日報をワンクリックで集計
例えば10名から毎日日報が提出されると1か月で200通を超えてしまいます。報告がルーチン化すると、「読み流す」だけのたんなる流れ作業になっていませんか？
報告書は、現場の生きた声です。ぜひとも有効に活用したいものです。
日報の中でも、集計が可能な項目があります。例えば次のような日報を想定してみましょう。
テキスト入力や数値入力などが混在した日報です。赤い枠内の項目はすべて集計機能を使って簡単に集計できます。
他にもチェックボックスや選択式入力の集計も対応しています
NipoPlusの集計機能を使って日報を手軽に集計してみましょう
集計ならそろばん10段のNipoにお任せ下さい。「願いましては〜」おっと、冗談です。
でもフラッシュ暗算より高速で正確な集計ができます。
集計するには、集計タブをクリックし、集計の条件を入力します。出状況をひと目で把握できます
- 集計期間
- 今月や先月・先々月といった感じで集計期間を選びます
- 推移・累積・グラフ
- データを表とグラフにする集計方式です。他にも何種類か集計方式があります
- 集計するテンプレート
- テンプレートごとに集計が可能です。今回の例では「実力テスト」を選びました。
- 集計の対象日報状態
- すべて・承認済み・棄却済み・審査前から選んで集計できます。初期値は「すべて」です
さて、これで集計が完了しました。集計の結果は画面が縦にながいため、いくつかのセッションに分けて詳しくみていきます
集計結果をCSVでダウンロードする
集計した日報のデータをそのままCSVにダウンロードすることができます。
エクセルなので集計やグラフの作成に利用できます。
集計結果をグラフに変換する
先程のCSVをエクセルで開いてグラフ化するですって？いえいえそんな面倒なことをあなたにやらせるわけには行きません。 集計結果の表をもとに折れ線や棒・円グラフなどを簡単に作成できます。 グラフは複数作ってワンクリックで簡単に切り替えできます。 日報が増えれば自動でグラフも変わるので超便利ですねぇ
ちなみにグラフデータはPNG形式でダウンロードできます。
選択した期間における１名のスタッフのデータを細かく表で確認できます。
集計期間のスタッフごとの累計を分析
例えばAさんとBさんの成績比較をしたいときにエクセルで集計するって？大丈夫、スタッフごとの比較もNipoPlusがぱぱっとやってくれます。
指定した集計期間の合計値を一覧で表示できます。
こちらは前述の推移とは違い、期間の合計です。X軸にスタッフ名、Y軸に各項目が表示されます。X軸のスタッフ名はボタンになっており、クリックすると集計前の日報を個別に確認できます。 累計のデータはそのままCSVにダウンロードすることもできます。もちろんスタッフごとの集計結果をグラフにすることも可能です。
複数のCSVファイルを1つに統合する「CSVSC」のご紹介
CSVはそのままエクセルで開くことができ、集計や並べ替えなど便利に利用できますが、複数のCSVを1つのエクセルシートにまとめる機能はありません。
ということでNipo公式のCSV結合システムを無償で公開しております。詳しくはCSVSCの紹介に譲りますが、一言で言うと
複数のCSVファイルをドラッグ操作で1個のCSVに変換するWebシステムです。
CSVファイルが文字化けする場合の対策
NipoのデータはすべてUTF-8で保存されますが、古いエクセル（Excel 2007やそれ以前のバージョン)でCSVファイルを開くと、文字コードをSHIFT-JISとして認識して開いてしまうことがあります。 文字コードが異なると当然ですが文字化けが発生し、データを読むことができません。この場合はCSVファイルを開くとき、文字コードをUtf-8と指定して開くことで回避してください。
