tag モバイル
最終更新日: 2024年07月17日

PCより圧倒的に便利!スマホ・タブレットで日報を書く3つの利点

いちいち事務所に戻ってレポートを書くのが大変です
日報をスマホから書けるアプリ、NipoPlus使えば解決です

Excelでシートをコピーして日報を書いていませんか?
Wordで業務日報のテンプレートをコピーして日報を書いていませんか?

長い間、WordやExcelを使った日報の作成は一般的でしたが、今はスマートフォンやタブレットを多くの方が持っており、これを使って簡単に日報やチェック表の入力が可能になりました。
用途によってはWord・Excelよりずっと効率的に日報を書くこともできます。
スマートフォンやタブレットで日報を読んだり書いたりできるのですがイメージが沸かないかもしれませんね。まずは操作画面イメージを御覧ください。

左はタブレット、右はすマートフォンで同じ日報を閲覧している画面を比較した画像です。スマートフォンは画面幅が狭いため自動でレイアウトが1列に変化しています。
左はタブレット、右はすマートフォンで同じ日報を閲覧している画面を比較した画像です。スマートフォンは画面幅が狭いため自動でレイアウトが1列に変化しています。
左はタブレット、右はすマートフォンで同じ日報を閲覧している画面を比較した画像です。スマートフォンは画面幅が狭いため自動でレイアウトが1列に変化しています。

上の画像は同じ報告書をタブレットとスマートフォンで表示している様子です。スマートフォンは自動で1列のレイアウトに変化し、視認性と操作性を向上させます。

PCで日報や点検表を書くよりモバイルで書くほうが優れている点

端末には得手不得手があり、PCのほうが優れている点も多くありますが、一方でモバイル端末の方が優れている点も多くあります。
日報や点検表といった入力は用途によってはモバイル機器の方が優れているケースも多くあります。

  • カメラが付属しているためその場で現場を撮影して日報に添付できます
  • タッチパネル対応のためスタイラスペンでサインを日報に埋め込み可能(タブレット推奨)
  • PCに苦手意識があってもスマートフォンやタブレットは簡単に使える

カメラが付属しているため現場写真を手軽に添付可能

「現場の写真をデジタルカメラ📸で撮影して、SDカードから画像をPCへ取り込み、Wordの日報に貼り付ける」
これって結構手間がかかります。
スマートフォンやタブレットにはカメラが内蔵されているため、これらの流れを1台のモバイル機器で完結できます。
SDカードも取り込み用のリーダも不要で、その場でパシャっと撮影したら日報に添付するだけです。

つまり次の一覧の流れを全てスマートフォン1台で済ませることができます

  1. 現場の写真を撮影する
  2. 撮影した写真をレポートに添付する
  3. 提出する
  4. 提出した日報をPDFに変換する
作業前・作業後の現場写真を作業報告書テンプレートに追加することで現場写真つきの報告書が簡単にスマートフォンやタブレットだけで作れます作業前・作業後の現場写真を作業報告書テンプレートに追加することで現場写真つきの報告書が簡単にスマートフォンやタブレットだけで作れます 作業前・作業後の現場写真を作業報告書テンプレートに追加することで現場写真つきの報告書が簡単にスマートフォンやタブレットだけで作れます

レポートに写真を添付するには写真入力フォームをテンプレートに追加するだけです。1つの写真入力フォームに複数枚の写真を添付できますが、もしPDFに出力したいときは添付した写真のうち、1枚目しかPDFに出力されないので少し注意が必要です。
PDFとして保存する必要がある場合は写真入力フォームを複数個設置すれば問題は解決。 写真付き日報を試しにPDFに変換してみると次の画像のように出力されます。

作業前・作業後の写真が1枚の報告書にきれいに収まっています
作業前・作業後の写真が1枚の報告書にきれいに収まっています
作業前・作業後の写真が1枚の報告書にきれいに収まっています
作業現場写真日報を横向きでPDF出力すると写真がより大きく出力されます。
作業現場写真日報を横向きでPDF出力すると写真がより大きく出力されます。
作業現場写真日報を横向きでPDF出力すると写真がより大きく出力されます。

この写真付きPDFの作成まで、スマートフォン1台で手軽に作ることが可能です。

タッチパネルの特性を活かしスタイラスペンで直筆サインを埋め込む

署名入力フォームをレポートのテンプレートに追加することで、簡単に手書きの署名をレポート内に埋め込むことが可能です。この署名入力フォームは手描きの地図やイラストを描くキャンバスモードもありますが、ここでは署名用途にフォーカスしています。

