👥複数人でレポートを書く - 早番・遅番のリレー日報・共同作業の記録を明確に

複数人でレポートをリレー - 交代勤務や共同作業の記録を明確に#

従来のチャット日報やアカウントの使い回しでは、早番と遅番、あるいは前工程と後工程のスタッフが1つの日報や点検記録を書き上げる際に、「この項目は誰が書いたのか？」「もし誤りがあったら誰の責任なのか？」といった責任所在の不明確さが課題となりがちでした。

NipoPlusの「複数人レポート作成機能」は、このような課題を解決し、1つのレポート（日報、点検記録、業務報告書など）を複数人で引き継ぎながら作成できる画期的な機能です。

この機能を使えば、「誰がどの項目を入力したか」が履歴として残り、責任の所在が明確になります。交代勤務制の現場（製造業、病院、警備など）での日報作成や、複数人が関わる共同作業の記録に特に適しており、業務の透明性と信頼性を大幅に高めます。

この機能はデフォルトで「無効」になっているため、使用するには手動で機能を有効にする必要があります。機能の設定変更はグループの基本設定から行ってください。

手順1: 引き継ぎ先を指定してレポートを作成・引き継ぐ#

引き継ぎレポートを作成するには、最初に通常の手順でレポートを途中まで書き、レポートヘッダーエリアにある「引継ぎ先」に引継相手の名前を指定します。

早番から遅番へ、前工程から後工程へ、作業を引き継ぐ相手を指定するだけです。共同で日報や点検記録を作成できます ✗

引継ぎ先を指定すると次の変化が起こります。

• 「提出」ボタンが「引き継ぐ」ボタンに変わります。
• 提出先・共有先の指定ができなくなります（引き継ぎ完了後に最終提出先を指定します）。
• 引継メモの入力エリアが表示されます（入力は任意）。

引継ぎ先を指定した状態で「引き継ぐ」ボタンをクリックして、最初のステップは完了です。

手順2: 引き継がれたレポートの内容を確認・編集する#

自分が引き継ぎ先に指定されたレポートがある場合、左メニューの「引継日報」に数値が付されます。「引継日報」をクリックすると、引き継がれたレポートのリスト画面に切り替わります。 リストは最終更新日が新しい順に並びます。15日以上古いレポートは表示されなくなるのでご注意ください。

自分宛に引き継がれた日報や点検記録を確認します。誰がどの項目を入力したかも確認できます ✗

最終更新日

レポートが最後に保存された日時です。

日付

レポートの提出日に指定された日付です。執筆者が任意に変更可能です。集計や検索はこの日付が基準となります。

作成者

その引き継ぎレポートを作成したスタッフ名です。これにより、誰が最初の入力を行ったかが明確に分かります。

引継ぎ先

このレポートの続きを書くように名指しされたスタッフ名です。

引継メモ

前任者からの引き継ぎ事項や補足などが記載されたメモです。

タグ

引き継ぎレポートに付されたタグがある場合は表示されます。

テンプレート

引き継ぎレポートがどのテンプレートを使用して作成されているかを表示します。

デフォルトでは自分が引継ぎ先に指定されたレポートのみ表示されます。自分宛以外のレポートを表示したいときは「引継ぎ先が自分以外のレポートも表示」にチェックを入れます。 任意のレポートをクリックすると、引継日報の続きを作成する画面に移動します。

手順3: 通常のレポートのように書き上げて提出する#

引き継いだレポートを書き上げます。 正式に提出する場合、「引継ぎ先」を空欄にして、提出先が正しく指定されていることを確認して下さい。 最終提出者がレポートを提出することで、複数人で作成された一つのレポートが完成します。

引き継がれた日報や点検記録を、通常のレポート作成と同じように内容を追記・修正して完成させ、提出します ✗

手順4: 複数人レポートの履歴を確認する#

通常のレポートと違い、複数人で作成されたレポートには「このレポートは2名以上で作成されました」という但し書きが追記されます。 但し書きのすぐ側にある「履歴」ボタンをクリックすると、どのような順番で誰が何を書いたのか、その時点時点のレポートの内容を確認することができます。

誰が、いつ、どの部分を追記・修正したか、履歴を確認できます。責任の所在を明確にするためにも、この記録は非常に大切です ✗

引き継ぎのログとして取得できるのは最大50件までです。それより古いログは取得できません。

ログ以外の機能は通常のレポートと全く同じであり、既読や承認、棄却が行えます。