日報テンプレートを自作
テンプレート作成ガイド
入力フォームと呼ばれる様々な部品を、ブロックのように組み合わせていくだけで簡単にオリジナルの日報テンプレートが仕上がります。
入力フォームは10種類以上ありますので、用途に合わせて自由にチョイスして組み合わせて下さい。
１回作ったテンプレートをコピーして類似のテンプレートを作ることも可能です。
Step1.日報に必要な項目の洗い出し
まずは日報や点検表など、業務に使用するテンプレートがどのくらいあるか一度棚卸しをしてみましょう。
今使用している日報には、どのような項目がありますか？
一般的には次のような項目があると思います。
- 所属部署
- 作業日
- 作業内容
- 課題・メモ
これらを、NipoPlusの入力フォームに変換してみます。
- 作業部署
- 選択式入力フォームがおすすめ。部署は通常、数種類あり選択して入力したほうが楽
- 作業日
- 日付と時刻入力フォームがおすすめ。カレンダーから選ぶだけで日付入力が可能なので楽
- 作業内容
- 文字入力フォームがおすすめ。改行やリンクも使え、通常の文字入力に最適
- 課題・メモ
- 文字入力フォームがおすすめ。
このように、適材適所で向いているフォームに変換していきます。入力フォームは大分類で6種、詳細で10種類以上ありますので、まずはどのような入力フォームが使えるのかを確認してみて下さい。
- 文字入力系
- 本文の入力や住所といったシンプルな文字入力に最適です。
- 選択入力系
- 予め回答を用意しておき、選ぶだけで入力できるお手軽入力です
- 日付入力系
- 作業時間や予定の日時など、日付関係はこれで決まりです。期間指定をするとかかった合計時間も自動で算出します
- 署名・写真系
- 作業現場の写真や顧客の受領サイン、ファイルなど、いわゆるバイナリ系のデータをレポートに添付できます
- 数値系
- 売上高や訪問件数、走行距離など数値として扱えるものはこれできまり。数値なので集計機能との相性も抜群です
- その他
- 反復入力や商品入力など、ちょっとユニークなフォームもあります。詳しくはそれぞれのページでご確認ください
その中で、最も楽に入力ができそうなものが最も適しているフォームです。
日報は毎日書く必要があるため、いかにスタッフの入力負担を軽減できるか？を意識してください。
レポート入力の手間を減らす
楽をするのではない。効率化するのだ
Step2.テンプレートを新規作成する
棚卸しを終えたところで、早速作業に取り掛かりましょう。まずはブランクのテンプレートを作成します。
- グループ設定をクリック
- テンプレート管理をクリック
- 新規作成をクリック
- テンプレート名を入力（暫定でもOK）
名前入力を終えるとテンプレート作成画面へ切り替わります。
Step3.テンプレートに入力フォームを追加する
テンプレート作成画面は下画像のような構成です。
左パネルに入力フォームリストがあり、右パネルには実際の編集画面が表示されます。具体的な作業は以下の繰り返しです。
- 左側の入力フォームから必要なフォームをクリック
- 編集エリアに入力フォームが追加される
- 幅やタイトルを変更する
幅を狭くすると編集画面上でも狭くなります。 狭くて編集がしにくいときは、画面上部にある「編集中は幅を無視」にチェックを入れて下さい。
Step4.プレビューでテンプレートの構成を確認する
ある程度項目を追加し終えたら、画面ヘッダーエリアの「プレビュー」ボタンを押して実際のイメージを確認してみましょう。
実際に入力して操作感を確かめることもできます（入力内容は保存出来ません）
プレビューで使いにくい点が見つかれば適時修正します。問題が解消されれば、保存してテンプレートの完成です。
Step5.テンプレートを保存する
テンプレートの編集が完了したら最後に忘れずに保存を行ってください。編集中のデータは保存をしない限り記録されません。 誤って保存せずに画面を切り替えようとすると警告が表示されます。
テンプレート作成の補足事項
簡単に説明すれば上記のStep1〜Step5でテンプレートを作成することができます。
上記で説明しきれなかった部分については、この補足セクションで個別に解説しています。必要に応じて御覧ください。
