⚙テンプレートの複製・削除・管理 - 再利用で業務フォーム作成を効率化

テンプレートの複製とインポート - 効率的な再利用で業務を加速#

NipoPlusでは、一度作成したテンプレートを「コピー」または「インポート」することで、新しいテンプレートをゼロから作成する手間を省き、大幅な時間短縮と業務の効率化を実現できます。テンプレートをグループ内に追加するという意味では、コピーもインポートも同じですが、取り込む元によって呼び方と手順が変わります。

特に製造業では、類似する設備点検シートや作業報告書、品質チェックリストが多く、基本構造が同じで一部だけが異なるケースが頻繁にあります。このような場合、既存のテンプレートを複製して修正することで、膨大な種類のフォーム作成を圧倒的に効率化できます。

コピー

同じグループ内のテンプレートを複製します。ワンクリックで行えるため非常に簡単です。類似する日報テンプレートや点検シートを素早く作成できます。

インポート

他のグループや旧Nipoのテンプレートを取り込みます。異なる部署や拠点間でテンプレートを共有・展開したい場合に活用できます。

テンプレートをコピーする#

作成したテンプレートを簡単に複製できます。類似の日報テンプレート、点検シート、作業報告書などを効率的に作る際に活用してください。

1. コピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリック
2. 元のテンプレート名＋「【コピー】」という名称でテンプレートの複製が作成される
3. コピーされたテンプレートを編集する

コピーしたい日報テンプレートや点検シートの行で「コピー」ボタンをクリックします。類似フォームの作成が劇的に速くなります ✗

コピーしてもテンプレートのIDは異なるため、システム上は別のテンプレートとして振る舞います。元のテンプレートのデータには一切影響を与えません。

他のグループのテンプレートを取り込む（インポート）#

他のグループで作成されたテンプレートを、自身のグループにコピーして使用したい場合は、次の手順で取り込みます。これにより、組織全体のテンプレートを標準化したり、部署間で優れたテンプレートを共有したりすることが可能になります。

1. 「他グループ取込」ボタンをクリック
2. 取り込み先グループ一覧が表示されるのでグループを選択する
3. 取り込み先グループに存在するテンプレートが一覧で表示される
4. 取り込みたいテンプレートをクリック

他グループで作成された日報や点検シートのテンプレートを取り込めば、ゼロから作る手間が省け、組織全体の業務効率が向上します ✗

取り込みされたテンプレートは「元のテンプレート名＋【インポート】」という名称で保存されます。必要に応じて名称を変更してください。

Nipo【旧版】で作ったテンプレートを取り込む#

Nipo【旧版】（緑色のロゴマークの旧バージョン）からNipoPlusへ移行される方向けの手順です。旧バージョンを使っていない方は読み飛ばしてください。

インポート手順

まずNipo【旧版】を開き、設定画面からテンプレートをエクスポートします。

旧バージョンのNipoからテンプレートをエクスポートする操作です ✗

続いてNipoPlusを起動し、テンプレート設定画面を開きます。

旧NipoのテンプレートをNipoPlusへインポートします。スムーズな移行をサポートします ✗

数秒ほどで解析が完了し、テンプレート一覧が表示されます。 プレビューボタンを押すと実際にレポート作成画面をポップアップで確認できます。 取り込みボタンを押すとNipoPlusへ取り込みが実行されます（取り込まれたテンプレートは一覧から削除されます。） 削除ボタン（ゴミ箱アイコン）をクリックすると取り込みをせずに削除します。

テンプレートの無効化と削除 - 安全な管理のために#

NipoPlusでは、テンプレートの管理を安全に行うため、「無効化」と「削除」の2段階の処理を採用しています。これにより、誤って重要なテンプレートを失うリスクを軽減します。

テンプレートの無効化#

テンプレートを無効化すると、レポート作成時のテンプレート一覧から表示されなくなります。しかし、過去にそのテンプレートで作成された日報や点検記録には一切影響は有りません。過去データの参照や集計は引き続き可能です。よって、通常は「無効化」で十分であり、テンプレートのアーカイブとして利用できます。

無効化するには、テンプレート横にあるゴミ箱アイコンをクリックします。

テンプレートの削除#

無効化したテンプレートをシステムから完全に削除することもできます。しかし、これは非常に慎重に行うべき操作です。

【テンプレートを削除することによる影響】 削除すると、過去にそのテンプレートを使用して作成されたレポートのレイアウト情報が維持できなくなります。これにより、レポートの体裁が崩れるだけでなく、集計やPDF出力もできなくなる点に注意してください。

以下の手順でテンプレートを完全に削除します。

1. 削除したいテンプレートを無効化する
2. 「無効化されたテンプレート」一覧から削除をクリックする
3. 確認メッセージを確認の上「OK」ボタンをクリック

テンプレートを完全に削除するには、まず無効化し、その後「無効化されたテンプレート」一覧から削除という２段階の処理を行います ✗

「無効化されたテンプレート」一覧に移動します。ここから完全に削除したいテンプレートを選び「完全に削除」ボタンをクリックします。

テンプレートを削除することによる影響の詳細#

前述の通り、削除したテンプレートを使用して作成された過去のレポートは、そのレイアウト情報が消失してしまうため、体裁を保つことができなくなります。 レイアウト情報がなくなることでレポートは次のような表示に切り替わります。

テンプレートが削除されると、過去のレポートは項目名が消失し、生データ表示になります。暗号のように読みにくくなるためご注意ください。私（ヘルプキャラクター）が邪魔な時は×ボタンで消してね▶ ✗

提出日やタグといった共通情報は確認できます。しかし、レポート本文のデータは生データの形で出力され、非常に読みにくくなることが分かります。これは、後から過去のレポートを参照したり、分析したりする際に大きな支障となります。