🌐外部共有フォーム - ログイン不要でアンケート・意見収集を効率化

アカウント不要！ログインなしでレポート（アンケート）を記入してもらう#

NipoPlusは通常、アカウントにログインした上でレポート（日報、点検記録など）を作成しますが、外部の利用者（例えばイベントの参加者、一度限りのアンケート回答者、簡易な顧客フィードバック提供者など）に書いてもらう必要がある際、いちいちアカウントを用意したり、ログインしてもらうのは非常に不便です。

そういった現場の声を受け、NipoPlusの**「外部共有機能」**が実装されました。この機能を使えば、書いてほしい相手にURLを伝えるだけで、ログインしなくてもNipoPlusの作成フォームでレポート（アンケート、意見収集フォーム）を作成・提出してもらうことが可能です。

これにより、イベントでのWebアンケート実施、顧客からの簡易的な意見収集、参加登録フォームなど、ログインの手間をかけずに不特定多数からの情報収集を効率的に行えるようになります。

外部共有フォームの設定とURL発行手順#

外部利用の許可はテンプレート単位で行います。この設定を行うことで、そのテンプレート専用の共有URLが発行されます。

1. グループ設定をクリック
2. テンプレート管理をクリック
3. 外部共有を有効にしたいテンプレートの行で「外部共有を有効にする」のチェックをONにする
4. このフォームで集められたレポートの「提出先」を指定する（必須）
5. 作成されたURLをコピーする

外部共有はテンプレート単位で設定できます。アンケートやイベント登録に使うテンプレートを選びましょう ✗

URLは「提出先」を指定しないと作成されません。集められたデータは、この提出先に指定されたスタッフの元へ届きます。

URLを開く - ログイン不要で簡単入力#

発行された共有URLをコピーし、レポート（アンケート）を書いてほしい相手に渡します。メールやSNS、QRコードなどで共有してください。 URLを開くと、NipoPlusで作成したレポート作成画面がそのまま表示されます。

NipoPlusで作ったテンプレートが、ログイン不要のアンケートフォームとしてそのまま利用できます。スマホやタブレットからも簡単入力 ✗

通常のレポート作成画面と違い、**提出先の指定や提出日の変更、下書きといった機能は一切利用できません。**また、アカウント不要で作成できるため、誰が書いたかを特定することは出来ません。（匿名でのアンケートに最適です）

レポートを作成すると投稿完了のカードが表示され、それ以上の操作は出来ません。

レポート提出後は何もできません。回答完了をシンプルに伝えます ✗

外部共有から作成されたレポートを読む - データ活用が強み#

外部共有機能で作成されたレポート（アンケート回答）は、設定された「提出先」の送信BOXに通常のレポートと同じように表示されます。

作成した人がNipoPlusのアカウントを持たないため、レポートの「作成者」欄は「外部」と表示されます。

外部共有フォームから提出されたデータは、作成者が「外部」と表示されます。集計や分析に活用しましょう ✗

【NipoPlusのデータ活用の強み】 紙のアンケート用紙や手書きの意見収集では、後からの集計作業に膨大な手間と時間がかかります。しかしNipoPlusの外部共有機能で収集されたデータは、最初からデジタル化された構造で保存されます。

• 集計機能の活用: 数値入力や選択式入力などのフォームを使っていれば、NipoPlusの強力な集計機能を使って、回答の傾向をグラフで簡単に可視化できます。
• CSV出力でのデータ加工: CSV出力機能を使えば、収集したデータをExcelなどで自由に加工・分析できます。これにより、アンケート結果の分析、イベント参加者の属性分析などを効率的に行えます。

URLを無効にするいくつかの方法 - 不正利用防止のために#

外部共有機能のデメリットは、URLが広く漏洩すると、いたずらによる入力や、意図しない利用を防ぐことが出来ない点です。これを防ぐために、以下の方法でURLを無効化できます。

• URLの再生成:
  • テンプレートの設定画面で「外部共有を有効にする」を一度OFFにし、再度ONにすることで、新しいURLが生成されます。
  • 古いURLのアクセス権限は失効するため、定期的にURLを変更することで、本当に最新のURLを知っている人だけが入力可能な状況を維持することができます。
• 外部共有機能の一時停止:
  • しばらく外部共有を使う必要がない場合は、テンプレートの設定から「外部共有を有効にする」のチェックを外すことでも、一時的に無効に出来ます。再度チェックを入れれば、同じURLで再開されます。

利用できない入力フォーム - 機能制限について#

アクセス権限の問題や機能の特性上、外部共有フォームでは現在、一部のNipoPlus機能が利用できません。

• 在庫入力フォームはアクセス権限の関係で外部利用出来ません。
• 語録を用いた選択入力は利用できません。（選択肢を直接入力する形式は利用可能です）

※これらの機能は将来的に改善される可能性がありますが、現状では制限があることをご了承ください。