必要最小限に抑えた簡易マニュアルです

導入から使用開始までの流れを必要最小限に絞ってご紹介します。 NipoPlusを使い始めるまでに行うことは大まかに分けると以下のとおりです

1. アカウントの作成
2. 日報テンプレートの作成
3. 提出先などの指定（オプション）

NipoPlusは下のボタンから起動できます

Step1:NipoPlusのアカウントを作成する

匿名アカウントでログインする方法と、正式なアカウントでログインする方法の2種類があります。 ここではメールアドレスやパスワードの設定を後回しにして手軽に体験できる匿名アカウントでログインしてみましょう。

1. 匿名アカウントの「使ってみる」をクリック
2. 確認メッセージが表示されるので「はじめる」をクリック
3. システム利用規約の同意画面が表示されます。ご一読の上同意をお願いします。

規約同意後にデータの初期化が行われます。この処理は少し時間がかかります（10秒〜20秒ほど）
初期化処理が完了すると画面がグループ設定画面へ切り替わります。

Step2: シンプルな日報のテンプレートを作ってみよう

サンプルで1件の日報のテンプレートが用意されていますのでこのサンプルを使って見る場合はこの章はスキップしてください。 実際にテンプレートを作ってみたい方はこの章を読み進めてください。

メニューから「グループ設定」＞「テンプレート管理」＞「新規作成」をクリックします。 テンプレート名を入力します。ここでは「初めての日報」としました。

自動で日報テンプレートの編集画面へ切り替わります。 初めてですから、「午前作業・午後作業・明日の予定・備考」計4つの入力フォームで構成されたシンプルな日報テンプレートを作ってみます。

1. 画面左パネルから「文字入力」を4回クリックします。(スマホの場合は画面右下の＋ボタンから操作します)
2. 追加されたフォームのそれぞれタイトルを変更します（午前作業・午後作業・明日の予定・備考）
3. 画面下部にある「保存して終了」をクリックします

お疲れさまでした。これで初めての日報テンプレート作成は完了です。次章でこの日報テンプレートを使って実際に日報を書いてみましょう。 ここではチュートリアルのためかんたんな日報テンプレートにとどめましたが、より詳しいガイドについては以下のボタンをクリックしてください。

Step3:日報を書いて自分宛てに提出してみよう

早速日報を書いてみましょう。本来日報は上司に対して提出するものですが、まだこの時点では管理者であるあなた一人しか居ないはずです。 上司の追加はひとまずおいておいて、自分に向けて日報を書いて、自分の日報を承認する流れを見てみましょう。

1. 日報作成をクリック
2. テンプレート一覧から「初めての日報」をクリック（表示される場合のみ）
3. テンプレートに沿って報告内容を記入する
4. 提出先を「管理者」（あなたのアカウントです）にして提出する

※スマートフォンの場合は提出先情報は画面一番下にスクロールすることで見えてきます。

チュートリアルなので日報の内容は適当で大丈夫です。気軽に日報を書き、提出先を「管理者」にして提出ボタンをクリックします。 お疲れ様でした。これで日報が作成されて管理者宛に提出されました。提出後は引き続き日報を書くか、書いた日報を確認するか選びます。 ここでは「作成した日報表示」を選び、先程の日報を見てみましょう。

より詳細なガイドについては以下のボタンをクリックしてください。

「管理者」の名前を変更する方法については後述します

Step4:提出された日報を読んだり承認したりしてみよう

日報作成後に「作成した日報表示」を選ぶとその日報の受信画面へ移動します。 ここからは日報を受け取る上司の立場になってみましょう。 日報とは報告なわけですから、当然その日報を読みます。日報に対してコメントを書くことや、その日報を承認・棄却することもできます。

右側メニューから「承認」をクリックして日報を承認してみましょう。

承認は日報のロックも兼ねています。一度承認するとその日報は管理者でないと削除出来なくなるため、不正防止に役立ちます。 もちろん内容に不備があれば棄却したり、コメントで指摘したり、あるいは上司が直接修正することも出来ます。

Step5:上司や部下など他のスタッフのアカウントを作成しよう

ここまでは一人で作業していましたが通常、日報は読み手と書き手が異なるはずですよね。 スタッフのアカウントを作って、日報を書く人、日報を読む人と、役割分担を決めて相互にやり取りができます。 そのためにまずはスタッフのアカウントを先に作る必要があります。

メニュー「グループ設定」＞「スタッフ管理」＞「アカウント作成」の順にクリックします。

スタッフアカウント作成にはログイン時に使用するメールアドレスを決める必要があります。 パスワードを忘れてしまった時の再発行等に使用することがあるため、メールアドレスは必ず受信可能なアドレスを使ってください。

パスワードについては自動で用意しますが、手動で決めることも可能です。（6文字以上）
スタッフのアカウントを作ると権限は「スタッフ」という権限になります。スタッフ権限は日報のテンプレートを変更したり、他のアカウントを作るといった「管理業務」が出来ませんが、日報の作成といった日常の業務は行える権限になります。

Step6： スタッフにNipoPlusのログイン情報を伝えて相互にやり取りしてみよう

チュートリアルも最後の工程です。 先程作ったスタッフアカウントのうち、ログインE-mailアドレスとログインパスワードをスタッフに伝えてください。 スタッフのPCやスマートフォンからNipoPlusを開き、E-mailとログインパスワードを入力してログインをします。

これでスタッフアカウントとしてログインができました。 スタッフの画面から日報を書いて管理者であるあなたに日報を書いたり、その逆も可能です。 使用する従業員の数だけ同じ手順でアカウントを作成し、日報のやり取りが可能です。 例えば部下のアカウントで日報を書くときは、提出先に「管理者」を指定すると部下から管理者へ提出する日報になります。 この日報は管理者と作成した本人しか読めない状態で保管されることになります。

日報はリアルタイム性をそこまで要求しないので時間のあるときにNipoPlusを開いて読むことになります。 もし通知が必要なときは、有料プラン限定ではありますがメール通知機能を検討してみてください。

その他の応用について

チュートリアルはここまでです。必要最低限の設定で、日報のやり取りを行うまでの流れを見てきましたがいかがでしたか？ ここでは紹介しきれなかった便利な機能がNipoPlusにはたくさんあります。例えばスタッフごとに日報の提出先を固定させたい場合は提出先固定機能が便利です。

今回の例では登場していませんが、日報テンプレートには集計が可能な入力フォームもあります。日報から集計可能なデータだけを抜き出して比較したり、グラフを作成することも可能です。

また日報データをPDFに変換して保存したり、CSV出力してエクセルなどで集計することも可能です。 「こんなことはできないの？」といった疑問があれば、いつでも遠慮なくお問い合わせください。

継続して利用する前にかならず匿名アカウントを正式アカウントへ昇格してください

これまでのチュートリアルでは匿名アカウントを使った方法で解説してきましたが、もしNipoPlusを今後も継続して使っていきたいと思っていただけたら、匿名アカウントを正式なアカウントへ早い段階で昇格させるようにしてください。 匿名アカウントはパスワードの設定がされていないため、何らかのはずみで接続が途絶えてしまうとこれまでのデータにアクセスできなくなる危険性があります。