日報やチェックシートのテンプレートを作成する

テンプレートはグループ毎に作成します。1つのグループに付き最大で999種類のテンプレートを保存できます。まずはじめに空っぽの日報テンプレートを作成してみましょう。

  1. グループ設定をクリック
  2. テンプレート管理をクリック
  3. 新規作成をクリック
  4. テンプレート名を入力
「製造部」というグループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ。この画像の例ではすでに7件の日報やチェックシートが作成済みですがここに新たに新規で追加します。
「製造部」というグループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ。この画像の例ではすでに7件の日報やチェックシートが作成済みですがここに新たに新規で追加します。

新規作成ボタンをクリックするとテンプレート名を入力するウインドウがポップアップで表示されます。名前はあとからでも変更できますのでこの時点では暫定でも構いません。 保存をクリックすると日報テンプレート一覧に追加されます。 それでは追加されたテンプレートをカスタマイズしていきましょう。鉛筆アイコンのボタンをクリックして編集画面へ移ります

日報テンプレートの編集

テンプレートの編集画面は次のような見た目をしています。

日報テンプレートの編集画面
日報テンプレートの編集画面

大まかには3つのエリアに区分けできます

名称役割
ヘッダー保存やプレビューボタンが配置されています
左カラム各種入力フォームが一覧で表示されています。ここから必要なフォームを追加して右カラムの作業エリアに登録していくことが基本的な作業の流れになります
右カラム主となる日報テンプレートの編集領域です。左カラムから追加された入力フォームのサイズや名称、初期値などを設定していきます

パーツ一覧から必要なものをクリックして追加します

日報テンプレートを編集する基本的な流れは次のとおりです

  1. 左カラムから必要な入力フォームをクリックする
  2. 右カラムに入力フォームが追加される
  3. 右カラムの入力フォームの値を修正する
キャラクター

入力しやすい日報の設計を考える」の記事も目を通していただくとスムーズです。

まず左カラムから必要な入力フォームをクリックしてください。これで右カラムの編集エリアに入力フォームが追加されます。(2つめ以降はドラッグ操作でも追加可能)

パーツを追加する
パーツを追加する

この手順を繰り返して日報テンプレートに必要な入力フォームを追加していきます。追加された入力フォームは左から右へ順に詰めて配置されます。

追加した入力フォームの設定を行います

すべての入力フォームで行える設定として幅の指定があります。入力フォームはそれぞれ専有する幅を1〜12の間で指定できます。 1行の幅は12です。これを超えると自動で次の行に入力フォームが追加されていきます。 4+4+4でも6+2+2+2でも組み合わせは自由です。プレビューで入力イメージを確認しながら調整していきましょう。 専有幅を変更するとテンプレートの編集画面も狭くなり、設定内容が操作しづらく感じるかもしれません。その際はヘッダーにある「編集中は幅を無視」のチェックをONにしてください。

幅を無視して編集できます。プレビューを開くと指定した幅が適用されます
幅を無視して編集できます。プレビューを開くと指定した幅が適用されます

幅意外にも設定がありますが、それは入力フォームの種類によって内容が異なりますのでここでは詳しくは触れません。各種入力フォームの詳細ページにて設定項目をご確認ください。

各種入力フォームの共通設定項目

NipoPlusでは10種類以上の様々な入力フォームがあります。各入力フォーム個別の設定もありますが、すべての入力フォームで存在する設定項目もあります。

多くの入力フォームで存在する共通の設定項目
多くの入力フォームで存在する共通の設定項目

共通設定は次のとおりです

名称説明
①タイトル項目見出しエリアに表示される文字です
④幅1〜12の幅を選択できます。1行全てを使うには12を指定します。合計が12になると次の行に移ります
①色応用設定の中にあります。項目見出しエリアの背景色を設定できます。灰色・茶色・緑色・紺色・赤色から選択してください。初期値は灰色です
①サイズ応用設定の中にあります。表示名の文字サイズを最小・小・中・大の4段階から設定できます。初期値は「中」です。表示名が長すぎる場合は設定が無視されます
②メモ応用設定の中にあります。入力エリアの画面左上に赤文字で表示されます。日報・チェックシートの作成者が迷うことのないように補足文として活用できます
③説明用の画像応用設定の中にあります。日報を書くスタッフが操作に迷わないようにするための説明用画像を添付できます

プレビューで日報テンプレートのイメージを確認する

ヘッダーエリアにある「プレビュー」ボタンを押すとポップアップでプレビューが表示されます。 実際の日報入力画面に近いイメージが確認できます。色分け指定や入力必須など機能的な面も再現されています。

テンプレートの設計図をもとに入力イメージをプレビューします
テンプレートの設計図をもとに入力イメージをプレビューします

スマートフォンでのプレビューが見たい場合は、お使いのパソコンの画面をグーッと狭めてみてください。レイアウトが自動でスマートフォン向けに切り替わります。

PDF出力時の設定を行う

日報をPDFに出力する予定がある場合はPDFの設定も同じ画面から行えますので併せて行ってしまいましょう。 PDFについては予め用意された選択肢から選ぶタイプの設定になりますので、テンプレート本体の作成に比べればずっと簡単です。 PDF設定はテンプレート本体の画面を下にスクロールしていただくと見つかります。

