スタッフをグループに配置

スタッフアカウントを組織に追加しただけでは日報の読み書きは行なえません。日報の読み書きは組織ではなくグループの中で行われるためです。そのためスタッフを任意のグループに追加しましょう。 図解すると以下のとおりです。

graph LR; classDef class2 fill:#ffa23e classDef class1 fill:#66cdaa 組織 --> サンプルグループ サンプルグループ:::class2 .-> あなたのアカウントをグループに参加させる:::class1 サンプルグループ:::class2 .-> 従業員のアカウントをグループに参加させる:::class1 組織 --> あなたのアカウント:::class1 組織 --> 従業員のアカウント:::class1
キャラクター

組織を会社とするならグループは部署に当たります。会社に籍があるだけで部署に所属しなければそれは幽霊社員になってしまいます

組織内にグループは何個でも作成でき、スタッフはそれらのグループに所属できます。1名のスタッフが複数のグループにまたがって所属することもできます。 全体を掌握したい場合はすべてのグループに所属しましょう。 またグループ分けは必須ではないため、小規模な事業所であれば1つのグループですべてを賄っても問題有りません。ただしこの場合でも最低1つのグループは必須です。

スタッフをグループに所属させる方法は3通りあります。

  • スタッフ一覧から所属グループを指定する
  • グループ一覧から所属スタッフを指定する
  • スタッフアカウント作成時に所属グループを指定する

この内上2つをそれぞれ詳しくみていきましょう

スタッフ一覧から所属グループを指定する

スタッフ一覧表から所属先をしています。こちらの手順ではスタッフを基準に考えます。 「Aさんは経理部」 「Bさんは営業部」 「Cさんは総務部と経理部」 といった具合です。

スタッフ一覧から所属先グループを指定する方法
スタッフ一覧から所属先グループを指定する方法

スタッフの所属グループをクリックするとグループ一覧が表示されます。ここから所属させたいグループをクリックするとそのグループにチェックマークが入ります。 これで所属は完了です。もう一度同じグループをクリックするとチェックマークが外れ、グループから脱退したという意味になります。 自分のアカウントで所属を変更していると権限不足という警告が表示される時があります。これは所属グループに対するアクセス権がなくなったための警告であり、所属の操作自体による警告では有りません。

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一言で言えば警告は気にしなくて良いということです

グループ一覧から所属スタッフを指定する

一方でグループを基準とした所属の設定もできます。こちらはグループを基準に、誰を所属させるかを考えます。 「新規Aプロジェクトに参加するスタッフはAさんとBさんとCさんと・・・」 といった具合です。

グループ一覧から所属先グループを指定する方法
グループ一覧から所属先グループを指定する方法

編集したいグループをクリックするとスタッフ名の一覧が表示されます。スタッフ名はオレンジ色か白色で表示されます。オレンジ色は編集者権限以上のスタッフです。

キャラクター

グループの中でテンプレートを作ったりするには編集者以上の権限が必要です。そのため各グループには1名以上の編集者を配置してください

スタッフ名をクリックするとスタッフの横にチェックマークが入ります。これでグループへの参加は完了です。 もう一度同じスタッフ名をクリックするとチェックマークが外れてグループから脱退されます。

目的に合わせて使いやすい方を選択してください

いかがでしたか?どちらの手順を使っても結果は変わりませんのでスタッフの人数やグループの数に応じて、使いやすいほうで設定を行ってください。 グループへの所属を行うには管理者権限が必要です。一方でグループからスタッフを追放することもでき、この追放は編集者権限で行うことができます。 このようにグループ内の統治は編集者権限でできるようになっています。グループを分ける際は各グループに1名以上の編集者権限を持つスタッフを配置することで管理がしやすくなります。

最終更新日: 2022/09/07
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