🆕 スタッフアカウントの作成・管理：完全ガイド

NipoPlusで日報をチームで運用するには、まず各スタッフの「アカウント」を作成し、適切に管理していく必要があります。アカウントの作成・管理は、管理者権限を持つユーザーのみが行えます。

このページでは、スタッフアカウントの作成から、実際に利用を開始できる状態になるまでの必須ステップ、アカウントに関する重要な注意点（料金や管理方法など）、そして日々の運用で必要となるアカウントの管理操作まで、すべてを網羅して解説します。

1. スタッフアカウントを新規作成する#

新しいスタッフアカウントを作成する手順です。アカウントを作成すると、自動であなたの組織内にアカウントが追加されます。

1. 左メニューから「組織設定」をクリックします。（このボタンは管理者権限を持つユーザーのみに表示されます）
2. 組織設定画面に切り替わったら、「スタッフ管理」セクションの中にある「新規作成」ボタンをクリックします。
3. 表示されたフォームに必要事項を入力し、「作成」ボタンをクリックします。

組織内に新しいスタッフのアカウントを追加します。必須項目はE-mailアドレスのみです。 ✗

入力項目の解説#

以下の表を参考に、各項目を入力してください。E-mailアドレス以外は任意入力です。

ログインE-mail※必須

スタッフがNipoPlusにログインする際に使用するメールアドレスです。ログインIDとしても機能します。

名前

NipoPlus内で表示されるスタッフの名前です。（例：山田 太郎）

権限

このスタッフに与える権限を指定します。「管理者・編集者・スタッフ・書き込みのみ・ゲスト」の中から選択してください。

初期パスワード

ログイン時に使用する初期パスワードです。自動でセットされますが、「パスワードを変える」にチェックを入れることで、手動で変更することも可能です。

所属先

このスタッフが最初に所属するグループを指定します。初期状態ではすべてのグループに所属します。必要に応じて調整してください。

メモ

スタッフに関する任意のメモを記入できます。

複数アカウントをまとめて作成する（一括登録）#

作成するユーザーアカウントが多い場合は、簡単に一括登録できる機能をご利用ください。

ログインに使用するE-mailアドレスのリストを用意し、入力エリアに1行につき1件のE-mailアドレスを貼り付けるだけです。最大50アカウントまでまとめて作成できます。

複数のスタッフアカウントをまとめて作成できます。特に新規導入時など、大人数でのアカウント作成時に便利です。 ✗

2. 作成したアカウントを利用可能にする：グループへ所属させる#

スタッフアカウントを作成しただけでは、まだ日報の読み書きはできません。NipoPlusでは、グループに所属することで初めて、そのグループ内で日報のやり取りができるようになります。これは非常に重要なステップです。

• グループをまだ作成していない場合は「グループの作成」をご覧ください。
• （※アカウント作成時に「所属先」を指定している場合も、ここで改めて確認・変更できます。）

1. 左メニューから「組織設定」をクリックします。
2. 「スタッフ管理」セクションで、操作したいスタッフの行にある「所属グループ」をクリックします。
3. グループ一覧が表示されるので、所属させたいグループにチェックを入れて「保存」をクリックします。

組織のスタッフをそれぞれのグループに所属させましょう。これにより、日報の読み書きが可能になります。 ✗

グループから見たスタッフ一覧

グループにスタッフが所属すると、そのグループの管理画面にスタッフ名が追加されます。 グループ内のスタッフ管理画面は、組織のスタッフ管理（現在のページ）とは異なり、グループの中でのみ適用される設定（使用可能なテンプレートの設定やレポートの提出先など）を行います。

グループ内から見た所属スタッフの一覧画面です。各グループに誰が所属しているかを確認できます。 ✗

スマホの画面 PCの画面

作成したアカウントでログインしてみよう#

アカウントが作成され、グループに所属したら、そのアカウント情報（E-mailとパスワード）を該当のスタッフに伝えてください。 スタッフはNipoPlusを開き、その情報を使ってログインできるようになります。

