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更新日: 2023/01/21

日報やチェックシートのテンプレートを作成する

テンプレートはグループ毎に作成します。1つのグループに付き最大で999種類のテンプレートを保存できます。まずはじめに空っぽの日報テンプレートを作成してみましょう。

  1. グループ設定をクリック
  2. テンプレート管理をクリック
  3. 新規作成をクリック
  4. テンプレート名を入力
日報テンプレートの新規作成 グループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ 画像を拡大 グループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ

新規作成ボタンをクリックするとテンプレート名を入力するウインドウがポップアップで表示されます。名前はあとからでも変更できますのでこの時点では暫定でも構いません。 保存をクリックすると日報テンプレートの編集画面へ切り替わります。

日報テンプレートに入力フォームを追加する

テンプレートの編集画面は次のような見た目をしています。

日報テンプレートの編集画面 左側のパーツリストからクリックしてテンプレートに追加していく作業を繰り返します 画像を拡大 左側のパーツリストからクリックしてテンプレートに追加していく作業を繰り返します

左側に入力フォームリストが並びます。(スマートフォンの場合は右下の+ボタンクリックでリストを表示) 入力フォームリストから必要な項目をクリックすることで右側の編集エリアに追加されます。 各入力フォームによって様々な設定ができますので、追加して設定を行います。これの繰り返しでオリジナルの日報テンプレートをかんたんに作成することができます。 追加された入力フォームは左から右へ順に詰めて配置されます。

キャラクター

入力しやすい日報の設計を考える」の記事も目を通していただくとスムーズです。

全体のレイアウトを調整する(PC/タブレット向け)

この設定はスマートフォンからでは見た目の違いがわかりません。タブレット・PCでの利用者のみ御覧ください。

NipoPlusのテンプレートの行と列の仕組みを知ってください。そんなに難しいものではありません。

1行の幅は12です。これを超えると自動で次の行に入力フォームが追加されます。

知ってほしいのはこれだけです。幅を広く取りたい場合は6や9など大きな数字を使い、狭くても良い項目は2や3を使って敷き詰めていきます。

キャラクター

4+4+4でも6+2+2+2でも組み合わせは自由です。

全体のレイアウトを調整 幅は12で折り返されます。タイルのように上手に敷き詰めてオリジナルのテンプレートを作ってください 画像を拡大 幅は12で折り返されます。タイルのように上手に敷き詰めてオリジナルのテンプレートを作ってください

レイアウトがよくわからなければ無理に調整する必要はありません。パーツを追加する度に自動で幅が6として登録されるので、幅を変えずとも見やすいレイアウトに自動で整います。 また、1や2といった極端に狭い幅を使う際はテンプレートの編集がしにくくなることがあります。この際は画面上部にある「編集中は幅を無視」にチェックを入れてください。作業しやすい幅に見た目が変化します。

各種入力フォームの共通設定項目

NipoPlusでは10種類以上の様々な入力フォームがあります。各入力フォーム個別の設定もありますが、すべての入力フォームで存在する設定項目もあります。

共通設定項目 多くの入力フォームで存在する共通の設定項目 画像を拡大 多くの入力フォームで存在する共通の設定項目

仮にこの設定で保存し、日報作成画面を開くと次のようにテンプレートが描画されます。

共通設定項目 多くの入力フォームで存在する共通の設定項目 画像を拡大 多くの入力フォームで存在する共通の設定項目

共通設定は次のとおりです

名称 説明
①タイトル 項目見出しエリアに表示される文字です
④幅 1〜12の幅を選択できます。1行全てを使うには12を指定します。合計が12になると次の行に移ります
①色 応用設定の中にあります。項目見出しエリアの背景色を設定できます。灰色・茶色・緑色・紺色・赤色から選択してください。初期値は灰色です
①サイズ 応用設定の中にあります。表示名の文字サイズを最小・小・中・大の4段階から設定できます。初期値は「中」です。表示名が長すぎる場合は設定が無視されます
②メモ 応用設定の中にあります。入力エリアの画面左上に赤文字で表示されます。日報・チェックシートの作成者が迷うことのないように補足文として活用できます
③説明用の画像 応用設定の中にあります。日報を書くスタッフが操作に迷わないようにするための説明用画像を添付できます

プレビューで日報テンプレートのイメージを確認する

ヘッダーエリアにある「プレビュー」ボタンを押すとポップアップでプレビューが表示されます。 実際の日報入力画面に近いイメージが確認できます。色分け指定や入力必須など機能的な面も再現されています。

テンプレートのプレビュー テンプレートの設計図をもとに入力イメージをプレビューします 画像を拡大 テンプレートの設計図をもとに入力イメージをプレビューします

スマートフォンでのプレビューが見たい場合は、お使いのパソコンの画面をグーッと狭めてみてください。レイアウトが自動でスマートフォン向けに切り替わります。

PDF出力時の設定を行う(任意)

日報をPDFに出力する際の出力形式を設定できます。あとから設定することも可能ですので必要に迫られてからこのページへ戻ってきても大丈夫です。 今PDFの設定も済ませておきたい方はこのまま読み進めてください。

PDFについては予め用意された選択肢から選ぶタイプの設定になりますので、テンプレート本体の作成に比べればずっと簡単です。 PDF設定はテンプレート本体の画面を下にスクロールしていただくと見つかります。