日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。
日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。
名称説明
見出し項目に色付け見出しの項目に色を付ける場合はONにします。初期値はONです
コメント日報に書き込まれたコメントをPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
日付日報の日付をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
作者と宛名日報を書いたスタッフ名、日報の提出先をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
内容を簡易にする必要最低限の内容でPDFを出力します。初期値はOFFです
QRコードを埋め込む出力した日報の保存先URLを埋め込みます。権限の足りないアカウントでは読み込むことができません。
検印欄検印欄をPDFに出力します。検印欄は自由に追加できます。日報の承認権限者とは異なるものです。初期値はONです
文字サイズ全体の文字サイズを4段階から調整できます。初期値は「小」です
ページの余白PDF全体のページ余白を3段階から調整できます。初期値は「狭い」です
印刷の向きPDFの向きを縦・横から選択できます。初期値は「縦」です
透かし文字ウォーターマークを設定できます。不要な場合は空欄にしておきます

なお日報をPDFに変換する際に出力設定を行うこともできます。このケースでは設定を一時的に変更するだけであり設定の保存はされません。

テンプレートに補足情報を付け加える

テンプレートに付属させるヘッダー情報
テンプレートに付属させるヘッダー情報

日報テンプレートには「メモ」と「文書番号プレフィックス」「タグ」「提出枚数目安」の設定ができます。

項目説明
メモテンプレートのメモです。日報作成時に画面下部に表示されます
文書番号プレフィックス文書番号の前に付される文字です。初期値は「No.」です
1日1名あたりの提出枚数目安この日報を1日に何枚提出するかの目安を指定できます。指定された場合、日報テンプレート選択画面で進捗バーが表示されるようになります
タグテンプレート選択時に探しやすくする目印です。タグによるフィルター機能が使えます

タグをセットすると複数のテンプレートがある際に見つける手がかりとなります。また提出枚数目安を設定しておくと、その日に何枚日報を提出したのかが進捗バーで表示されるようになります。 目安を設定しない場合は単純に当日の提出枚数のみが表示されます。 実際に日報を作成するスタッフの画面を確認してみましょう。次の画像は日報テンプレートを選ぶ画面です。

日報作成者が使用するテンプレートを選択する画面の例。目安やタグなどが一覧に表示されており目標の日報テンプレートを速やかに見つけることができる
日報作成者が使用するテンプレートを選択する画面の例。目安やタグなどが一覧に表示されており目標の日報テンプレートを速やかに見つけることができる

日報やチェックシートのテンプレートがたくさんあっても、タグなどの目印があることで目的のテンプレートを速やかに見つけ出すことが可能です。 また提出枚数目安を設定することで「今日何枚提出し、あと何枚必要か」が視覚的に把握できます。

保存して日報テンプレートの編集を終了する

日報テンプレートの編集が完了したら最後に忘れずに保存を行ってください。編集中のデータは保存をしない限り記録されません。 誤って保存せずに画面を切り替えようとすると警告が表示されます。

キャラクター

誤ってブラウザを閉じてしまうと警告が表示されずに閉じてしまうので注意!こまめに保存するように心がけましょう

作成した日報テンプレートを使って実際に日報を書くとき、次のように表示されます。

ipadとiPhoneから見た日報作成画面イメージ。同じテンプレートですが画面幅に応じて見た目が変わります。内容自体は同一です
ipadとiPhoneから見た日報作成画面イメージ。同じテンプレートですが画面幅に応じて見た目が変わります。内容自体は同一です

iPadとiPhoneからそれぞれ表示したイメージです。 タブレットの方は指定した幅の通りに表示されますが、画面幅の狭いスマートフォンは指定した幅が無視され、縦1列となって表示されます。

日報テンプレートをコピーする

作成した日報テンプレートを複製することができます。内容は酷似しているが細部が異なるテンプレートを作りたいときは、1から作成する方法のほかコピーをして手直しするという方法も選べます。 またグループ毎に日報テンプレートを分けて作成しますが、他のグループと同じテンプレートを使用したい場合にもコピー機能が利用できます。つまりコピーには次の2種類があります。

  • 同じグループのテンプレートをコピーする
  • 他のグループのテンプレートをコピー(インポート)する

同じグループのテンプレートをコピーするのはとても簡単です。コピーしたいテンプレートの行にある「コピー」ボタンをクリックするだけです。

同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします
同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします

ワンクリックで日報テンプレートがコピーできました。コピーされたテンプレートは「元のテンプレート名+【コピー】」という名称で複製されます。 コピーといってもテンプレートのIDは異なるIDが割り当てられるため、システム上は別のテンプレートとして振る舞います。

ほかのグループの日報テンプレートをコピーしたい場合は、次の手順でコピーします。

  1. 「他グループ取込」ボタンをクリック
  2. 取り込み先グループ一覧が表示されるのでグループを選択する
  3. 取り込み先グループに存在するテンプレートが一覧で表示される
  4. 取り込みたいテンプレートをクリック
他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。
他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。
キャラクター

取り込み先グループ一覧には自分が所属しているグループしか表示されないよ!つまり自分が所属してないグループのテンプレートは取込できないよ!

取込されたテンプレートは「元のテンプレート名+【インポート】」という名称で保存されます。

日報を書くスタッフが効率よく見つけられるようにテンプレートに工夫をする

日報を書く際は使用するテンプレートを選択することになりますが、テンプレートの種類が多いとスタッフがテンプレートを探すのに手間取ってしまう可能性があります。 日報テンプレートはテンプレート名の順に並びます。頻繁に使用されるテンプレートは _や . などを名前の前につけることで上位に表示させることが可能です。 それでも種類が増えてくると見つけるのが困難になるケースもあります。その際はテンプレートにタグ付けをしてください。 タグによる色分けで視認性が向上します。

日報テンプレートの削除

不要なテンプレートは無効化、削除いづれかの方法で処理します。詳しくは日報テンプレートの削除を御覧ください。

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最終更新日: 2022/12/03