入力フォームを組み合わせるだけで日報テンプレートが簡単に自作可能 チェックシートとしても利用可能

テンプレートはグループ毎に作成します。1つのグループに付き最大で999種類のテンプレートを保存できます。まずはじめに空っぽの日報テンプレートを作成してみましょう。

  1. グループ設定をクリック
  2. テンプレート管理をクリック
  3. 新規作成をクリック
  4. テンプレート名を入力
「製造部」というグループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ。この画像の例ではすでに7件の日報やチェックシートが作成済みですがここに新たに新規で追加します。
「製造部」というグループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ。この画像の例ではすでに7件の日報やチェックシートが作成済みですがここに新たに新規で追加します。

新規作成ボタンをクリックするとテンプレート名を入力するウインドウがポップアップで表示されます。名前はあとからでも変更できますので、ここでは適当に「からっぽ」と名前をつけて保存します。 名前を入れて保存をクリックすると日報テンプレート一覧に先程指定したテンプレート名が追加されています。 それではこの空っぽの日報テンプレートをカスタマイズしていきましょう。鉛筆アイコンのボタンをクリックして編集画面へ移ります

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1つのグループで自作可能な日報テンプレートは最大999個までだよ

日報テンプレートの編集画面

テンプレートの編集画面は次のような見た目をしています。

日報テンプレートの編集画面
日報テンプレートの編集画面

大まかには3つのエリアに区分けできます

名称役割
ヘッダー保存やプレビューボタンが配置されています
左カラム各種入力フォームが一覧で表示されています。ここから必要なフォームを追加して右カラムの作業エリアに登録していくことが基本的な作業の流れになります
右カラム主となる日報テンプレートの編集領域です。左カラムから追加された入力フォームのサイズや名称、初期値などを設定していきます

日報テンプレート上に必要な入力フォームをブロックのように敷き詰めながら追加していく

日報テンプレート編集画面の左カラムには様々な入力フォームが用意されています。これらの入力フォームから日報テンプレートに必要な項目を追加していくことでオリジナルの日報テンプレートが作成できます。 入力フォームは種類が豊富にありますので、予めどのような入力フォームがあるのかを先に見ていただいたほうがスムーズにことを運ぶことができます。

例えば数値を入力するのであれば数値入力フォームがありますが、代わりに「スライダー入力フォーム」や「レート入力フォーム」を使うことでも数値入力が可能です。 そのため今お使いの日報を改めて俯瞰していただき、どの項目をどの入力フォームで対応させるのかを一度立ち止まってよく考えて見てください。 この際不要な項目などは削除し、足りていない項目を追加するなど、日報テンプレートを見直す良い機会です。

キャラクター

入力しやすい日報の設計を考える」の記事も参照してください。

日報テンプレートを編集する基本的な流れは次のとおりです

  1. 左カラムから必要な入力フォームをクリックする
  2. 右カラムに入力フォームが追加される
  3. 右カラムの入力フォームの値を修正する
日報連プレートの入力フォーム、幅は最大で12であり、超過した入力フォームは次の行に展開されます
日報連プレートの入力フォーム、幅は最大で12であり、超過した入力フォームは次の行に展開されます

まず左カラムから必要な入力フォームをクリックしてください。これで右カラムの編集エリアに入力フォームが追加されます。(2つめ以降はドラッグ操作でも追加可能) この手順を繰り返して日報テンプレートに必要な入力フォームを追加していきます。追加された入力フォームは左から右へ順に詰めて配置されます。 1行の幅は12です。これを超えると自動で次の行に入力フォームが追加されていきます。 幅は各入力フォームごとに自由に設定できますので、全体のバランスを見ながら幅の調整を行ってください。 例えば上の画像の例では1行目の幅を4 / 2 / 6で合計12になるよう調整しました。 幅は極端に狭すぎると入力しにくくなるため、後述するプレビュー機能などを駆使して入力しやすいレイアウトに調整しましょう。

またその他にも、入力項目の見出し名や、選択肢入力フォームであれば選択肢の種類を設定したり、各種入力フォームで入力必須の指定をしたりすることが可能です。 これらの設定項目は各種入力フォームごとに若干の違いがありますので、詳しくは各種入力フォームのページを参照してください。

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幅が狭くて編集しづらい場合は「編集中は幅を無視」をONにすることで編集エリアを広く確保できます

プレビューで日報テンプレートのイメージを確認する

入力フォームをタイルのように敷き詰めて、ある程度完成てきたらプレビュー機能を使って実際の日報作成時のイメージを確認しておきます。編集画面と実際の日報入力画面では若干の違いがあるため、表示上問題が無いかなどをプレビュー機能を使って確認してみましょう。 プレビュー機能では実際にデータの入力も行えます(入力データは保存されません)

作成したテンプレートをもとに入力画面イメージを確認できます。例えば署名入力フォームで色が変わっている点など、設定がそのまま反映されていることが確認できます。
作成したテンプレートをもとに入力画面イメージを確認できます。例えば署名入力フォームで色が変わっている点など、設定がそのまま反映されていることが確認できます。

プレビュー機能を使って見た結果、画面が狭かったり使い勝手が悪い場合はその都度、日報テンプレートの編集に戻り微調整していきましょう。

PDF出力時の設定を行う

NipoPlusでは日報をPDFに変換できます。PDFに変換する際の余白や印刷の向きなど細かい設定を行うことができます。

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特にPDF出力する予定がなければこの設定は無視して大丈夫です

