🗣️語録の管理 - 定型入力の効率化とデータ品質向上

語録機能とは？#

語録とは、NipoPlusで作成する様々な 入力フォーム（日報、点検シート、業務報告書など）の「選択肢」として利用できる、 単語やフレーズのリスト（いわば単語帳やマスターデータ）です。 語録を使うことで、入力者はリストから選ぶだけで済むため、 入力の手間を大幅に削減し、表記ゆれや入力ミスを防ぎ、データの品質を統一できます。

このような場合に特に役立ちます:

• 選択肢の数が多い場合: 例：製品名、部品番号、異常箇所の種類など。
• 流動的に選択肢のリストを追加・削除したい場合: 現場の状況や業務の変化に合わせて、選択肢を柔軟に更新したい時。
• 選択肢のリストを使いまわしたい時: 複数のテンプレート（例：日報と設備点検シート）で同じ選択肢（例：「正常」「異常あり」）を使いたい場合や、同一テンプレート内の複数箇所で再利用したい場合。

製造業における品質管理チェックシートや設備点検記録など、定型的な入力が多い業務で、語録はデータ入力の標準化と効率化に不可欠な機能となります。

語録を作成する#

1. グループ設定をクリック
2. 語録管理をクリック
3. 新規作成をクリック
4. 語録のタイトル及び単語リストを入力（単語リストは１行に１単語）
5. 保存をクリック

語録は、日報や点検シートの入力項目を効率化する「定型入力リスト」のイメージです ✗

最低でも語録の名前だけ入力してください。他の設定は任意です。 保存ボタンを押すと語録が一覧に追加されます。

設定項目詳細は以下の通り。

語録タイトル

語録のタイトルです。例えば「設備状態」「作業区分」「製品型番」「異常内容」など、フォーム作成時に選択リストとして表示されるため、分かりやすい名前をつけてください。

語録項目

選択式入力フォームで表示される個々の単語やフレーズです。一行につき一つの項目を入力してください。
例：「正常」「軽微な異常」「要修理」、または「A工場」「B工場」「C工場」、あるいは「〇〇製品」「△△製品」など。

• 改行で単語を区別します
• 重複した語録は保存時に自動で削除されます
• 1つの語録に付き、最大で10,000個の語録を登録できます

語録を使う#

作成した語録は、選択式入力フォーム（単体または複数選択）と組み合わせて利用します。 テンプレートの編集画面から「語録を使用する」にチェックを入れ、作成した語録を選ぶことで使用できます。

テンプレートの編集画面から、日報や点検シートの選択式入力フォームに語録を連携させます ✗

語録を使うことで再利用・動的追加が可能になる#

語録を使うことで、同じ選択肢を再度入力し直す必要が有りません。同じリストを複数の日報や点検シート、その他各種フォームで使用したい場合に非常に便利です。

語録を使った選択肢の入力例です。一度登録したリストを様々な箇所で再利用できるので、入力の手間と時間を大幅に削減できます ✗

加えて、語録はテンプレートと切り離されて管理されるため、単語の追加がレポートや点検記録作成時に簡単に行えます。 常に動的に単語を増やしたい場合は語録を使ってください。 増えた単語は同じリストを使用したフォームでリアルタイムに反映されます。これは特に、日々変化する製品リストや異常コードの管理に役立ちます。

語録の整理とデータ品質維持#

前述の通り、日報や点検記録の作成時に誰でも語録に単語を追加できるのは、現場の声を反映しやすいメリットがある反面、徐々に誤った単語や表記揺れ、類似の単語が蓄積してしまう可能性があります。 これらの単語は、データ品質を保つために定期的に編集者が整理する必要があります。 管理が困難な場合は、「単語の新規追加を禁止する」など、社内の運用ルールを徹底してください。

語録自体が不要になった場合は、語録リスト上のゴミ箱ボタンから簡単に削除できます。 すでに使用中の語録を削除すると、日報や点検シートの作成時に「語録がありません」と表示されるため、削除前に当該語録が使用されていないことを確認してください。