日報をPDF出力する際の各種設定 日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。 画像を拡大 日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。
名称 説明
見出し項目に色付け 見出しの項目に色を付ける場合はONにします。初期値はONです
コメント 日報に書き込まれたコメントをPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
日付 日報の日付をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
作者と宛名 日報を書いたスタッフ名、日報の提出先をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
内容を簡易にする 必要最低限の内容でPDFを出力します。初期値はOFFです
QRコードを埋め込む 出力した日報の保存先URLを埋め込みます。権限の足りないアカウントでは読み込むことができません。
検印欄 検印欄をPDFに出力します。検印欄は自由に追加できます。日報の承認権限者とは異なるものです。初期値はONです
文字サイズ 全体の文字サイズを4段階から調整できます。初期値は「小」です
ページの余白 PDF全体のページ余白を3段階から調整できます。初期値は「狭い」です
印刷の向き PDFの向きを縦・横から選択できます。初期値は「縦」です
透かし文字 ウォーターマークを設定できます。不要な場合は空欄にしておきます

なお日報をPDFに変換する際に出力設定を行うこともできます。このケースでは設定を一時的に変更するだけであり設定の保存はされません。

テンプレートに補足情報を付け加える(任意)

日報テンプレートには「メモ」と「文書番号プレフィックス」「タグ」「提出枚数目安」の設定ができます。 不要であれば設定する必要はありません。必要に応じて設定してください。

テンプレートに付属させるヘッダー情報 文書番号プレフィックや、メモなど補足的な事項を設定できます 画像を拡大 文書番号プレフィックや、メモなど補足的な事項を設定できます
項目 説明
メモ テンプレートのメモです。日報作成時に画面下部に表示されます
文書番号プレフィックス 文書番号の前に付される文字です。初期値は「No.」です
1日1名あたりの提出枚数目安 この日報を1日に何枚提出するかの目安を指定できます。指定された場合、日報テンプレート選択画面で進捗バーが表示されるようになります
タグ テンプレート選択時に探しやすくする目印です。タグによるフィルター機能が使えます

タグをセットすると複数のテンプレートがある際に見つける手がかりとなります。また提出枚数目安を設定しておくと、その日に何枚日報を提出したのかが進捗バーで表示されるようになります。 目安を設定しない場合は単純に当日の提出枚数のみが表示されます。 実際に日報を作成するスタッフの画面を確認してみましょう。次の画像は日報テンプレートを選ぶ画面です。

1日あたりの提出目安を設定した例と設定しない例 日報作成者が使用するテンプレートを選択する画面の例。目安やタグなどが一覧に表示されており目標の日報テンプレートを速やかに見つけることができる 画像を拡大 日報作成者が使用するテンプレートを選択する画面の例。目安やタグなどが一覧に表示されており目標の日報テンプレートを速やかに見つけることができる

日報やチェックシートのテンプレートがたくさんあっても、タグなどの目印があることで目的のテンプレートを速やかに見つけ出すことが可能です。 また提出枚数目安を設定することで「今日何枚提出し、あと何枚必要か」が視覚的に把握できます。

保存して日報テンプレートの編集を終了する

日報テンプレートの編集が完了したら最後に忘れずに保存を行ってください。編集中のデータは保存をしない限り記録されません。 誤って保存せずに画面を切り替えようとすると警告が表示されます。

キャラクター

誤ってブラウザを閉じてしまうと警告が表示されずに閉じてしまうので注意!

日報テンプレートをコピーする

作成した日報テンプレートを複製することができます。内容は酷似しているが細部が異なるテンプレートを作りたいときは、1から作成する方法のほかコピーをして手直しするという方法も選べます。 またグループ毎に日報テンプレートを分けて作成しますが、他のグループと同じテンプレートを使用したい場合にもコピー機能が利用できます。つまりコピーには次の2種類があります。

  • 同じグループのテンプレートをコピーする
  • 他のグループのテンプレートをコピー(インポート)する

同じグループのテンプレートをコピーするのはとても簡単です。コピーしたいテンプレートの行にある「コピー」ボタンをクリックするだけです。

日報テンプレートのコピー 同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします 画像を拡大 同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします

ワンクリックで日報テンプレートがコピーできました。コピーされたテンプレートは「元のテンプレート名+【コピー】」という名称で複製されます。 コピーといってもテンプレートのIDは異なるIDが割り当てられるため、システム上は別のテンプレートとして振る舞います。

ほかのグループの日報テンプレートをコピーしたい場合は、次の手順でコピーします。

  1. 「他グループ取込」ボタンをクリック
  2. 取り込み先グループ一覧が表示されるのでグループを選択する
  3. 取り込み先グループに存在するテンプレートが一覧で表示される
  4. 取り込みたいテンプレートをクリック
日報テンプレートのインポート 他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。 画像を拡大 他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。
キャラクター

取り込み先グループ一覧には自分が所属しているグループしか表示されないよ!つまり自分が所属してないグループのテンプレートは取込できないよ!

取込されたテンプレートは「元のテンプレート名+【インポート】」という名称で保存されます。

日報を書くスタッフが効率よく見つけられるようにテンプレートに工夫をする

日報を書く際は使用するテンプレートを選択することになりますが、テンプレートの種類が多いとスタッフがテンプレートを探すのに手間取ってしまう可能性があります。 日報テンプレートはテンプレート名の順に並びます。頻繁に使用されるテンプレートは _や . などを名前の前につけることで上位に表示させることが可能です。 それでも種類が増えてくると見つけるのが困難になるケースもあります。その際はテンプレートにタグ付けをしてください。 タグによる色分けで視認性が向上します。

日報テンプレートの削除

不要なテンプレートは無効化、削除いづれかの方法で処理します。詳しくは日報テンプレートの削除を御覧ください。

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