日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。
日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。
名称説明
見出し項目に色付け見出しの項目に色を付ける場合はONにします。初期値はONです
コメント日報に書き込まれたコメントをPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
日付日報の日付をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
作者と宛名日報を書いたスタッフ名、日報の提出先をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
内容を簡易にする必要最低限の内容でPDFを出力します。初期値はOFFです
QRコードを埋め込む出力した日報の保存先URLを埋め込みます。権限の足りないアカウントでは読み込むことができません。
検印欄検印欄をPDFに出力します。検印欄は自由に追加できます。日報の承認権限者とは異なるものです。初期値はONです
文字サイズ全体の文字サイズを4段階から調整できます。初期値は「小」です
ページの余白PDF全体のページ余白を3段階から調整できます。初期値は「狭い」です
印刷の向きPDFの向きを縦・横から選択できます。初期値は「縦」です
透かし文字ウォーターマークを設定できます。不要な場合は空欄にしておきます

なお日報をPDFに変換する際に出力設定を行うこともできます。このケースでは設定を一時的に変更するだけであり設定の保存はされません。

テンプレートに補足情報を付け加える

テンプレートに付属させるヘッダー情報
テンプレートに付属させるヘッダー情報

日報テンプレートには「メモ」と「文書番号プレフィックス」「タグ」「提出枚数目安」の設定ができます。

項目説明
メモテンプレートのメモです。日報作成時に画面下部に表示されます
文書番号プレフィックス文書番号の前に付される文字です。初期値は「No.」です
1日1名あたりの提出枚数目安この日報を1日に何枚提出するかの目安を指定できます。指定された場合、日報テンプレート選択画面で進捗バーが表示されるようになります
タグテンプレート選択時に探しやすくする目印です。タグによるフィルター機能が使えます

タグをセットすると複数のテンプレートがある際に見つける手がかりとなります。また提出枚数目安を設定しておくと、その日に何枚日報を提出したのかが進捗バーで表示されるようになります。 目安を設定しない場合は単純に当日の提出枚数のみが表示されます。 実際に日報を作成するスタッフの画面を確認してみましょう。次の画像は日報テンプレートを選ぶ画面です。

日報作成者が使用するテンプレートを選択する画面の例。目安やタグなどが一覧に表示されており目標の日報テンプレートを速やかに見つけることができる
日報作成者が使用するテンプレートを選択する画面の例。目安やタグなどが一覧に表示されており目標の日報テンプレートを速やかに見つけることができる

日報やチェックシートのテンプレートがたくさんあっても、タグなどの目印があることで目的のテンプレートを速やかに見つけ出すことが可能です。 また提出枚数目安を設定することで「今日何枚提出し、あと何枚必要か」が視覚的に把握できます。

保存して日報テンプレートの編集を終了する

日報テンプレートの編集が完了したら最後に忘れずに保存を行ってください。編集中のデータは保存をしない限り記録されません。 誤って保存せずに画面を切り替えようとすると警告が表示されます。

キャラクター

誤ってブラウザを閉じてしまうと警告が表示されずに閉じてしまうので注意!こまめに保存するように心がけましょう

作成した日報テンプレートを使って実際に日報を書くとき、次のように表示されます。

ipadとiPhoneから見た日報作成画面イメージ。同じテンプレートですが画面幅に応じて見た目が変わります。内容自体は同一です
ipadとiPhoneから見た日報作成画面イメージ。同じテンプレートですが画面幅に応じて見た目が変わります。内容自体は同一です

iPadとiPhoneからそれぞれ表示したイメージです。 タブレットの方は指定した幅の通りに表示されますが、画面幅の狭いスマートフォンは指定した幅が無視され、縦1列となって表示されます。

日報テンプレートをコピーする

作成した日報テンプレートを複製することができます。内容は酷似しているが細部が異なるテンプレートを作りたいときは、1から作成する方法のほかコピーをして手直しするという方法も選べます。 またグループ毎に日報テンプレートを分けて作成しますが、他のグループと同じテンプレートを使用したい場合にもコピー機能が利用できます。つまりコピーには次の2種類があります。

  • 同じグループのテンプレートをコピーする
  • 他のグループのテンプレートをコピー(インポート)する

同じグループのテンプレートをコピーするのはとても簡単です。コピーしたいテンプレートの行にある「コピー」ボタンをクリックするだけです。

同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします
同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします

ワンクリックで日報テンプレートがコピーできました。コピーされたテンプレートは「元のテンプレート名+【コピー】」という名称で複製されます。 コピーといってもテンプレートのIDは異なるIDが割り当てられるため、システム上は別のテンプレートとして振る舞います。

ほかのグループの日報テンプレートをコピーしたい場合は、次の手順でコピーします。

  1. 「他グループ取込」ボタンをクリック
  2. 取り込み先グループ一覧が表示されるのでグループを選択する
  3. 取り込み先グループに存在するテンプレートが一覧で表示される
  4. 取り込みたいテンプレートをクリック
他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。
他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。
キャラクター

取り込み先グループ一覧には自分が所属しているグループしか表示されないよ!つまり自分が所属してないグループのテンプレートは取込できないよ!

取込されたテンプレートは「元のテンプレート名+【インポート】」という名称で保存されます。

日報テンプレートの削除

不要なテンプレートは無効化、削除いづれかの方法で処理します。詳しくは日報テンプレートの削除を御覧ください。

最終更新日: 2022/08/30
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