大人数(50名以上)でNipoの利用を検討中のお客様へ
50名という壁について
定期的に頂くお問い合わせの中に、「100名で使いたい」といった、大人数による質問があります。では、Nipoは大人数で使えないのでしょうか？ いいえ。200人でも500人でも利用可能です。
そもそも、50名という制限は「1グループに所属できる最大人数」であり、1会社の上限ではありません。(現在は80名まで拡張されました)
Nipoは1社という単位でくくっておらず、1グループという単位で管理を行っております。
1つの会社で数百人分のアカウント取得も可能です。ただ、1つのグループの上限が「50名」という制限があるだけです。
部屋に置き換えるとイメージしやすいです。建物全体に500人のスタッフがいたとして、会議室に全員集合できますか？
多くの場合、500人を収容できる大きな会議室は無いでしょう。でも建物全体には500人を収容できます。全員が同じ部屋にいると、かえって息苦しく、身動きも取れません。
100人でも、200人でも使えます。ただし・・・本当にいいの？
Nipoは操作性や利便性の観点から、1つのグループに所属できる人数を「最大50名まで」としています。だって、「日報」ですよ？仮に500人で日報共有を想像してみてください。自分とあまりゆかりのないプロジェクトの進捗報告や、違う部署の新人が書いた研修内容の日報が飛び交うその様を。
身もふたもない言い方をすれば、自身に関係の無い日報は「情報のノイズ」でしかありません。効率化のためのシステムに「翻弄」されてしまっては、元も子もありません。
だからこそ、Nipoはグループ分けが重要だと信じています。
グループを分けることで、本当に必要な情報だけを知ることができます。ノイズの入る余地が狭くなります。
地方自治権と同じ考え方です。
各グループの日報を1枚のエクセルで合算や集計がしたい
グループ同士の連結はセキュリティ上、そしてNipoの仕組み上できません。もともとグループ同士の連携は想定されていません。
これはNipoの不手際でした。そこで各グループのデータを集計し、1枚のエクセルシートにまとめる第三の手段を提供します。
各グループで日報のデータをCSV形式として出力します。A.csvとB.csvは別のファイルです。連結するツールとして弊社が開発したCSVSCを使ってください。
複数のCSVファイルをドラッグドロップするだけで、連結された1枚のCSVファイルとして出力することができます。詳しいガイドはCSVSCを御覧ください
各グループで同じ日報のテンプレートを使いたい
日報テンプレートのコピー機能を使うことができます。この機能を使うことで、各グループで同じ日報テンプレートが利用できます。グループ毎にテンプレートを作る必要はありません。 詳しくは日報テンプレートの編集を御覧ください
ボリュームライセンスの条件に一致すればお値引き可能です
グループを分けることで、Nipoの利用料金を安くおさせることが可能です。ボリュームライセンス割引の要件を満たすことで、1グループあたり一定額の値引きを受けることができます。詳しくは、「ボリュームライセンス割引」をご覧ください。
アジャイル開発ならぬ、アジャイル導入？みたいなことができます。最初に小規模で導入して、必要に応じて拡張しやすく、不要になればすぐ削除できます。
実際に100名の組織でNipoを導入する手順です
仮に100名の組織でNipoを運用する場合は前述の通りグループをいくつかにわけます。
分け方は自由です。20名・30名・50名で100名にしてもよいし、20名のグループを5個作ってもOKです。
部署単位や支店単位で分けても良いし、チーム単位で分けてもよいでしょう。
グループを作ろう
ここでは仮に、「栃木支店」「埼玉支店」「東京本店」で分けてみます。各店舗は上限を超えていないものとします。
グループの作成手順については、上図にある「グループを作成」ボタンを押して、名前を入力するだけです。 ３つのグループはすべて独立したものです。作成した時点では全てのグループで、あなたが管理者となっています。（グループ作成者がデフォルトで管理者となる）
各グループにメンバーを追加しよう
東京本店のグループに入り、ここで東京本店のメンバーをこのグループに追加してみましょう。東京本店をクリックして入室します。 作成直後のグループは、最初に短い初期設定画面が開きます。この設定はあとから変更できるため、スキップしてOKです。
スタッフのアカウントはE-mailだけで作成できます。
ログイン用パスワードは自動で作成されますが、安全のためログイン後に変更することを推奨します。パスワードの変更はこちらを参照してください。
アカウント作成について更に詳しく知りたい場合は、グループのメンバーを管理を御覧ください。
この手順を繰り返して、メンバーを追加していきます。
日報のテンプレートをすべてのグループにコピーする
各グループ毎に、日報のテンプレートを作成してもよいのですが、結構大変です。テンプレートを１つ作成したら、他のグループにはテンプレートをコピーすることで作業を大幅に省略できます。
取り込み先のグループに表示されるのは、「あなたが現在所属しているグループ」です。
最初に東京・埼玉・栃木と、３つのグループを作ったのを覚えていますか？だから一覧にはこの3つのグループが表示されます。
東京で作成したテンプレートを、栃木のグループへ取り込むことで、東京と栃木で同じ日報のテンプレートが利用できます。
同様に埼玉へも取り込むことで、3つすべてのグループで同じ日報のテンプレートが利用できるようになります。
テンプレートの取り込みについて詳しくは「日報・チェックシートのテンプレート作成」をご覧ください
各グループの管理者を設定する
各グループの管理者を変更したほうがいい場合もあります。この時点では3つのグループ全部あなたが管理者になっています。 管理者権限を各グループで適切なスタッフに任せることで、メンバーの追加や、テンプレート連番のリセットなどを各グループが独自に行えるようになります。 Nipoの権限は「管理者」「マネージャー」「メンバー」の３種類あります。必要に応じて適切な権限を割り当てましょう。 権限について詳しくは「グループメンバーの管理」を御覧ください。
重複したメンバーの管理
すでに気づいた方もいるかも知れませんが、現在「東京・栃木・埼玉」の各グループに「あなた」が所属しています。最大の人数は単純に考えると50×3=150名ですが、「あなた」が重複しているため、最大人数は148名になります。 では、「あなた」が東京に残り、「栃木」と「埼玉」のグループから脱退しても良いのでしょうか？答えは「どちらとも言えない」です。 グループを作り、メンバーを揃え、日報テンプレートの作成とコピーをする。ここまでで役割を終え、その後の運営は各グループに完全に委ねるのであれば、脱退してもよいでしょう。しかしそれは、すべてのグループをつなぐ司令塔としてのメンバーが居なくなることを意味します。 「自治」を優先するか、「統括」を優先するかで考え方が分かれます。よほど人数が逼迫していない限りは、残しておいても良いと思います。
