📖レポートを読む

保存箱やカレンダーからレポートをクリックするとレポートの詳細が表示されます。 先にレポートの状態について解説します。レポートの状態はレポート内の左上に表示されています。

レポートの状態
レポートの状態
レポートの状態 レポートの状態

状態は新規から始まり、最終的に承認へ向けて進みます。各段階の状態は以下のとおりです。

新規
レポートが作成され、まだ承認や棄却が行われていない状態
進行
(提出先が2名以上の場合に限る)1名以上が承認をし、かつ最後の承認がされていない状態。レポートはロックされる🔐
棄却
棄却された状態です。修正が必要です
修正
レポートを修正したあとで、まだ承認や棄却が行われていない状態です。新規と違い削除はできません
承認
全員が承認した状態です。レポートはロックされる🔐

レポートを読んだあとのアクションについて

そのレポートを承認できるか否かによって取るべき行動が変わります。とはいえボタンに従うだけでそこまで複雑な話では有りません。

  • 承認・棄却ボタンが見えている場合は承認か棄却をします
  • それ以外はレポートを既読ボタンを押します

たったこれだけです。

レポートの既読について

先にシンプルな既読から解説します。既読はレポートを読んだことを示す意思表示です。 既読ボタンはあなたが「共有先」に指定されたレポートで表示されます。

レポートを既読する。既読は承認できないスタッフがレポートを読んだことを伝えるための機能です
レポートを既読する。既読は承認できないスタッフがレポートを読んだことを伝えるための機能です
レポートを既読する。既読は承認できないスタッフがレポートを読んだことを伝えるための機能です レポートを既読する。既読は承認できないスタッフがレポートを読んだことを伝えるための機能です

レポートを開いたら既読ボタンを押してください。これで完了です。

レポートを承認する

レポートの検印欄にあなたの名前があればそのレポートを承認・棄却できます。

レポートを承認する
レポートを承認する
レポートを承認する レポートを承認する

あなたの検印欄の右側に更に検印欄があれば次の人へ承認権限が回ります。この時点であなたは承認権限がなくなることに注意してください。 あなたが右端の場合はこれでレポートが承認済みとなります。末尾の場合承認権限は移転せず、レポートの状態が「承認」となります。

レポートの状態が承認になる
レポートの状態が承認になる
レポートの状態が承認になる レポートの状態が承認になる

レポートを棄却する

レポートに不備がある場合はその不備を修正する必要があります。レポートを棄却して修正してもらいましょう。 棄却の際は不備の理由をコメント欄に書いてあげると親切です。

承認リレー中に誰かが棄却するとその時点でレポートの状態は「棄却」となります。
承認リレー中に誰かが棄却するとその時点でレポートの状態は「棄却」となります。
承認リレー中に誰かが棄却するとその時点でレポートの状態は「棄却」となります。 承認リレー中に誰かが棄却するとその時点でレポートの状態は「棄却」となります。

棄却の際は承認の権限が次のスタッフへ移動しません。そのため承認や棄却ボタンはそのまま表示され続けます。 棄却された事実はレポートの作成者に通知されます。棄却されたレポートをその後どうするのかは各会社でルールを明確に決めておくと良いでしょう。 一般的には修正して再提出という流れになるかと思います。もし修正が必要な場合はレポート・チェックシートの修正を御覧ください

レポートの修正という状態について

もし仮に先程のレポートを修正するとどうなるのか見ておきましょう。状態は「修正」となり、承認のハンコはすべてクリアされて最初からとなります。

修正されたレポートは承認のハンコがクリアされます
修正されたレポートは承認のハンコがクリアされます
修正されたレポートは承認のハンコがクリアされます 修正されたレポートは承認のハンコがクリアされます

レポートの詳細状況を確認する

レポート本文の下にある「詳細」をクリックするとその文書データの詳細な情報を確認できます。 これを見れば例えば本当にサーバに保存された時間等を知ることができます。

レポートという1ドキュメントの詳細な情報
レポートという1ドキュメントの詳細な情報
レポートという1ドキュメントの詳細な情報 レポートという1ドキュメントの詳細な情報
作者ID
レポートを作成したスタッフのIDです。通常は下の「作成者アカウント」と同じものになりますが、共用を使って書かれたレポートの場合にかぎり共用先のIDがセットされます
作成者アカウント
作成したスタッフのIDです
文書ID
レポート1つ1つに割り当てられたランダムなIDです
作成日(サーバ基準)
レポートが初めてサーバ上に保存された日時です
更新日(サーバ基準)
レポートが保存後に書き換えられた日時です
レポート上の日付
レポート作成者が提出時に指定した日付です。集計や日付による検索はこのレポート上の日付を基準に行われます
予定との紐付け
予定の報告として書かれたレポートの場合、ここに紐付けられた予定のIDが表示されます。セットされていない場合は「none」と表示
承認
そのレポートが承認された日時を表示します。承認者が複数名いる場合、この項目は承認者の数だけ増えます