ログインの具体的な方法については「ログイン・ログアウトする」のページをご覧ください。

3. 日々の運用：アカウント情報の編集と管理#

ここでは、スタッフアカウントがNipoPlusを利用し始めた後の、日々の運用で必要となる情報の変更・管理操作について解説します。

スタッフアカウントの基本情報を変更する#

スタッフの名前、権限、メモなど、アカウントの基本情報は、組織設定画面で直接クリックして簡単に変更できます。

1. 左メニューから「組織設定」をクリックします。
2. 「スタッフ管理」セクションで、編集したいスタッフの該当項目（名前、権限など）をクリックします。
3. 表示される編集ウィンドウで、新しい値を入力・選択し、「保存」をクリックします。

スタッフの名前や権限、メモなどを変更するには、該当の項目を直接クリックしてください。ポップアップで編集画面が表示されます。 ✗

変更可能な項目と注意点#

名前・ふりがな

NipoPlus内で表示されるスタッフの名前です。「名前」をクリックして編集します。 レポート作成時の提出者名や承認ボタン押下時の名前は、その時点で設定されている名前が使用されます。

権限

スタッフの権限ランクを変更します。 **自分の権限を変更することはできません**。ご自身の権限を変更したい場合は、他の管理者権限を持つユーザーに依頼してください。

所属グループ

スタッフが所属するグループを変更できます。 **どこのグループにも所属していないスタッフは、日報の読み書きなどNipoPlusの主要な機能を利用できません**のでご注意ください。

Email

ログインに使用するE-mailアドレスを変更できます。 変更されたスタッフは、次回NipoPlusを起動する際に再ログインが必要になります。 関連ページ：ログインE-mailの変更

メモ

スタッフに関する任意のメモを記入できます。クリックして編集してください。

API利用

API機能の利用を許可するかどうかを設定します。API機能を使いたい場合は「⭕」にしてください。 安全性を高めるため、API利用可能なアカウントは必要最小限に抑えることを推奨します。 関連ページ：APIを使う

パスワード

スタッフのログインパスワードを変更できます。 変更されたスタッフは、次回NipoPlusを起動する際に再ログインが必要になります。 関連ページ：ログインパスワードを忘れた方

4. アカウント数と料金プラン、制限について#

NipoPlusでは、作成できるアカウント数と料金プランが連動しています。

• 無料プラン の場合：4アカウントまでという制限があります。
• 有料プラン の場合：ご契約いただいた人数に応じて利用可能なアカウント数が変化します。

制限を超過した場合の注意点： 契約人数や無料プランの上限を超えてアカウントを作成することはできますが、上限を超過した状態では**レポートの新規作成ができなくなります。** この状況は早急に解消する必要があります。

制限超過の解消方法#

制限を超過してしまった場合は、以下の2つの方法で問題を解決できます。

使っていないアカウントを無効化する

一時的に利用しないアカウントを無効化することで、利用人数から除外されます。詳細は後述の「アカウントの停止・削除」をご覧ください。

契約プランを見直す（利用人数を増やす）

GOLD PLANの契約人数を増やすことで、より多くのアカウントを利用できるようになります。

• 請求書払いの場合の人数変更はこちら
• クレジットカード払いの場合の人数変更はこちら

5. アカウントの停止・削除（退職・休職時など）#

スタッフの退職・休職などでNipoPlusを利用しなくなった場合、そのアカウントを適切に管理（無効化または削除）する必要があります。

5-1. スタッフのアカウントを無効化する（推奨）#

アカウントの無効化は、アクセスを停止しつつ過去のデータとの紐付けを維持できるため、最も推奨される方法です。無効化されたスタッフは、有料プランの利用人数にはカウントされません。

1. 左メニューから「組織設定」をクリックします。
2. 「スタッフ管理」の項目までスクロールします。
3. 無効化したいスタッフの「状態」列にあるボタンをクリックします。
4. ボタンが赤色（または「無効」を示す表示）になれば無効化完了です。

