🚫 スタッフが利用できるテンプレートを制限する
この設定には編集者権限以上が必要です
製造業など、業種によっては入力テンプレートの種類が膨大になることがあります。テンプレートが多いと次のようなデメリットがあります。
- 使用するテンプレートを一覧から探す手間がかかる
- 誤って違うテンプレートを使ってしまう
スタッフごとに 「使えるテンプレート」をあらかじめ絞り込むことで、不要な選択肢をなくし、混乱を防ぎ、探す手間を削減します。
制限ではなくフォルダ分けによる管理も有効です
テンプレート制限機能の目的とメリット
この機能は、特に以下のような場面で大きなメリットを発揮します。
- 現場の混乱防止
- スタッフが使うべきテンプレートが一目でわかり、誤ったテンプレートでの提出を防ぎます。
- 探す手間を削減
- 膨大なテンプレートリストの中から、目的のものを探す時間がなくなります。
- シンプルな操作画面
- 選択肢が少ないことで、日報作成画面がスッキリし、操作性が向上します。
- 特定の業務への集中
- スタッフは自分の担当業務に必要なテンプレートだけに集中できます。
スタッフ毎に利用可能なテンプレートを設定する
- 左メニューから「グループ設定」をクリック
- 上部メニューの「スタッフ管理」をクリック
- テンプレートを制限したいスタッフの行にある「テンプレートを制限」ボタンをクリック
- ポップアップで設定画面が開く
制限すると情報ノイズが減るからストレス軽減だね
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- 「利用可能なテンプレートを制限する」のチェックをONにする
- リストから利用を許可するテンプレートを選択する
- 設定後、「閉じる」ボタンをクリック
利用可能なテンプレートだけを選ぶのです
選択されたテンプレートだけが、そのスタッフの日報作成画面に表示されます
この設定により、該当スタッフのレポート作成時には、ここで選ばれたテンプレートだけが一覧に表示されるようになります。
制限はレポート作成時にのみ適用されます
「利用可能なテンプレートの制限」機能は、レポート作成時にスタッフが選択できるテンプレートを制御するためのものです。 それ以外の操作、例えばレポートの集計や、制限されたテンプレートで既に作成された過去のレポートを閲覧することについては、この制限は適用されません。