直筆サインが必要になるケースとしてはお客さまからの受領サインとして受け取る場合が最初に思い浮かびます。
この機能はスマートフォンやPCでも利用できますが、利便性の観点からタブレット&スタイラスペンの組み合わせがベストです。

  1. 署名のボタンをタップします。
  2. 署名入力がポップアップで表示されます
  3. ペンや指を使って署名を書きます
  4. 書いた署名がレポート内に埋め込まれます

使い方の流れを簡単にご紹介。まず「署名を書く」ボタンをタップすると署名描画エリアがポップアップで表示されます。

iPad miniとスタイラスペンを使って日報に直筆サインを記入する様子
iPad miniとスタイラスペンを使って日報に直筆サインを記入する様子
iPad miniとスタイラスペンを使って日報に直筆サインを記入する様子

署名を書いて完了ボタンを押すと日報にその署名が埋め込まれます。

署名が終わりレポート画面に戻ると署名が埋め込まれています
署名が終わりレポート画面に戻ると署名が埋め込まれています
署名が終わりレポート画面に戻ると署名が埋め込まれています

署名も蓋を開ければ画像データなので、前の章で解説したPDF出力にももちろん対応しています。直筆サインを埋め込んだPDFの日報を簡単に出力可能です。

署名の含まれたレポートをPDFにエクスポートしたときの画面例。署名はそのまま画像データとして埋め込まれます。
署名の含まれたレポートをPDFにエクスポートしたときの画面例。署名はそのまま画像データとして埋め込まれます。
署名の含まれたレポートをPDFにエクスポートしたときの画面例。署名はそのまま画像データとして埋め込まれます。

タブレットを前提に解説していますが、Surfaceなどのタッチパネルに対応したPCでももちろん利用可能です。


PCより直感的なので年配の方も日報が書ける

年配の方向けにPC講師をしたことがあるのですが、当たり前の操作1つ1つが全て彼らにとっては難しいのです。

  • 前回保存したファイルの場所がわからない
  • ちょっとした不注意でフォルダやファイルが違う場所へ移動してしまう(無意識のドラッグ&ドロップ)
  • フォルダやファイルといった概念がわからない
  • 上書き保存や名前をつけて保存がわからない

そんな方々でもスマホで写真を送ることは簡単にできます。
NipoPlusは誰でも簡単に使えるように設計されています。初期設定は少し必要ですが、設定が完了したあとはテンプレートに沿って記入するだけでレポートの作成保存提出が可能です。 「名前をつけて保存」や「上書き保存」のようなPC初心者がつまずく基本的な問題も有りません。
タッチパネルに対応しているのでより直感的な捜査が可能な点も大きな特徴です。マウスではなく指で操作できるので、たとえば次のような点検表の入力がマウスとキーボードを使うPCよりも遥かに直感的で簡単に入力できます。

タップやスワイプなどスマートフォンに適した操作性を生かして日報を書くタップやスワイプなどスマートフォンに適した操作性を生かして日報を書く タップやスワイプなどスマートフォンに適した操作性を生かして日報を書く
キャラクター

ポチポチタップするだけです


検査台に固定して据え置き入力として使えます

キーボードが無いため場所を取らず、タッチパネルで入力できるので検査場にタブレットを固定して利用できるのもモバイル端末の特徴と言えますね。
特に単純で繰り返しの多い点検業務に使用する場合、タップだけで操作できるテンプレートを作成すれば効率よくデータ入力できるようになります。
次の画像は関西のとある自動車部品メーカー様からご提供いただいた画像です。

タブレット内の画像は一部ぼかしを入れています。自動車部品の製造後、品質チェックの工程でで実際にNipoPlusを使っている現場写真をご提供いただきました。
タブレット内の画像は一部ぼかしを入れています。自動車部品の製造後、品質チェックの工程でで実際にNipoPlusを使っている現場写真をご提供いただきました。
タブレット内の画像は一部ぼかしを入れています。自動車部品の製造後、品質チェックの工程でで実際にNipoPlusを使っている現場写真をご提供いただきました。

※タブレット内の画像は若干ぼかしを入れています

このような据え置き入力用として利用できるのもモバイル機器の強みです。日報入力にも、このような製品点検・品質チェック入力にも力を発揮します。
検品、検査結果入力、保存 このサイクルを効率よく行える仕組みも備わっています。
インシデントが発生したときに管理者へメールを送る機能も完備しています。

専用アプリも用意しています

NipoPlusはウェブアプリなので、GoogleChromeやsafariといったブラウザがあればどの端末からでも利用可能です。
Android /iOSそれぞれのアプリストアにもNipoPlus専用アプリを用意していますので、お好みでWeb版・アプリ版を選んでご利用可能です。

tag モバイル