入力フォームの幅について
テンプレートは1行を12分割して計算しています。それぞれのフォームには任意の幅を設定できます。12を超えると、次の行に回ります。
スマートフォンで日報を書く場合は入力フォームの幅は無視され、1列に並び替わります。
各種入力フォームの共通設定項目
入力フォームの種類に応じて固有の設定があるものもありますが、共通の項目もたくさんあります。例えば見出しタイトルなどは全てのフォームに同じ設定があります。
これらを「共通設定項目」と呼びます。
共通設定項目には以下の項目があります。
共通設定詳細
- ①タイトル
- 項目見出しエリアに表示される文字です
- ④幅
- 1〜12の幅を選択できます。1行全てを使うには12を指定します
- ⑤タイトルカラー
- 応用設定の中にあります。項目見出しエリアの背景色を設定できます。灰色・茶色・緑色・紺色・赤色から選択してください。初期値は灰色です
- ①サイズ
- 応用設定の中にあります。表示名の文字サイズを最小・小・中・大の4段階から設定できます。初期値は「中」です。表示名が長すぎる場合は設定が無視されます
- ②メモ
- 応用設定の中にあります。入力エリアの画面左上に赤文字で表示されます。レポート・チェックシートの作成者が迷うことのないように補足文として活用できます
- ③説明用の画像
- 応用設定の中にあります。レポートを書くスタッフが操作に迷わないようにするための説明用画像を添付できます
例えば色や説明用画像をセットすると次のように華やかなテンプレートになります。
入力フォームを削除する
テンプレート編集から削除したいフォームの右下にあるゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
これで削除が完了しました。
PDF出力時の設定
この設定は重要ではないので余裕のあるときに設定してください。 レポートをPDFに出力する際の余白や透かしといったレイアウトの設定ができます。ここで設定したPDFオプションがデフォルト値として記録されます。 詳しくはPDF出力設定を御覧ください。
テンプレートに補足情報を付け加える
メモやタグの設定が可能です。不要であれば設定する必要はありません。
補足情報詳細
- メモ
- テンプレートのメモです。レポート作成時に画面下部に表示されます
- 文書番号プレフィックス
- 文書番号の前に付される文字です。初期値は「No.」です
- 1日1名あたりの提出枚数目安
- このレポートを1日に何枚提出するかの目安を指定できます。設定した場合、テンプレート選択画面で進捗バーが表示されます
- タグ
- テンプレート選択時に探しやすくする目印です。タグによる検索もできます
入力の順序を制御する(任意)
決まった順に入力を強制したい場合はフォームの入力順序を指定できます。入力順序はすべて制御することも、一部だけを制御することもできます。
詳細
- 「入力順序を指示する」にチェックを入れる
- 「入力順の設定」をクリック
- 順序指定ウインドウがポップアップで表示される
- 順序指定の左列一覧から順序指定したい項目にある＋ボタンをクリック
- 右列に追加される（右列は順序指定されたフォームです）
- プレビューを使い動きを確認する
設定画面がポップアップで表示されます。
左の一覧から順序指定する項目の＋ボタンをクリックして右列へ追加します。
右側のリストの上から順に入力の制御が行われます。ただしく動作するかをプレビューを使い確認してください
たくさんのテンプレートも効率よく管理
テンプレートは各グループごとに作成、管理されます。有料プランでは1つのグループで最大999種類のテンプレートを作成、管理できます。 数が多い場合はフォルダ分けやタグ付けを使って効率よく管理できます。 例えば月曜日や火曜日といった曜日ごとに使うテンプレートが変わる場合は曜日ごとのタグを作ることで効率よく管理できます。 複数種類扱えるので日報だけでなく、設備点検、品質チェック、5Sチェックシートなど様々なテンプレートを作成して活用できます。 どのようなテンプレートが作れるか一例を紹介しているページも御覧ください
