🚫 スタッフが利用できるテンプレートを制限する：現場の混乱を防ぎ、日報をスムーズに
製造業などで、点検機器や作業工程ごとに日報テンプレートを作成していくと、その数は20種類、30種類と膨大になることがあります。こうなると、現場のスタッフは「どれを使えばいいの？」「目的のテンプレートが見つからない…」と混乱し、日報作成に余計な手間がかかってしまいがちです。
NipoPlusのテンプレートの制限機能は、このような現場の悩みを解決します。
スタッフごとに 「使えるテンプレート」をあらかじめ絞り込むことで、不要な選択肢をなくし、混乱を防ぎ、探す手間を削減します。 「迷わない」ことが、スムーズな日報運用への近道です。
1. テンプレート制限機能の目的とメリット
この機能は、特に以下のような場面で大きなメリットを発揮します。
- 現場の混乱防止
- スタッフが使うべきテンプレートが一目でわかり、誤ったテンプレートでの提出を防ぎます。
- 探す手間を削減
- 膨大なテンプレートリストの中から、目的のものを探す時間がなくなります。
- シンプルな操作画面
- 選択肢が少ないことで、日報作成画面がスッキリし、操作性が向上します。
- 特定の業務への集中
- スタッフは自分の担当業務に必要なテンプレートだけに集中できます。
2. スタッフごとに利用可能なテンプレートを設定しよう
この設定は、編集者権限以上のスタッフが行うことができます。
- 左メニューから「グループ設定」をクリックします。
- 上部メニュー（またはグループ設定画面内）の「スタッフ管理」をクリックします。
- テンプレートを制限したいスタッフの行にある「テンプレートを制限」ボタンをクリックします。
- ポップアップで設定画面が開きます。
スタッフごとに使用できる日報テンプレートを制限します。これにより、スタッフが迷わず日報を作成できます。
設定画面での操作
ポップアップで開いた設定画面で、以下の操作を行います。
- 「利用可能なテンプレートを制限する」のチェックボックスをONにします。
- リストから、そのスタッフに利用を許可したいテンプレートを選択（チェックを入れる）します。(選択されたテンプレートだけが、そのスタッフのレポート作成画面に表示されるようになります。)
- 設定後、「保存」ボタンなどをクリックします。
「利用可能なテンプレートを制限する」にチェックを入れ、使わせたいテンプレートを選ぶだけ。選ばれていないテンプレートは、そのスタッフからは見えなくなります。
この設定により、該当スタッフのレポート作成時には、ここで選ばれたテンプレートだけが一覧に表示されるようになります。
3. 制限はレポート作成時にのみ適用されます
「利用可能なテンプレートの制限」機能は、レポート作成時にスタッフが選択できるテンプレートを制御するためのものです。
それ以外の操作、例えばレポートの集計や、制限されたテンプレートで既に作成された過去のレポートを閲覧することについては、この制限は適用されません。