日報テンプレートを自作して会社業務に合った日報を使う

ここでは日報と例示していますが他にも会議議事録や品質点検シート、月報、週報などに共通して言えることは所定のテンプレートがあり、その項目に沿って記入するという点です。 日報やチェックシートは会社ごとにバラバラであることが多く、システム化しにくいため未だに紙による記入を行っている会社も少なく有りません。

NipoPlusは豊富な入力フォームをブロックのように組み合わせるだけで、今使っている会社の日報やチェックシートのテンプレートを簡単に自作できます。このテンプレートはグループ毎に保存され、各グループ毎に最大999種類まで保存できます。 グループ毎にテンプレートが管理されるため、例えば製造部グループと営業部グループで異なる日報のテンプレートを用意することが可能です。

graph LR; classDef class2 fill:#ffa23e classDef class1 fill:#66cdaa classDef class3 fill:#f9d930 組織 --> 営業グループ:::class2 組織 --> 製造グループ:::class2 製造グループ .-> X部品品質管理シート:::class3 製造グループ .-> 不良品報告書:::class3 営業グループ .-> 営業報告日報:::class3
キャラクター

異なるグループで同じテンプレートを使いたい場合はテンプレートの取込機能で複製できます

テンプレートを自作するメリット

テンプレートがあれば日報を書く側にとっては「何を記入すべきか」が明確にわかる上に記入漏れや趣旨のブレを軽減できます。日報の読み手にとっては決まったテンプレートに沿って書かれるためスタッフ間の品質の差が生まれにくく、統一感があり読みやすいという利点があります。 各種テンプレートは1度作ればあとはそれをもとにスタッフの方々が日々の報告として繰り返し使用できます。 報告は多くのケースでほぼ毎日行われることにあるため、スタッフの業務負担を軽減する意味でもわかりやすく、入力の手間を減らせる方法を意識して日報テンプレートをカスタマイズしてみましょう。

負担を軽減するといってもそこまで難しい話ではありません。例えば日報のテンプレートに「天気」を記入する欄を作りたいとします。 キーボードから「晴れ」や「雨」などと入力するほうが楽ですか?それとも、予め用意されている解答から選ぶほうが楽でしょうか?

天気を入力する例。一覧から選ぶ方法とキーボードを叩いて入力する方法ではどちらが楽でしょうか?
天気を入力する例。一覧から選ぶ方法とキーボードを叩いて入力する方法ではどちらが楽でしょうか?

スタッフにとってどのようにして入力するのが最も楽かを考えてみてください。スタッフと相談しながらテンプレートを考えてみるのも良いでしょう。 NipoPlusにはどのような入力フォームがあるのかを予め知っておいたほうがスムーズにテンプレートの自作ができると思いますので、以下に入力フォーム一覧へのリンクを用意しました。

日報テンプレートの自作に使用可能な各種入力フォーム

項目説明集計可否CSV出力PDF出力文字検索
テキスト入力フォーム本文や備考など通常の文字入力ができるフォームです
選択肢入力フォーム予め回答を用意しておき、回答から1つ(または複数)選ぶだけで入力できるフォームです。回答によって第2の回答が変わる2層式もあります
日付と時刻入力フォーム日付や時刻・期間の入力に特化したフォームです。期間の場合は経過時間が自動で計算されます
チェックボックス入力フォームYes/Noのように2択で回答できる場合に使える最もシンプルな入力フォームです
範囲入力フォーム最低気温〜最高気温のように一定の幅のある値を入力する際に最適なフォームです
署名入力フォームお客様や日報作成者の手書きのサインなどが必要な場合に使います。手書きのイラストも挿入できます。タッチパネル対応の端末でご利用ください
写真入力フォームスマートフォンで撮影した写真などをそのまま日報に添付できます
ファイル入力フォームPDFやZipファイルなどを日報に添付できます
スライダ入力フォームつまみを動かすだけで数値の入力が可能な数値入力フォームです。上限・下限の設定が必要です
レート入力フォームネットショップなどでおなじみの★★☆☆☆のような形式で入力可能なフォームです
数値入力フォームキーボードから直接数値を入力できるフォームです。スライダやレート入力フォームの原型とも言えるフォームです
商品入力フォーム在庫の追跡が必要な場合に使える入力フォームです。追加、減少を追跡可能です
可変長入力フォーム様々な入力フォームを1つのグループにし、入力フォームの数を自由に増減できるようにする入力フォームです

これらの入力フォームをブロックのように積み重ねてタイル状に敷き詰めるだけで会社オリジナルの日報テンプレートが簡単に作成できます。もちろん専門のプログラミングの知識は一切必要ありません。簡単なマウス操作だけでテンプレートが作成できます。 入力フォームの種類によっては集計が行えたりCSV出力で1枚のエクセルシートにまとめることが出来る項目もあります。

キャラクター

テンプレートは複数個作成して自由に切り替えて使用できます。例えば「日報」と「月報」のようにね

さて準備はよろしいでしょうか?次のページから実際に日報テンプレートを作成する具体的な手順について解説していきます。

最終更新日: 2022/09/07
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