日報をクラウドシステム化するとスマホから読み書きが可能に

クラウド日報って何？

クラウドとはデータをWeb上に置き、各種端末からアクセスする形態を指しています。 クラウド日報に置き換えると日報というデータを各端末に保存するのではなく、クラウド上に保存するということです。

日報につけるコメントとかもクラウド上に保管されます

従来ではPC本体にデータを保管していました。もちろん今もこの形態は使われていますが、チームで扱うデータの場合は不便を感じることになります。 データにアクセスするためには保存されているPCを開く必要があるためです。

クラウド上にデータを移すことでこの不便を解消できます。

日報作成から閲覧までをクラウドに着目して解説

データがクラウド上にあることでどのようなメリットがあるのでしょう？ インターネットに接続できる環境があればどの端末からでもクラウドデータにアクセスできるようになります。 今ではスマートフォンやタブレットから手軽にインターネットへ接続できるようになりました。 換言すればスマートフォンから日報の読み書きが簡単に行なえます。

例えば日報を書く時、NipoPlusでは使用する日報テンプレートを選択しますがこの日報テンプレートもクラウド上に保存されています。

スタッフ全員が同じ日報テンプレートを利用できるのはテンプレートがクラウド上に保管されているからです。 テンプレートの内容が変更されるとリアルタイムで変更を検知し、全スタッフの画面が更新されます。 （日報作成中は更新しないようにあえて制御しています）

使いたいテンプレートを選ぶと日報作成画面に切り替わります。クラウド上から日報テンプレートのデザインをダウンロードして、画面に表示するイメージです。 この日報テンプレートは自由にカスタマイズできます。

さてテンプレートをもとに入力フォームが画面に表示されます。キーボードから入力する項目やクリック（タップ）だけで入力可能なものもあります。 日報を書いている時点のデータはまだクラウド上に保存されません。日報を提出した時点か、日報を下書きとして保存したタイミングで初めてクラウド上に書き込みが行われます。 書きかけの日報データはクラウド上ではなく、ご利用中の端末内に一時的に保存されます。 もしアプリがフリーズしてしまったりしても端末の中に書きかけのデータがあるので復旧も簡単です。

実際に日報を提出すると日報データと、いくつかのヘッダー情報（日報を書いた人のIDや提出先情報などです）がクラウド上に書き込まれます。 日報を読む側に視点を変えてみましょう。日報は保存箱という画面からアクセスしますが、実際データが保存されているのはクラウド上です。保存箱は名前に過ぎません。 保存箱を開くとアプリがクラウド上へ日報データを取りに行きます。紙と違い提出者と閲覧者が物理的に離れていてもクラウドを経由するので全く問題ありません。

さて自分が読める日報を無事にクラウド上からロードが完了すると、日報の一覧が表示されます。

クラウドのデータを誰でも読めてしまうと機密漏洩などの問題になるため、NipoPlusでは日報を読めるスタッフを厳格に制限しています。 リストから任意の日報をタップすることで1件の日報を詳細表示します。詳細表示中の日報はリアルタイム監視が発動し、常に変化を検知します。 例えば日報にコメントが追加されたときや日報の状態が承認・棄却などへ変化すると、開いている日報はリアルタイムで反映されます。

一覧すべての日報をリアルタイム同期するのは効率が悪いため、一覧表示時点ではリアルタイム同期は行われません。 チャットアプリと違い日報アプリなのでそこまでのリアルタイムにこだわる必要性はありません。 一方で見落としたくない情報は通知などからも確認が可能です。

その他のクラウド日報製品を比較

日報の作成から日報を読むまでの流れをクラウドを主軸に見てまいりました。 いかがでしたか？多くのデータはクラウドにあるため時間や場所にとらわれることがなくなりました。 またスマートフォンやタブレットからもアクセスができるようになります。全体を通して情報が常に最新に保たれるメリットもあります。

