日報の提出先と共有先について
報告書を提出する際に、提出先と共有先の２種類を指定できます。それぞれの違いは以下のとおりです。
- 提出先
- 報告書を承認・棄却できるスタッフです。1名以上指定必須。通知有り
- 共有先
- 読むことはできますが承認棄却はできません。通知無し
提出先は必ず指定する必要があります。 提出先にも共有先にも指定されなかったスタッフはその報告書を読めません。 共有先の設定は任意ですが、社内全体で報告書を共有したい場合は共有先に全スタッフを指定します。 ※グループモードが「共有する」に設定されている場合は共有先が表示されません。詳しくはグループ設定を御覧ください
提出先の数だけ検印欄が表示されます
提出先は複数名設定できます。追加した順に検印欄が設けられ、順番に承認を行う承認フローが自動で適用されます。 承認は承認欄左から進み右端の検印欄に捺印された時点でその報告書が「承認済み」の状態に変わります。
仮に「管理者A」「C係長」「B社長」の順に提出先を指定すると上画像のように検印欄が並びます。 この例はすでに「管理者A」が報告書を承認し、現在「C係長」の承認を待っている状態の報告書を「管理者A」の画面から見たものです。 この画面に至るまでの流れを箇条書きにしました。
- 報告書を受けて管理者Aが報告書を承認した
- この時点で承認リレーが開始、当該報告書は編集がロックされる🔐
- 管理者Aはすでに承認したため承認の権限はC係長へ移る（管理者Aの承認権限は無くなる）
- 現在はC係長の承認を待っている◀画像の状態
- 同様の処理が繰り返され検印欄が埋まると報告書が承認になる
承認や棄却については報告書を読むのセクションで解説しています。
⚠グループのモードが共有の場合は承認リレーが少し乱れます
グループの基本設定で日報の共有が「共有する」に設定されているとすべてのスタッフが報告書を読めます。 提出先が複数名いる場合、承認の順番が回ってくるよりも前にその報告書を読めてしまう点に留意してください。
例えばA管理者が承認する前に後続のC係長がその報告書を読めてしまいます。ただしこの時点で承認権限はA管理者にあるため、C係長はまだ承認できません。 承認前に上席に読まれてしまうのがまずい場合はグループのモードを「通常」にして運用することを推奨します。
先読みできるだけで承認の順番はしっかり守られますがちょっと不思議に思うかもしれませんね
