日報アプリで効率的な日報管理を始めよう

チャットツールで日報のやり取りをすると、管理が煩雑になり、見返すのに手間がかかります。
少人数ならマンパワーで管理できますがそれでも手間や労力が掛かります。
「日々の日報をカレンダー上に表示する」というアイデアはいかがでしょう？NipoPlusは提出された日報をカレンダー上に表示することで、月別、週別の日報提出状況を俯瞰することができます。
また、「先週の水曜日の日報を見返したい」といった場合もカレンダーならアクセスが簡単。見たい日のセルにある日報アイコンをクリックするだけで当該日報を瞬時に表示できます。
カレンダーを使った日報管理はとても効率が良く、また相性も良いものです。

日報をうっかり提出し忘れてしまったり、忙しくて翌日提出するなんてことも日常業務では良くあること。
気持ちはわかるけど日報を管理する側からしたら、管理が煩雑になって大変ですよね。
日報を管理する側のあなたにとって便利な機能の1つがこの提出状況表。まるで出席簿のようにシンプルな見た目ながら、機能は充実です。

数値アイコン

その日にその人が提出した日報の総数です。一日に何通も出すような業務スタイルでも対応可能

休アイコン

シフト管理機能と組み合わせれば休アイコンを表示できます。提出忘れなのか、休みなのかが一目瞭然

バツマーク

その日に日報が提出されていないことを意味します。ボタン式のバツマークは対象者に催促メールを送ることもできます

印刷済み、検証済み、などのタグを自由に作成し、それらを日報の「タグ」として付与することができます。
タグには任意の色やアイコンもつけられるので視覚的にも見やすい付箋代わりとして日報管理をサポートします。

そして何よりタグによる日報の検索ができる点。これは日報システムだからこそできる強みと言えます。
過去何ヶ月も前の日報だって、検索すれば一瞬で見つけることが可能。
日報は日々増えていくものです。だからこそ、様々な条件で検索できる日報管理システムが役立ちます。

もちろんタグ以外も「テンプレート」や「作成者」「日報の状態」など、様々な角度から検索ができます。

人間はうっかりミスします。日報においてもそう。本来記入しなければならない項目を空欄で提出してしまい、突っ返された経験はだれしもあることでしょう。
書き手にとっては追記すれば済みますが、チェックする側にとって記入漏れは「余計な仕事が増える」だけです。

だったら未入力ならそもそも提出できないようにしてしまえば問題は解決できそうですね。そう、NipoPlusには「入力必須機能」を指定できます。
これにより「記入漏れ」が物理的に起こらなくなり、日報管理の手間も軽減できるというものです。
日報作成者にとってもうっかりミスを減らすことができ、まさにWin-Winな機能。

入力必須は項目ごとにON/OFFができるので、例えば備考欄のように「空欄も許される」ようなケースでももちろん対応できます。

日報は基本的には上から下に書いていくことが多いですがこれはルールではなくその方が書きやすいからです。
しかし中には「上から下に書く」あるいは「特定の順番で記入する」ことをルール化（強制化）したいケースもあります。
日報では少ないかもしれませんが、例えば設備点検シートなどで、点検の「手順」や「順序」が重要な場合、日報（この場合は点検シートですが）の記入する順序をシステム側で制御することもできます。

すこし応用的な機能ですが、より厳格な管理がしたい場合には一つの補助ツールとしてお役に立つはずです。

PCを普段使っていると、「フォルダ」「ファイル」という階層構造をよく使っていると思います。
細かく分類できるメリットが有る一方で、「どこに保存したっけ？」と、うっかり保存場所を忘れてしまうことも・・・。

日報についても同じです。人別に分けて保存するのか？月別に分けて保存するのか？様々な分類方法がありますが根本的な問題、「保存場所の喪失」は常に付きまとう問題です。
うっかり隣のフォルダに入れてしまうなんて経験は、きっと誰しもあることでしょう？

NipoPlusの日報保存場所は実はたったの１箇所です。全ての日報は「日報保存箱」に集約されます。
ではカレンダーは？提出状況表は？と気になる方もいるでしょう。
これらは内部的に「日報保存箱」から日報をロードして、カレンダーや提出状況表に反映しているに過ぎません。

フォルダから開放された、シンプルな日報管理を始めてみませんか？