🗑️レポートの削除 - データ改ざん防止と安全な記録管理

レポート（日報・点検記録）の削除について - なぜ制限があるのか？#

日報や点検記録、業務報告書といったデジタルデータは、誤りがあれば修正するのが一般的です。しかし、その「修正」や「削除」という行為は、意図せずデータの改ざんに繋がり、記録の信頼性を損なうリスクをはらんでいます。 一般的なチャット日報のように、簡単に投稿内容をいつでも削除・書き換えができてしまうシステムでは、「いつ、誰が、何を報告したのか」というデータの正しさを後から保証することが非常に困難です。特に製造業における品質記録、安全点検記録など、高い信頼性と監査証跡が求められるデータにおいては、一度記録された情報が安易に削除されることは極めて重大な問題となります。 NipoPlusでは、このような「改ざんリスク」や、人間がうっかり間違えてしまう「誤操作によるデータ消失」から、皆様の大切な記録を守るために、レポートの削除にいくつかの決まり事を設けています。不便に感じるかもしれませんが、これはシステムの信頼性とデータの正当性を保証するために不可欠な仕組みです。

削除できるレポートの条件#

NipoPlusではデータ保護と改ざん防止の観点から、全てのレポートを自由に削除できるわけではありません。

削除できるレポートの主な条件は以下のとおりです。

• 状態が「新規」または「棄却」のレポートであること
• レポートを作成した本人であること（他スタッフが作成したレポートは、棄却状態であっても勝手に削除することはできません）

承認されたレポート、または承認リレー中（状態が「進行中」のもの）のレポートは、システムの改ざん防止の仕組みにより、通常は削除できません。

これらの条件を無視して強制的に削除できる強力な一括削除機能も用意しております。一括削除は管理者のみご利用可能です。

レポートを削除する手順#

上記「削除できる条件」を満たすレポートを削除する手順です。

1. 削除したいレポートを送信BOXなどから開く
2. 「詳細」ボタンをクリックし、表示された画面の右下にある「削除」ボタンをクリック
3. 確認メッセージが表示されるので、内容を確認の上「削除」をクリックして完了

自分のレポートのみ削除可能のため、通常は送信BOXから操作しますが、受信BOXから開いたレポートであっても自分のレポートであれば削除可能です。

自分のレポートで、かつ状態が新規または棄却の場合、削除ボタンが表示されます。内容を確認し、削除を実行します ✗

削除確認メッセージに同意すると、即座にそのレポートがデータベースから削除されます。 削除されると同時にレポートにアクセスできなくなるため、「レポートのデータがみつかりません」のメッセージが表示されますが、これは正常な動作です。「戻る」ボタンをクリックして一覧へ戻ってください。

グループ内のレポートをまとめて削除（一括削除）#

この機能は、上記で述べた通常の削除条件（レポートの状態や作成者）を無視して、ロックのかかったレポートや他スタッフが作成したレポートでも強制的に削除できる強力な機能です。

管理者権限が必要です。慎重に、そして細心の注意を払ってご利用ください。

1. 左メニューの「グループ設定」をクリック
2. 「レポート一括削除」をクリック
3. 削除したいレポートの「検索条件」を指定し、「検索」ボタンを押下
4. 条件に一致したレポートが一覧で表示される
5. 削除するレポートにチェックを入れる
6. 「選択したレポートを削除」ボタンを押下

レポートの一括削除は非常に強力な機能です。製造現場の古い点検データや、テストで作成した大量の日報などを一掃する際に便利ですが、その扱いは慎重に！ ✗

様々な条件を指定してレポートを検索し、まとめて削除できます。 設定項目は次のとおりです。

レポートの状態

未読・あなた宛のレポート・あなたの承認を待っているレポート・新規・承認・棄却・修正・進行から選択し、特定の状態のレポートのみを絞り込めます。

タグ

レポートにセットされているタグから絞り込みます。例えば「テスト用」「古いデータ」「特定プロジェクト」といったタグが付いたレポートを対象にできます。

本文検索

レポートの本文に含まれる文字から検索できます。特定のキーワードを含むレポートを対象にできます。

テンプレート

特定のテンプレート（例：古い日報テンプレート、テスト用点検シート）で作成されたレポートだけを抽出したいときに指定します。

提出者

特定のレポート作成者が書いたレポートだけを抽出したいときに指定します。

期間

レポートの提出日時（作成者が指定した日付）で抽出します。例えば「1年以上前のデータ」などを対象にできます。

並び順のキー

レポート上の日付・サーバに保存された日・更新日・提出者ID・状態・テンプレートIDから並び順を指定できます。初期値は「サーバに保存された日」です。

条件がセットされていない項目は無視されます。一切条件をつけずに検索を行うと、グループ内の全てのレポートが取得されますので、操作には十分ご注意ください。 条件を入力して検索ボタンを押すと、条件に一致したレポートが一覧で表示されます。ここから不要なレポートにチェックを入れていきます。 削除前にレポートの内容を確認したい場合は、「詳細」ボタンをクリックしてください。画面はそのままにポップアップウィンドウが表示され、レポートの内容が確認できます。

検索条件の保存 - 定期的なデータ整理を効率化#

定期的に決まった条件でレポートを検索し、まとめて削除する際は、検索条件を保存することで効率よく作業できます。保存した条件はワンクリックで呼び出すことができます。

例えば「1年以上前の未承認日報を削除する」といった定型作業に活用できます。

保存した条件を削除する際は、一度その検索条件をクリックして検索を実行し、画面右側に表示される「削除」ボタンをクリックしてください。

よく使う検索条件を保存することで、次回から同じ条件でレポートを検索し、一括削除作業をワンクリックで行なえます ✗

レポート削除時の注意事項 - 必ずご確認ください#

レポートの削除は、一度行ってしまうと元に戻せない、非常に重大な操作です。以下の注意事項を必ずご確認ください。

1. 一度削除したレポートは復元できません。誤って削除してしまった場合でも、復旧することは不可能です。
2. レポートに紐付けられたコメントも同時に削除されます。
3. レポートの集計機能を使った集計の結果が変わる可能性があります。特に、特定の期間の集計や分析データに影響が出ます。
4. 完全にデータベース上から削除されるまでに10秒ほどの遅延が発生する場合があります。削除後すぐに反映されないことがあっても、数秒お待ちください。

特に、製造業における点検記録や品質管理データなど、一度記録された情報が不可逆であるべきデータは、削除する際は細心の注意を払い、関係者との確認を徹底してください。NipoPlusは、皆様の大切なデータが誤って失われることがないよう、システムで保護していますが、最終的な削除判断は慎重にお願いいたします。