クラウド型の日報アプリは様々な種類が登場しています。NipoPlusも数あるクラウド型日報アプリの1つです。

いくつか見てみましょう。といっても、Googleで検索すると優秀な比較サイトがたくさん出てきます。
「日報　クラウド」で検索し、比較記事と広告を除外した上位6件のアプリを並べてみました。（2023年1月31日時点・シークレットモードで検索）

1位-Nipo

どうしてよ・・・NipoPlusを推したいのに何故か旧製品のほうが１位です。悲しい。NipoPlusのほうが高性能です。 今あなたが見ているホームページはNipoPlusのページです。NipoPlusのほうはなんとランク外・・・泣けてきますね。 検索結果に一喜一憂せず着実に一歩一歩進めていきましょう。

２位-日報くん

1名あたりの単価は群を抜いて格安ですが最低利用人数も群を抜いて高い(換言すれば最低60名から利用）です。少人数ほど割りを食いやすい料金です。 まぁ大人数を優遇する気持ちはわかります。Nipoもそうでしたし。 無料トライアルができるのですがNipoPlusみたいにワンクリックで体験できるわけじゃないのでちょっと不親切ですね。 機能としてはプロジェクトごとの時間管理に特化した日報という印象です。 「どの案件のどの工程に何時間かかったのか？」といった時間の集計がメインで、そこに報告内容をおまけとして書くようなスタイルです。 時間をしっかり管理したい場合に最適ですね。

多くの会社ではプロジェクトにどれだけの時間がかかったのかをかなり気にしますので、そこにフォーカスした日報です。良いですね。シンプルは常に正義です。 姉妹アプリに勤怠くんなどもあるみたいです。NipoPlusは勤怠管理も内包してますが分けたほうが確かにシンプルでスッキリしたかもしれませんね。 見習いたい。

3位-Nanoty

案件に対してスタッフの稼働を登録していくようなことができる点は、日報くんと同じです。 日報くんに加えてテンプレートの管理とか、ファイルの添付といったこともできるみたいです。 テンプレートの管理はただの文字のコピペなので、テンプレートカスタマイズに関してはNipoPlusのほうが細かく作れます。 だけどシンプルに見出しだけ必要な場合なら必要十分ですね。NipoPlusはこだわりすぎて初期設定がめんどくさいです。

サンクスポイント（いわゆる「いいね」）機能も搭載しています。業務アプリだけど意外とこれ使ってるアプリ多いですよね。 NipoPlusでも導入しようか検討中です。 集計については案件別工数やスタッフ毎の工数などができます。工数の集計、やはり重要なのですね。

日報くんでもNanotyでも工数測定があるならNipoPlusでも作ります。案件管理機能を実装するので少しお待ち下さい。

ここからはアプリ名のみのご紹介となります

4位-HRMOS日報
5位Power-Report
6位-Pace（ペース）

クラウドの安全性と危険性

ここまでクラウドの良い面にばかりフォーカスして来ましたが、当然悪い面もあります。 月額ランニングコストが掛かるとか、ネットが無いと使えないとか、細かい点を上げれば色々出てきますが、その際たるはセキュリティです。 データをWeb上にあげるということはそれだけデータが外部に漏洩する危険性をはらんでいると言えます。 情報漏えいのリスクはローカルに保存されている環境に比べると高く感じてしまうことでしょう。 しかしローカルのデータだから安全とも限らないのが現状です。ウイルスなど悪意あるソフトに感染した端末がインターネットにつながっていると、裏側でこっそりとデータをネットにアップされている可能性もあります。 「クラウドだから特に危険」ということはありません。どちらも等しく危険なのです。（本当に重要な情報はネットを遮断するべきです）

NipoやNipoPlusでは出来得る限りのセキュリティ対策を行っています。

それでもパスワードに123456など推測されやすいものを使ってしまうとアカウントを不正に利用されてしまうリスクもあるので注意してください。