👥複数人でレポートを書く

早番・遅番や前工程・後工程の報告をリレー方式で繋ぎながらレポートを作成できます

【この機能はGOLDPLAN限定です】

複数人でレポートを引き継ぎながら作成し、1つのレポートとして作成する機能が実装されました。
この機能はデフォルトで「無効」になっているため、使用するには手動で機能を有効にする必要があります。
機能の設定変更はグループの基本設定から行ってください。

レポートの秘匿は無効

引継途中のレポートはグループ内の「Writer権限」以上のスタッフは全員が閲覧可能な状態となります。
このオープンな状態は正式なレポートとして提出されるまでの間継続します。 気密性の高い情報は引継機能で作成しないように注意して下さい

手順1:引継ぎ先を指定してレポートを書きます

引継のレポートを作成するには、最初に通常の手順でレポートを途中まで書き、レポートヘッダーエリアのにある「引継ぎ先」に引継相手の名前を指定します。

引継先を指定するだけです
キャラクター
引継先を指定するだけです
引継先を指定するだけです

引継ぎ先を指定すると次の変化が起こります

  • 提出ボタンが「引き継ぐボタン」に変わります
  • 提出先共有先の指定ができなくなります
  • 引継メモの入力エリアが表示されます(入力は任意)

引継ぎ先に指定されたスタッフは通知が届く

通知設定の「レポートの引継が作成されたとき」がONの場合、右上の通知エリアとメール通知を受け取れます。 それとは別に自分宛に引継日報がある場合、左メニューの「引継日報」に通知が数値で表示されます。(この通知指定は解除できません)

引継ぎ先を指定した状態で「引き継ぐ」をクリックして、最初のステップは完了です。

下書きのほうが優先される

下書きにチェックを入れていると下書きが優先されます。下書きの場合は自分以外閲覧編集が出来ない「下書きBOX」に保存されるので操作ミスに注意して下さい。

引継中は正式なレポートではない

案件として紐づけたり、在庫入力をしたとしても紐づけ処理は行われません。これらは最終的に提出されたタイミングで処理されます。

手順2:引継日報を確認する

自分が引継ぎ先に指定されたレポートがある場合、左メニューの「引継日報」に数値が付されます。「引継日報」をクリックすると引継リストの画面に切り替わります。
リストは最終更新日が新しい順に並びます。15日以上古いレポートは表示されなくなるので注意して下さい。

引継先を指定するだけです
キャラクター
引継先を指定するだけです
引継先を指定するだけです
最終更新日
レポートが最後に保存された日時
日付
レポートの提出日に指定された日付。執筆者が任意に変更可能です。集計や検索はこの日付が基準となります
作成者
引継レポートを作成したスタッフ
引継ぎ先
このレポートの続きを書くように名指しされたスタッフ
引継メモ
メモ
タグ
引継レポートに付されたタグがある場合は表示されます
テンプレート
引継レポートがどのテンプレートを使用して作成されているかを表示します

デフォルトでは自分が引継ぎ先に指定されたレポートのみ表示されます。自分宛以外のレポートを表示したいときは「引継ぎ先が自分以外のレポートも表示」にチェックを入れます。 任意のレポートをクリックすると引継日報の続きを作成する画面に移動します。

誰が引き継いでも良い

名宛人として指定された相手以外でも、引継日報を継承して書くことができます。(ログに残ります)
急な休みや交代で引継が出来ない場合を想定して制限を緩くしています。正式な引継者出ない場合は執筆画面で軽い警告が表示されます。

引継日報のリストは削除不可

データの改竄防止の観点から、引継中のレポートは管理者でも削除出来ません。誤って作成してしまった引継レポートは正式に提出してから削除するか、15日間我慢して下さい。(一覧に表示されるレポートは最終更新日が15日以内のものに限られます)

手順3: 通常のレポートのように書き上げて提出する

引き継いだレポートを書き上げます。正式に提出する場合、「引継ぎ先」を空欄にして、提出先が正しく指定されていることを確認して下さい。

普通の日報の書き方と同じです
キャラクター
普通の日報の書き方と同じです
普通の日報の書き方と同じです

引継の引継もOK

ここで更に引継ぎ先を指定するとまた引継日報として続けることもできます。この引継リレーは何度でも続けることができます。

手順4: 引継を使って提出されたレポートの履歴を確認する

通常のレポートと違い、引継で作際されたレポートには「このレポートは2名以上で作成されました」という但し書きが追記されます。 但し書きの直ぐ側にある履歴ボタンをクリックすると、どのような順番で誰が何を書いたのか、その時点時点のレポートの内容を確認することができます。

責任の所在を明確にするためにも記録は大切です
キャラクター
責任の所在を明確にするためにも記録は大切です
責任の所在を明確にするためにも記録は大切です

引継のログとして取得できるのは最大50件までです。それより古いログは取得できません。

ログ以外の機能は通常のレポートと全く同じであり、既読や承認、棄却が行えます。