。

Step2:写真付き日報を書く

テンプレートを作ったらテンプレートに沿って記入することで日報を作成できます。1度作ったテンプレートは何度でも繰り返し利用できますし、同じグループのスタッフは全員テンプレートを利用できます。 最初にテンプレートを作るのは面倒かもしれませんが、たった1回の作成で後は何度でも使えるのでご容赦ください。

日報の作成はスマートフォンでも、タブレットでもできます。PCからも作成できますがカメラの利便性を考えると写真付き日報はスマートフォン・タブレットからのほうが書きやすいです。 Surface Proのようにカメラとしても使えるPCはキーボードも使えてカメラも使えるのでいいとこ取りですね。

使用するテンプレートを選ぶとStep1で作ったテンプレートをもとにした日報入力画面が表示されます。

レポートの作成画面。写真はタップして追加できます
レポートの作成画面。写真はタップして追加できます
レポートの作成画面。写真はタップして追加できます レポートの作成画面。写真はタップして追加できます

今回のテーマである写真を日報に添付するには、「画像を選択」というボタンをタップします。PCからの場合はドラッグ操作で写真を追加することもできます。 実は1つのフォームに複数枚の写真を添付できますが、後述するPDF出力と相性が悪いので1つの入力フォームに1枚の写真としたほうが印刷を目的とする場合はおすすめです。

写真にはJpg/Pngが利用できます。一般的なスマートフォンのカメラはJpgで保存されるので問題なく利用可能です。 写真の添付や報告の記入が終わったら提出ボタンをクリック。これで写真付きのレポートが無事に提出できました。

順番は逆転してしまいましたが、こうして提出された日報が本ページ最初の「百聞は一見にしかず」で使われた画像です。

キャラクター

私が喋ってる画像だよ

Step3:写真付きの日報をPDFに変換して印刷する

テンプレートに沿って日報をPDFに変換することができます。Step1で写真入力フォームの「幅を4」にしたことを覚えていますか?1行の幅は最大で12なので、幅4は3分の1というサイズを表しています。 写真をPDFに変換すると、幅4の場合は次の画像のように見えることでしょう。

写真付きレポートをPDFに変換して出力
写真付きレポートをPDFに変換して出力
写真付きレポートをPDFに変換して出力 写真付きレポートをPDFに変換して出力

PDFはダウンロードしてそのまま印刷したり、メールに添付して送ったりできます。もちろん社内の共有フォルダに保存してもいいですね。

さて、補足として幅4以外の写真についても触れておきましょう。次のテンプレートは「幅6」と「幅12」の写真入力フォームをPDFに変換した例です。幅6は二分の一、幅12は全幅です。

写真付きレポートをPDFに変換して出力
写真付きレポートをPDFに変換して出力
写真付きレポートをPDFに変換して出力 写真付きレポートをPDFに変換して出力

このように専有幅がかわることでPDF出力時の写真の大きさも変化します。用途に応じて適切な幅を設定してください。

スマートフォンで日報を書くときは幅の違いは無視される?

スマートフォンから日報を書くとき、せっかくテンプレートを作っても各種入力フォームの「幅」は全て無視されて1列のテンプレートになります。これはスマートフォンの画面では横スクロールすると操作性が落ちるため、横スクロール無しで日報が書けるようにするための措置です。

日報を読むときも同様に幅は無視されます。しかしスマートフォンからでもPDF作成をすると、指定した幅が適切に反映されます。

写真入力フォームとその親戚

写真入力フォームはその名の通りレポートテンプレートに写真を埋め込むための入力フォームです。 1つの写真入力フォームに複数枚写真を添付できますが、PDF出力時には最初の1枚目しか出力されません。 そのためPDFとして保存する必要がある場合は今回の例のように写真入力フォームを複数個設置してご利用ください。

写真入力に似たフォームに「署名入力フォーム」もあります。こちらはスタイラスペンを使って直筆のサインやイラストをレポートに添付できます。 ペンが無い場合は指で書くこともできます。「レポートに署名を埋め込む」の記事の合わせて御覧ください。

キャラクター

設定が済んでいればタブレット1台でレポート作成〜PDF出力までできちゃうよ♫

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