提出先にあとから追加した人が過去の日報を見られるようにできますか？

Q.質問全文#

うまくまとめられませんでした。質問全文は以下のとおりです。

・テンプレート①の提出先にAさんだけを指定していた。 ・Bさんがテンプレート①を使って、レポート提出した。 ・Cさんを提出先に入れるのを忘れていたため、提出先に追加した。

この場合に、Cさんは追加前に提出されたBさんのレポートを見れないと思います。 これを過去分遡って見れるようにすることは可能でしょうか。

A. 過去に遡ってアクセス権限を変更することは残念ながらできません。#

日報は作成時点で登録したユーザが閲覧権限を有し、それ以外は閲覧権限がない状態となります。 代案というほどではありませんが、いくつか過去の日報を読む方法についてご紹介させてください

【グループのルールを「共有モード」にする】#

グループモードを共有モードにすることで、全ての日報（過去分を含む）のデータアクセス権限がOPEN状態になり、グループ内に所属している全員が閲覧できるようになります。

ただし、見せたくないユーザが居る場合、この方法では問題になる可能性があることに留意してください。 「全員」が見れてしまいます。

【外部共有リンクを使う】#

日報１つに対して、NipoPlusのアカウントが無くても閲覧できる共有リンクを作ることができます。 そのリンクを使ってアクセスすると、アクセス権限をバイパスして日報の閲覧が可能です。

ただ、この方法はNipoPlusのアカウントを持っていない相手を対象としているため、少し使い勝手は悪いかもしれません。 （ログアウトして見てもらう必要があるため）

【PDF出力やCSV出力してデータとして渡す】

もっとも確実な方法は、日報をPDF出力、またはCSV出力してデータとして渡すことです。 これならシンプルに閲覧ができますし、PDFやCSVは一括出力にも対応しているため、まとまった数の日報の共有も行いやすいです。

【最後に】#

ご不明な点は解決しましたか？ この問題は、正直「追加しわすれ」以外にも、あとから入社した方や転勤、異動等で提出経路が変わったときにも露見しやすい問題と言えます。 なにか良い方法が無いか、少し検討してみます。 しかし現時点では、上記でお伝えした方法しか解決策は有りません。 申し訳ございませんが、上記手順で対応いただければと思います。

この課題は今後の対応予定に追加させていただきました。 以上、よろしくお願いします