日報をPDFに変換して保存

こちらのガイドは表示中の日報1枚を1つのPDFに変換するガイドです。複数の日報をまとめてPDFに変換する際は「一括PDF出力」を参照してください。

1件の日報を1つのPDFに変換する

画面に表示中の日報をPDFに変換してダウンロードできます。例えば印刷したい場合や手元にファイルとして日報を残しておきたい場合にご利用ください。 日報をPDFに変換する手順は次のとおりです。

  1. PDFに変換したい日報を表示する
  2. PDF出力(一括)ボタンの隣にある下向きの三角矢印をクリック
  3. 表示中の日報のみダウンロードをクリック
  4. 作成処理が完了後にダウンロード通知が発行される
PDFに変換したい日報を表示し、「表示中の日報のみダウンロード」をクリックします
PDFに変換したい日報を表示し、「表示中の日報のみダウンロード」をクリックします

「表示中の日報のみダウンロード」をクリックするとバックグラウンドでPDFファイルの生成処理が行われます。 PDF出力はサーバ側で行われるため、PDF出力ボタンを押してからダウンロードボタンが表示されるまでに数秒ほどの時間がかかります。

キャラクター

サーバは要求が無いと休止モードに移行するため最初の1枚目は時間がかかります

PDFの変換処理自体はバックグラウンドで行われるため、PDF変換中に他の画面に切り替えても特に問題は有りません。PDFの作成が完了すると画面右下に通知ポップが表示されます。

PDF変換が完了すると画面右下から通知が表示されます。開くボタンをクリックしてPDFファイルを開きます
PDF変換が完了すると画面右下から通知が表示されます。開くボタンをクリックしてPDFファイルを開きます

生成されたPDFファイルは安全性の観点から生成後2時間でダウンロードできなくなります。期限が切れてしまった場合は再度生成し直してください。
さて、開くボタンをクリックすると生成されたPDFファイルがブラウザ上に表示されます。表示の形態はご利用のブラウザによって若干の違いがありますが、ここではGoogle Chormeを利用したと仮定しています。

変換されたPDFファイルがブラウザの新しいタブとして表示されます。ここからダウンロードや印刷が行なえます
変換されたPDFファイルがブラウザの新しいタブとして表示されます。ここからダウンロードや印刷が行なえます

ダウンロードしたPDFファイルがどこに保存されるかはご利用中のブラウザの設定により異なります。一般的には「download」フォルダに保存されるか、ダウンロード時に任意の場所を自分で決める設定になっています。 この挙動はブラウザ側の設定によるためここでは詳しくは触れません。

日報をPDFに出力する前に手直しする

軽微な誤字や脱字等をPDF出力前に手動で修正することができます。この修正はPDF出力時にのみ1回限り有効な仮のデータです。ここで修正した変更内容は保存されず、PDF出力後に破棄されます。 正式に修正する場合は日報の修正を行う必要があります。 またこの他にも、日付の有無やQRコードの埋め込み、用紙の向き(縦・横)などの変更も一時的に行うことができます。日報本文と同様に印刷時の設定も保存はされず一回使用後に変更内容は破棄されます。継続して設定を維持したい場合は日報テンプレートの編集画面から設定を保存する必要があります。

キャラクター

あくまでも一回限りのPDFに対して有効で正式に保存はされません

日報をPDFに変換する前に余白や背景の透かし文字の変更ができます。設定を変更するには「PDF設定」をクリックします

PDF出力前に誤字脱字の修正やレイアウトの変更ができます。ただしこれらの設定は保存できません
PDF出力前に誤字脱字の修正やレイアウトの変更ができます。ただしこれらの設定は保存できません

ポップアップでPDFに出力する前の設定が表示されます。

PDF出力前設定。日報本文やPDF出力時の設定などを一時的に変更できます。変更後に「現在の設定でPDF出力」をクリックすると修正したあとのデータをもとにPDFが生成されます。
PDF出力前設定。日報本文やPDF出力時の設定などを一時的に変更できます。変更後に「現在の設定でPDF出力」をクリックすると修正したあとのデータをもとにPDFが生成されます。

上の画面の赤枠で囲んだエリアが日報本文のエリアです。入力可能状態になっており日報の内容を一時的に書き換えることができます。青枠で囲んだエリアはPDF出力時のレイアウト設定エリアです。用紙の向きや透かし文字などの設定が可能です。 内容を修正の上で「現在の設定でPDF出力」をクリックすると指定した内容とデータでPDFの作成が行われます。

キャラクター

閉じるボタンを押してポップアップウインドウが閉じられた時点で変更内容は全てクリアされるので注意してください

「PDF一括出力に追加」をクリックすると修正した内容のまま一括出力に追加されます。一括出力については一括PDF出力を参照してください。

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最終更新日: 2022/09/06