スタッフの状態ボタンを1回クリックすると無効化、もう1回クリックすると有効に戻ります。柔軟なアカウント管理が可能です。 ✗

無効化されたアカウントの挙動：

• そのアカウントからのすべてのアクセス権が無くなります。
• 本人のNipoPlus画面には権限不足のエラーメッセージが出力され、ログインができなくなります。
• 過去に作成されたレポートはそのまま残り、提出者情報も正しく表示されます。
• 有料プランの利用人数にはカウントされません。

5-2. スタッフのアカウントを有効に戻す#

無効化したアカウントを再度利用可能にする場合は、上記と同様の手順で状態ボタンをもう一度クリックしてください。ボタンが緑色（または「有効」を示す表示）になり、権限が有効に戻ります。

5-3. スタッフのアカウントを削除する#

アカウントの削除は、無効化よりもさらに強力な操作です。過去のレポートとの紐付けに影響が出る可能性があるため、通常は「無効化」で十分であり、削除は慎重に行うことを推奨します。

1. 無効化ボタンの隣にある下向き三角ボタンをクリックします。
2. 表示されるメニューから「削除する」ボタンをクリックします。

多くの場合、スタッフを「削除」する必要はほとんどありません。「無効化」で十分管理できます。 ✗

アカウント削除後の挙動：

• アカウントがシステムから完全に削除されます。
• そのメールアドレスは空きの状態になるため、再び同じメールアドレスでアカウントの作成ができます。
• しかし、削除前と削除後では異なるスタッフとして認識されます（IDが再割り当てされるため）。

5-4. 退職した管理者のアカウントを引き継ぐ#

一般的なスタッフが退職した場合はアカウントの無効化で対応できますが、管理者のスタッフが退職する場合は少し注意が必要です。

新しい管理者のアカウントを作成しても、これまでに提出されてきたレポートが権限の関係で読めないケースが出てくる可能性があります（NipoPlusの設定により異なります）。

過去のレポートも含めてスムーズに引き継ぎをするには、退職した管理者のアカウントをそのまま新しい担当者が利用するのが最もシンプルな解決策です。

引き継ぎの際の手順と注意点：

• 引き継ぐ際は、安全のためログインパスワードを必ず変更してください。
• アカウントを引き継いだら、NipoPlus内で表示される名前を新しい担当者の名前に変更してください。 （レポートの承認印などで使用されます。）
• 前任者が承認したレポートの承認印は、引き続き前任者の名前で表示されるため、混乱の心配はありません。

 

＋応用機能：共用アカウントについて（特殊な用途）

この機能は応用です

通常は使用しません。スタッフの人数分、PCやタブレットが用意できない環境で、複数人が1台の機器を使ってレポートを作成する際にのみ使用します。

ログインできない「共用スタッフアカウント」を作成する#

このアカウントは、ログイン可能な通常アカウントでログインしているユーザーが、「誰がレポートを作成したか」を自己申告するために使用する、少し特殊な用途のアカウントです。

ログインできない共用アカウントは、特定の共有環境でのみ使われる特殊な用途です。 ✗

スマホの画面 PCの画面

共用スタッフアカウントの主な特性：

• ログイン不可能: このアカウント自体でNipoPlusにログインすることはできません。
• 権限が「書き込みのみ」で固定: レポート作成に特化しており、他の権限は割り当てられません。
• 単体では利用不可: 必ず他のスタッフの共用設定として設定する必要があります。

利用方法： ログイン可能な通常アカウントでNipoPlusにログインされている状態で、レポート作成画面の提出者を選択する欄から、利用者の名前としてこの「共用スタッフアカウント」の名前を選択してレポートを作成します。

【注意点】 レポート作成者が自己申告で名前を選択するため、レポート提出者のなりすましを防ぐことはできません。 レポート作成者が本人であることをシステムで保証する必要がある場合は、正規のログイン可能なアカウントの利用をご検討ください。