承認・棄却・既読

日報保存箱から1つの日報を選択すると1件の日報やチェックシートの詳細表示画面に切り替わります。詳細表示画面は表示中の日報と自身との関係性によって画面が少し異なります。 日報との関係性ですが、以下の3種類に分岐します

  • 自身が提出先に指定されている日報(承認や棄却ができる)
  • 自身が共有先に指定されている日報(承認棄却ができない)
  • 自身が作成した日報

この内自身が作成した日報の表示については日報の修正のページで触れているのでそちらを参照してください。

日報・チェックシートの状態は4種類

1つ1つの日報やチェックシートにはそれぞれ状態があります。状態は承認されたり修正したりすることで常に変化していきますが、最終的には承認の状態に向かって進みます。 承認がされるとその日報・チェックシートはロックが掛かり特別な操作をしない限り削除・編集できなくなります。状態は以下のとおりです。

名称説明削除修正
新規日報が作成され、まだ承認や棄却が行われていない状態
進行1名以上が承認をし、かつ最終承認者がまだ承認していない状態です。「承認リレー中」と呼ぶこともあります不可不可
棄却棄却された状態です。修正が必要です不可
修正日報を修正したあとで、まだ承認や棄却が行われていない状態です。新規と違い削除はできません不可
承認最終承認者が日報を承認した状態です。最終的にはこの状態を目指していきます不可不可
キャラクター

承認された日報を消したい場合は日報の一括削除を御覧ください

日報やチェックシートを承認する

日報やチェックシートを承認できるのは提出先に指定されたスタッフのみです。提出先が複数指定された場合は指定した順に承認が行われます。つまり二人以上が同時に承認することはできません。 さて承認できる日報やチェックシートを表示すると、次のような画面になります。

承認が可能な日報やチェックシートを開いた例。画面右側に承認や棄却ボタンが表示されていることが確認できます。
承認が可能な日報やチェックシートを開いた例。画面右側に承認や棄却ボタンが表示されていることが確認できます。

今回例に使用している「X部品品質シート」を詳しく見てみましょう。画面左上には「新規」と書かれており、これが現在の品質シートの状態を表しています。まだ誰も承認棄却していないため「新規」です。 その下の検印欄には左から順に「管理者」「A部長」「橋本主任」と並んでいますね。この3名が左から順に承認や棄却を行うことになります。 検印欄の一番右側に書かれたスタッフが最終承認権者です。この例では「橋本主任」が最終承認権者になります。最終承認が得られることで初めて日報の状態が「承認」になります。 画面右側に目を向けると「承認」や「棄却」といったボタンが並んでいます。これは管理者のアカウントから見た画面ですが、現在表示中の評価シートは管理者アカウントの承認待ちであるため表示されています。 A部長や橋本主任はまだ承認できないため彼らの画面からは承認・棄却ボタンは表示されていません。(詳しくは既読のセクションを参照)

キャラクター

検印欄が長すぎるのは良くないよ。1〜3程度が理想かな

ではこのチェックシートを「承認」してみます。承認ボタンを押すことで承認できます。なお「承認して次へ」というボタンは承認と同時に2枚目の日報・チェックシートへページを切り替えるという意味です。承認業務が多くて大変な場合はうまく活用してください。

名称説明
承認ボタン日報を承認します。後続に承認者がいる場合承認権限が後続のスタッフに移行します。
棄却ボタン日報を棄却します。棄却された旨が日報作成者に伝わります。
承認して次へボタン承認ボタンとほぼ同じですが、承認後に次の日報へ画面が自動で切り替わります。承認しなければならない日報がたくさんある場合にご利用ください
修正ボタン提出先に指定されたスタッフは代理で日報を修正できます。詳しくは日報の修正を参照して下さい
一人目が承認したため状態が「進行」に変化しました。承認の権限は二人目へ自動で切り替わります。
一人目が承認したため状態が「進行」に変化しました。承認の権限は二人目へ自動で切り替わります。

チェックシートの状態が新規から「進行」へ切り替わりました。この時点でこのチェックシートは編集ロックが掛かります。
「管理者」が承認することで承認の権限は次のスタッフ(A部長)に移行します。管理者はこの時点で承認権限がなくなるため、承認や棄却ボタンが表示されなくなります。 最後に流れを少し進めて、最終承認権者が承認したところを見てみましょう。

全員が承認したため日報の状態が「承認」となりました
全員が承認したため日報の状態が「承認」となりました

全員が承認しおえるとチェックシートは「承認」状態になります。これまでは承認すると承認の権限が次のスタッフへ移りましたが最終承認者の場合は次が居ないため、承認権限は最終承認者のところでとどまり続けます。

日報やチェックシートを棄却する

チェックシートが順調に承認されればよいのですがそうならない場合もあるかもしれません。棄却をクリックするとそのチェックシートは棄却状態に切り替わります。

承認リレー中に誰かが棄却するとその時点で日報の状態は「棄却」となります。
承認リレー中に誰かが棄却するとその時点で日報の状態は「棄却」となります。

棄却の際は承認権限が次のスタッフへ移管しません。なので棄却しても承認や棄却ボタンはそのまま表示され続けます。承認権限は残ったままなので一度棄却したけど取り消しして承認するといったこともできます。 棄却された事実は日報・チェックシートのオーナーに対して通知されます。棄却されたチェックシートをその後どうするのかは各会社でルールを明確に決めておくと良いでしょう。 一般的には修正して再提出という流れになるかと思います。もし修正が必要な場合は日報・チェックシートの修正を御覧ください

キャラクター

状態一覧でも書きましたが棄却の日報は修正のロックが解除されているため修正できます

日報・チェックシートを既読する

ここまでは日報やチェックシートの状態を変化させる承認・棄却について見てきました。これらの操作は「日報の提出先」として指定されたスタッフしか行うことができません。 一方で「他に日報を読める人」のリストに登録されたスタッフは、承認・棄却の権限はありませんが閲覧の権限がある状態です。 この状態で日報やチェックシートを表示すると、承認や棄却ボタンは表示されず、代わりに「既読」ボタンが表示されます。

共有先に指定されている状態です
共有先に指定されている状態です

既読ボタンを押すと表示中の日報やチェックシートに自分の既読サインが付きます。閲覧状況にも自分の名前が既読として表示されるので、誰が読んでくれたかが分かるような仕組みになっています。 日報の状態に直接影響はありませんが読んだサインとして既読を押すとよりスムーズな情報共有が行えるようになります。

最終更新日: 2022/08/30
nipoplusアプリ起動ボタン

一切の企業情報を入力せずに手軽に体験できます

  • メール・パスワードの設定なしで体験可能(匿名機能
  • クレジットカードの登録も不要
  • Webアプリだからインストール不要
nipoplusアプリ起動ボタン
ios App Store
Android Google Play Store