🔐 レポートの提出先を固定する：現場の負担をなくし、誤提出を防止

NipoPlusで日報を作成する際、現場のスタッフが「誰に提出するか」「誰に共有するか」を毎回選ぶのは、負担が大きく、誤提出のリスクも伴います。

この悩みを解決するのが、NipoPlusの 「提出先の固定」機能です。

管理者が事前にスタッフやテンプレートごとに提出先や共有先を固定しておくことで、現場のスタッフは日報を書いて提出ボタンを押すだけで済みます。これにより、不要な混乱を回避し、スムーズな日報提出を実現します。

初期設定として多少の手間は増えますが、その後の現場の効率と安心感を考えると、ぜひ設定をご検討いただきたい機能です。もちろん、この機能を使わないという選択も可能です。

1. 「提出先」と「共有先」の違いを理解しよう#

レポートが「誰に読めるか」は、主に「提出先」と「共有先」の2つによって決まります。

提出先

そのレポートを読み、承認や棄却ができる、いわば「直属の上司」や「承認者」にあたるユーザーです。

共有先

そのレポートを読めるが、承認や棄却はできない、いわばメールの「CC」にあたるユーザーです。 NipoPlus上では、「他に日報を読める人」という名称で表示されることもあります。

2. 提出先指定の優先順位と設定箇所#

レポート作成時に、提出先・共有先を自動で設定する方法は主に3つあります。複数の設定が重複している場合、優先順位の高いものが適用されます。

スタッフごとに個別に提出先を指定

最も優先される設定です。特定のスタッフの提出先を細かく制御したい場合に利用します。

テンプレートごとに提出先を指定

2番目に優先される設定です。特定のテンプレートで書かれた日報の提出先を固定したい場合に利用します。

前回の提出先情報から自動でセット

最も優先度が低い設定です。管理者側で固定する設定ではなく、レポート作成スタッフ自身の履歴をもとに自動でセットされます。

設定項目として操作できるのは、上記の1番目と2番目です。

2-1. テンプレートごとに提出先を指定する（推奨）#

この設定は、レポートのテンプレートごとに提出先を固定したい場合に最適です。特定の業務やフォーマットの日報は、常に同じ承認者へ提出されるような場合に便利です。

設定手順：

1. 左メニューから「グループ設定」をクリックします。
2. 上部メニュー（またはグループ設定画面内）の「テンプレート管理」をクリックします。
3. 提出先を指定したいテンプレートの行にある「提出先の指定」ボタンをクリックします。
4. 表示される画面で、提出先や共有先を指定し、設定を保存します。

テンプレートごとに提出先を固定します。例えば「Aライン点検表」は必ず「赤羽さん」に提出、といった設定が可能です。 ✗

設定例の解説： 上記の画像の設定を例にすると、「Aライン製造点検表」というテンプレートで書かれたレポートは、必ず「赤羽さん」宛に提出され、その他に「田原さん、日光さん」がレポートを閲覧できる、という意味になります。

2-2. スタッフごとに個別に提出先を指定する#

この設定は、特定のスタッフが特定のテンプレートを使った場合に限り、提出先を細かく制御したい場合に利用します。すべての組み合わせを設定する必要はなく、必要な項目の一部だけを設定することも可能です。

設定例： 「Aさん」が「業務レポート」というテンプレートを使った場合は「X部長宛」に提出される、といった具合に指定できます。

設定手順：

1. 左メニューから「グループ設定」をクリックします。
2. 上部メニュー（またはグループ設定画面内）の「スタッフ管理」をクリックします。
3. 提出先を指定するスタッフの行にある「提出先の固定」ボタンをクリックします。
4. ポップアップで設定画面が表示されます。

レポート提出先を固定すれば、間違えて他の人に提出してしまうミスをゼロにできます！ ✗

3. 提出先固定の詳細設定とオプション#

ポップアップで表示される提出先の指定ウィンドウで、詳細な設定を行います。

【誰が】【どのテンプレートを使ったとき】【誰に出すのか】を細かく設定できます。 ✗

設定の考え方： シンプルに考えると、以下の2つの項目を組み合わせるだけです。

1. どのテンプレートを使ったときに、
2. 誰あてに提出するのか

必要に応じて、以下のオプション設定も可能です。

提出先や共有先の変更を許可しない

• ON: レポート作成時に、スタッフが提出先や共有先を変更できなくします。(推奨)
• OFF: 初期値で指定した提出先が選ばれますが、スタッフが手動で変更することが可能です。

グループ内の全スタッフを自動で含める

• ON: 共有先にグループ内の全スタッフが自動でセットされます（つまり、全員が閲覧可能になります）。
• OFF: 共有先も個別に指定するウィンドウが出現し、手動で選択できます。

リセット

この設定で指定した提出先、共有先の情報をすべてリセットします。

4. 提出先が固定された画面の例#

提出先が固定された状態でレポートを作成する場合、提出先が自動でセットされます。もし「提出先や共有先の変更を許可しない」設定が有効であれば、スタッフは提出先の項目を変更することもできなくなります。

提出先が正しく固定化されていることがわかりますね。これで現場のスタッフは迷わず提出できます。 ✗

これで、現場のスタッフは日報の作成のみに専念することができ、提出先や共有先といった煩わしい項目を意識する必要がなくなります。現場スタッフの効率と誤操作防止のためにも、提出先のロック設定はぜひ済ませておきましょう。