組織とグループの意味
NipoPlusは、お客様の会社全体、そしてその中のチームや部署ごとに日報を管理できるよう、独自の構造を持っています。このページでは、NipoPlusの基本となる「組織」「グループ」「スタッフ」の3つの要素が、それぞれ何を指し、どのように連携しているのかを分かりやすくご説明します。
この構造を理解すれば、NipoPlusをあなたの会社に最適な形で導入・運用するイメージがきっと掴めますよ！
1. NipoPlusの基本用語を理解しよう
NipoPlusを使い始める上で、知っておきたい3つの大切な言葉があります。 それぞれの役割を見ていきましょう。
- 組織
- NipoPlusで最も大きな枠組みで、お客様の会社そのものを表します。 1つの会社につき1つの「組織」を作成し、その中に「グループ」や「スタッフ」を登録していきます。 NipoPlusの料金プランは、この「組織」単位で適用されます。
- グループ
- 「組織」の中に作る、日報のやり取りが行われる「場所」です。 部署や部門、支店ごとに分けたり、「期間限定のプロジェクト」「新人研修会」のように一時的な利用目的で作ることも可能です。 NipoPlusの日常業務で最もよく使う場所となり、最低でも1つのグループが必要です。
- スタッフ
- NipoPlusの利用者アカウントのことです。 組織全体にアカウントを作成した後、管理者がそのスタッフを特定のグループに所属させます。1人のスタッフが複数のグループに所属することもできます。
2. NipoPlusの構造イメージ：会社（組織）とチーム（グループ）
NipoPlusの「組織」「グループ」「スタッフ」の関係性は、あたかも会社組織と、その中のチームや部署のような関係性を持っています。
例えるなら、Slackなどのチャットアプリの構造と似ています。
- 組織 ＝ 会社（Slackのワークスペース全体）
- グループ ＝ チームやプロジェクトごとのチャンネル
- スタッフ ＝ 各チャンネルに参加するメンバー
新規にアカウントを作成すると、お客様の組織が自動的に作成され、その中に1つのグループ（サンプルグループ）と1つのアカウント（管理者）が登録された状態でスタートします。
図で表すと、次のような構造です。
また、管理者はサンプルグループに所属した状態になっています。
アプリ上から確認する場合は左メニューから組織設定をクリックしてください。
3. あなたの会社にグループ分けは必要？メリットと選び方
「グループ」は日報のやり取りの中心となる場所ですが、すべての会社で複数のグループが必要なわけではありません。
グループ分けが不要なケース
- 小規模な企業: 社員数が10名以下で、全員が同じ業務に携わっているような場合は、あえてグループを分ける必要性は低いでしょう。
- 特定の部門やプロジェクトだけで利用する場合: 最初から限定されたメンバーで利用するなら、1つのグループで十分です。
グループ分けが不要な場合は読み飛ばしてください
もし、貴社にグループ分けが不要だと判断された場合は、この後のグループ作成に関するページは読み飛ばしていただいても問題ありません。
グループ分けのメリット
一方で、以下のような場合はグループ分けを行うことで、日報管理が格段にスムーズになり、風通しの良いレポート管理を実現できます。
- 部署や部門、支店ごとに日報を分けたい場合: 各部署の情報を独立して管理できます。
- プロジェクトチームごとに日報を作成したい場合: プロジェクトが終わればグループを閉じるといった柔軟な運用が可能です。
- 特定の目的（例：新人研修）で一時的に利用したい場合: 専用のグループを作成し、研修期間中だけ利用するといった使い方ができます。
初期設定時に多少管理の手間は増えますが、それ以上の大きな恩恵を得られるでしょう。 グループを分けることで、下画像のように簡単にグループを切り替えて作業ができます。
グループは最低1つ必須です
NipoPlusでは日報のやり取りがグループ単位で行われるため、グループが無いと何も開始できません。ご安心ください、初期状態で1つのグループが自動で登録されています。
4. グループへのアクセス権限について
NipoPlusでは、各グループ内のデータ（日報、テンプレートなど）にアクセスするには、そのグループに 「所属」していることが必須です。このアクセス権は非常に強力で、たとえ組織の管理者であっても、そのグループに所属していなければ、グループ内のレポートを見ることはできません。
管理者は任意にグループへの所属をコントロールできるので、もし特定のグループ内の情報を見たい場合は、まずご自身をそのグループに所属させてください。これにより、組織全体のセキュリティとプライバシーが保たれます。
5. これからの設定の流れ
NipoPlusの基本構造は、複雑に見えても実はシンプルです。
このページで「組織」「グループ」「スタッフ」の役割を理解できたら、いよいよ実際の初期設定を進めていきましょう。
- 新しいグループを作成する（グループ分けが不要な場合はスキップ）
- 他のスタッフのアカウントを追加する
- 追加したスタッフを各グループに所属させる
これだけで、NipoPlusをあなたの会社で運用する準備が整います。 次のページへ進みましょう！