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更新日: 2023/01/21

日報データをグラフ・集計・分析する

日報は1枚1枚が独立した報告書であることはご存知のとおりです。 数十枚、数百枚の日報を集計するにはこれまではエクセルなどの表計算ソフトに日報のデータを転記し、そこから並べ替えや集計、グラフの作成を行う必要がありました。 日報を直接エクセルで記入することもできますが、スタッフにとって書きやすい環境とは言えず、誤って数式を消してしまったり、スマートフォンから記入しにくいなどのデメリットもあります。

日報をシステム化することで書きやすく集計も簡単に

スマートフォンやタブレットから簡単に日報を作成できるので日報を書くスタッフの負担を大幅に軽減できます。例えばスマートフォンとタブレットで日報を書く画面は次のように見やすいレイアウトが維持されます。

スマートフォンとタブレットの画面比較。スマートフォンでも全ての項目を入力できるようにレイアウトが変わります
スマートフォンとタブレットの画面比較。スマートフォンでも全ての項目を入力できるようにレイアウトが変わります
スマートフォンとタブレットの画面比較。スマートフォンでも全ての項目を入力できるようにレイアウトが変わります

日報を読む側としても1枚1枚の日報は独立しているので個々の報告書として目を通すことができます。つまりこれまでの日報と同様何ら変わりません。 一方で作成された日報のデータは決められたルールに従って作成されるため、集計が可能な項目は一括で集計したりデータ推移をグラフ化することが可能です。

NipoPlusの集計機能を使って手軽に過去の推移を比較することもできますし、過去の日報をまとめて1枚のCSVファイルに出力し、基幹システムへ取り込んだりエクセルで加工することもできます。

キャラクター

ワンクリックで数百枚の日報を1枚にまとめます

日報のデータをもとにグラフを作成する

「日報のデータをCSVに出力してエクセルからグラフを作る」 もちろんそれも結構ですがNipoPlusではエクセルを使わずともお好みのグラフを簡単に作成できます。 日報の中からグラフ化したい入力項目とグラフの種類を選んで簡単にグラフを作成します。もちろん日報が追加されればグラフも更新されます。

日報をグラフ化する 日報をグラフ化する 画像を拡大 日報をグラフ化する

エクセルほど豊富なグラフはありませんが、折れ線・棒・円・レーダー・複合のグラフを取り揃えています。 グラフは予め複数種類作成でき、ボタン1つでグラフを切り替えて表示できます。

一般的に文字のデータはグラフ化できませんが、NipoPlusでは選択肢入力フォームのデータをグラフ化できます。 選ばれた回数を数えることも、選択肢の中に含まれる数字を変換してグラフ化することも可能です。より詳しいガイドは以下のマニュアルのページを御覧ください。

グラフ化のマニュアルを見る

日報のデータ推移とスタッフ毎の集計

日報の中の集計が可能な項目だけをリストアップしてデータテーブルを自動で作成します。

日報を一覧表にして過去と比較する 過去データ推移を使えば前回との比較、前々回との比較も一目瞭然です 画像を拡大 過去データ推移を使えば前回との比較、前々回との比較も一目瞭然です

もうこの時点でエクセルのような見た目をしていますね。このデータテーブルをそのままダウンロードしてエクセルで開くことも可能です。 ポイントは「全部自動で作成」する点です。日報を1枚1枚エクセルに書き写す仕事はあなたの仕事ではありません。こんな業務はNipoPlusに全部任せてください。 空いた時間は残業を減らして家族との時間に使ったり、他の仕事に回せるようになります。

データテーブルのマニュアルを見る

数百件の日報を1枚のエクセルにまとめて出力する

前述したデータテーブルは集計が可能なデータのみを吸い上げてテーブルを作成します。集計ができない本文や引き継ぎといった文章も含めてエクセルに出力したい場合はCSV出力機能を使います。 スタッフが作成した個々の日報やチェックシートデータを1枚のCSVファイルに出力することができます。

日報をグラフ化する 日報をグラフ化する 画像を拡大 日報をグラフ化する

月単位や週単位、直近10日間など任意の期間を指定して1つのCSVファイルにまとめる他にも、1件1件の日報を個別にCSV出力することもできます。 1つの日報だけCSV出力したい時はCSV出力(単体)をご覧ください。 CSVファイルはエクセルGoogle Sheetなどの表計算ソフトで開き、編集することが可能です。

CSV出力の際は不要な項目を除外するといったオプション設定があります。

CSV出力オプションのマニュアルを見る
CSV出力のマニュアルを見る

NipoPlus内で集計可能な項目

日報をCSVに出力すればエクセルなどの表計算ソフトで自由に集計や分析ができますが、NipoPlus内でも簡易的な集計機能が用意されています。次の入力フォームはCSVに出力しなくても簡単な集計が行えます。

項目 説明 集計方式
選択肢(単)フォーム 各単語の選ばれた回数をカウントします。選択肢に数値が含まれる場合は数値に変換して集計することもできます。 個数
選択肢(複)フォーム 同上 個数
選択肢(階層)フォーム 同上 個数
期間入力フォーム 期間を集計します。単位は「分」として集計されます。例えば入力が13:00〜14:30の場合、90(分)として出力されます 数値
数値入力フォーム 入力された数値を単純に加算します 数値
スライダ入力フォーム 同上 数値
レート入力フォーム レート毎の選ばれた回数を集計します。例えば☆1は4回、☆2は1回・・・といった具合です。選択肢の集計方式に近いものです 個数
すべて集計が可能です 集計が可能な入力フォームのみで構成されたチェックシートのテンプレート例 画像を拡大 集計が可能な入力フォームのみで構成されたチェックシートのテンプレート例

あくまでも簡易的な集計ですので、平均値などより細かい集計が必要な場合は前述のCSV出力を使用してください。

次の記事

日報の過去データの推移や累積を見る

これまでの日報のデータ推移を一覧表にして画面に表示します。前回や前々回と比較したりスタッフ同士の比較にも利用できます

日報をグラフ化する

日報テンプレートからグラフに使用する項目とグラフの種類を選ぶだけで日報を手軽にグラフ化できます。新着日報があればグラフも自動で更新されます。複数のグラフを登録できワンクリックで素早く切り替えが可能

日報CSV出力時の各種設定

日報データをCSVに出力する際に、予め加工や集計がしやすいように出力の形式を変更できます。CSVファイルの用途に応じて使い分けてください

日報を1枚のCSVファイルに一括出力する

バラバラの日報を1枚のCSVファイルにまとめて出力できます。エクセルで開けるので日報の集計や分析、バックアップとしても活用できます

日報を一括PDF出力

複数の日報を一度にPDFファイルへ変換することができます

日報データを集計

直近1ヶ月単位など任意の期間を選んで日報を集計することができます。 機能の多くは過去データ推移のページやグラフ化のページで紹介しているものと同

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