日報をシステム化し増え続ける日報を効率的に管理する
日報はその日の報告のため毎日増え続ける性質があります。仮に10名のスタッフが週5回日報を作成すると１ヶ月で200枚の日報にまで膨れ上がります。 蓄積していくこれらの日報をどのように扱っていますか？
私がお世話になっているとある企業では日報を「Slack」というチャットアプリで管理しています。グループチャットのような部屋に全員が当日の作業内容を書き込みます。 では「およそ半年前に書かれたある日報」を読み返す必要が出てきたらどうでしょう？少し遡るのが大変ですね。
日報の管理、できていますか？
後で日報の内容を確認する必要が出てきたときに、膨大な量の日報から目的の日報を見つけるのは少し大変です。 様々な工夫で日報を管理されていると思います。
Excelで日報を管理する場合はシートをコピーして管理したり、ファイル名やフォルダで分けて管理することが一般的です。更にそれらのファイルを日報作成者別に分けて管理することになります。 紙の日報であれば綴用の穴を開けてキングファイルなどに綴って管理します。 しかしこれらの管理法は手間や時間がかかります。
魔法のように時間も手間も削減できる日報管理
筆者は魔法使いではありませんが、あなたの日報管理業務を少しでも楽にするための日報管理システム「NipoPlus」を作りました。 魔法のように日報管理が楽になります。（別に魔法ではないですが・・・） 具体的に言うと、先に上げたようなフォルダを分けて管理したり、キングファイルに綴る手間をまるごと省略できます。 日報管理アプリのNipoPlusでは、全ての日報は「レポート保存箱」という場所にまとめて集約されます。
どうでしょう？フォルダ分けやファイル名の変更など一切不要です。保存箱では新しい日報が上に表示されるので見落とすリスクも少なく抑えることができます。
探したい日報を素早く見つける検索テクニック
保存箱は全ての日報がまとまるため管理がシンプルです。シンプルですがもちろん探したい日報を効率よく見つけることができます。
日付を指定して目的の日報を見つける
探したい日報の提出された日時がわかっていれば、目的の日報を日付で絞り込むことで簡単に探し出すことができます。 例えば2023年5月1日〜5月5日の間に書かれた日報を探したいときは、右パネルにあるカレンダーから探したい期間を選ぶだけです。これで指定した期間の日報だけが一覧に表示されます。
マウス操作だけで日付の検索が簡単にできました。 もちろん1日だけのような検索もできますし、逆に「今月」といった長い期間の指定も可能です。
タグや日報提出者など条件を指定して目的の日報を見つける
日報には様々な情報が含まれています。例えば次のような情報は全ての日報が自動で保有しています。
- 日報の作成者
- 日報のテンプレートID
- 日報につけられたタグ
- 承認・棄却などの状態
- 宛先
- 日報の提出日
他にもありますが、主要なところでこのくらいにしておきます。これらの日報が有している情報は全て、検索として活用できます。 ここでは「タグ」を使った検索を紹介します。日報には作成時や閲覧時に「タグ」をつけることができます。タグは日報の一覧表示時に目印として表示されるほかにも、タグによる検索という機能も提供します。 わかりやすく言うと「付箋紙」のようなものですね。また、タグは自由に何種類でも作成できるので、業務内容に応じてお好みのタグをたくさん作ってください。タグを使えば日報の分類分けや検索がとっても簡単にできます。
ここでは「タグ」による検索を画像で紹介しましたが、他にもスタッフで絞り込んだり、使用されているテンプレートで絞り込むなど、様々な検索で目的の日報を素早く発見できます。
もちろん、日報本文内の文章で検索することもできます。NipoPlusは全文検索に対応したデータベースを採用しているので、若干の表記ゆれや誤字脱字程度があっても大丈夫です。
カレンダーに日報をマッピングして表示させる
もし日別に日報を管理したい方はこの「カレンダービュー」がおすすめです。 カレンダーはもはや説明不要ですね。日曜日が赤色で土曜日が青色で表示される例のアレです。 そのカレンダー上にスタッフが作成した日報が日別に分けて表示されます。
日に分けて日報がカレンダーのセルに収まるので、とてもスッキリしますね。同じ日に何件の日報が提出されたかもカレンダー上から見れるので、数が少なければ提出漏れとすぐ気づくことができます。 せっかくカレンダーがでましたので、もう1つのカレンダーもご紹介しておきます。スタッフごとに分けたカレンダーです。
横1行が1スタッフに対応しているカレンダーです。スタッフごとの提出状況がすぐわかりますね。この機能を使えばもう、スタッフごとにフォルダ分けして日報を管理しなくてもOKですね。
結論：日報に特化した専用システムを使えば日報管理は楽になるよ
さていかがでしたか？このページではNipoPlusの持つ様々な日報管理術について紹介しました。 フォルダ分けやファイル名による日報管理に比べてずっとシンプルで、手間もかかりません。
スタッフがスマートフォンやタブレットから日報を書けばそれらは自動で保存箱に格納されますし、カレンダー上にも表示されます。 検索の索引付も自動でつくので様々な検索があるおかげで、フォルダ分けしなくても簡単に目的の日報を効率よく発見できます。
もしあなたが膨大な日報の管理に忙殺されているのでしたら、システムの導入を是非ご検討ください。 1ユーザあたり180円で利用できます。業界最安値ではありませんがかなり低い水準です。
