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大人数(50名以上)でNipoの利用を検討中のお客様へ

50名という壁について

定期的に頂くお問い合わせの中に、「100名で使いたい」といった、大人数による質問があります。では、Nipoは大人数で使えないのでしょうか? いいえ。200人でも500人でも利用可能です。

そもそも、50名という制限は「1グループに所属できる最大人数」であり、1会社の上限ではありません。(現在は80名まで拡張されました) Nipoは1社という単位でくくっておらず、1グループという単位で管理を行っております。
1つの会社で数百人分のアカウント取得も可能です。ただ、1つのグループの上限が「50名」という制限があるだけです。
部屋に置き換えるとイメージしやすいです。建物全体に500人のスタッフがいたとして、会議室に全員集合できますか?
多くの場合、500人を収容できる大きな会議室は無いでしょう。でも建物全体には500人を収容できます。全員が同じ部屋にいると、かえって息苦しく、身動きも取れません。

100人でも、200人でも使えます。ただし・・・本当にいいの?

Nipoは操作性や利便性の観点から、1つのグループに所属できる人数を「最大50名まで」としています。だって、「日報」ですよ?仮に500人で日報共有を想像してみてください。自分とあまりゆかりのないプロジェクトの進捗報告や、違う部署の新人が書いた研修内容の日報が飛び交うその様を。
身もふたもない言い方をすれば、自身に関係の無い日報は「情報のノイズ」でしかありません。効率化のためのシステムに「翻弄」されてしまっては、元も子もありません。
だからこそ、Nipoはグループ分けが重要だと信じています。
グループを分けることで、本当に必要な情報だけを知ることができます。ノイズの入る余地が狭くなります。
地方自治権と同じ考え方です。

各グループの日報を1枚のエクセルで合算や集計がしたい

グループ同士の連結はセキュリティ上、そしてNipoの仕組み上できません。もともとグループ同士の連携は想定されていません。 これはNipoの不手際でした。そこで各グループのデータを集計し、1枚のエクセルシートにまとめる第三の手段を提供します。
各グループで日報のデータをCSV形式として出力します。A.csvとB.csvは別のファイルです。連結するツールとして弊社が開発したCSVSCを使ってください。

CSVSCを起動する

複数のCSVファイルをドラッグドロップするだけで、連結された1枚のCSVファイルとして出力することができます。詳しいガイドはCSVSCを御覧ください

各グループで同じ日報のテンプレートを使いたい

日報テンプレートのコピー機能を使うことができます。この機能を使うことで、各グループで同じ日報テンプレートが利用できます。グループ毎にテンプレートを作る必要はありません。 詳しくは日報テンプレートの編集を御覧ください

ボリュームライセンスの条件に一致すればお値引き可能です

グループを分けることで、Nipoの利用料金を安くおさせることが可能です。ボリュームライセンス割引の要件を満たすことで、1グループあたり一定額の値引きを受けることができます。詳しくは、「ボリュームライセンス割引」をご覧ください。
アジャイル開発ならぬ、アジャイル導入?みたいなことができます。最初に小規模で導入して、必要に応じて拡張しやすく、不要になればすぐ削除できます。

実際に100名の組織でNipoを導入する手順です

仮に100名の組織でNipoを運用する場合は前述の通りグループをいくつかにわけます。 分け方は自由です。20名・30名・50名で100名にしてもよいし、20名のグループを5個作ってもOKです。
部署単位や支店単位で分けても良いし、チーム単位で分けてもよいでしょう。

グループを作ろう

ここでは仮に、「栃木支店」「埼玉支店」「東京本店」で分けてみます。各店舗は上限を超えていないものとします。

グループを3つ作成した
グループを3つ作成した
グループを3つ作成した

グループの作成手順については、上図にある「グループを作成」ボタンを押して、名前を入力するだけです。 3つのグループはすべて独立したものです。作成した時点では全てのグループで、あなたが管理者となっています。(グループ作成者がデフォルトで管理者となる)

各グループにメンバーを追加しよう

東京本店のグループに入り、ここで東京本店のメンバーをこのグループに追加してみましょう。東京本店をクリックして入室します。 作成直後のグループは、最初に短い初期設定画面が開きます。この設定はあとから変更できるため、スキップしてOKです。

スタッフアカウントの追加
スタッフアカウントの追加
スタッフアカウントの追加

スタッフのアカウントはE-mailだけで作成できます
ログイン用パスワードは自動で作成されますが、安全のためログイン後に変更することを推奨します。パスワードの変更はこちらを参照してください。
アカウント作成について更に詳しく知りたい場合は、グループのメンバーを管理を御覧ください。

この手順を繰り返して、メンバーを追加していきます。

すべてのグループは無料プランからスタートするため、一定のスタッフを追加すると人数上限に引っかかり、日報の新規作成ができなくなります。しかしそれ以外の操作は行えますので人数の上限を今は気にせずに追加してください

日報のテンプレートをすべてのグループにコピーする

各グループ毎に、日報のテンプレートを作成してもよいのですが、結構大変です。テンプレートを1つ作成したら、他のグループにはテンプレートをコピーすることで作業を大幅に省略できます。

他のグループの日報テンプレートをインポートする
他のグループの日報テンプレートをインポートする
他のグループの日報テンプレートをインポートする

取り込み先のグループに表示されるのは、「あなたが現在所属しているグループ」です。
最初に東京・埼玉・栃木と、3つのグループを作ったのを覚えていますか?だから一覧にはこの3つのグループが表示されます。
東京で作成したテンプレートを、栃木のグループへ取り込むことで、東京と栃木で同じ日報のテンプレートが利用できます。
同様に埼玉へも取り込むことで、3つすべてのグループで同じ日報のテンプレートが利用できるようになります。
テンプレートの取り込みについて詳しくは「日報・チェックシートのテンプレート作成」をご覧ください

各グループの管理者を設定する

各グループの管理者を変更したほうがいい場合もあります。この時点では3つのグループ全部あなたが管理者になっています。 管理者権限を各グループで適切なスタッフに任せることで、メンバーの追加や、テンプレート連番のリセットなどを各グループが独自に行えるようになります。 Nipoの権限は「管理者」「マネージャー」「メンバー」の3種類あります。必要に応じて適切な権限を割り当てましょう。 権限について詳しくは「グループメンバーの管理」を御覧ください。

重複したメンバーの管理

すでに気づいた方もいるかも知れませんが、現在「東京・栃木・埼玉」の各グループに「あなた」が所属しています。最大の人数は単純に考えると50×3=150名ですが、「あなた」が重複しているため、最大人数は148名になります。 では、「あなた」が東京に残り、「栃木」と「埼玉」のグループから脱退しても良いのでしょうか?答えは「どちらとも言えない」です。 グループを作り、メンバーを揃え、日報テンプレートの作成とコピーをする。ここまでで役割を終え、その後の運営は各グループに完全に委ねるのであれば、脱退してもよいでしょう。しかしそれは、すべてのグループをつなぐ司令塔としてのメンバーが居なくなることを意味します。 「自治」を優先するか、「統括」を優先するかで考え方が分かれます。よほど人数が逼迫していない限りは、残しておいても良いと思います。

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  • こちらは旧バージョンのアプリになります
更新日: 2023/03/02