外部共有する
NipoPlusのアカウントを持っていない相手にレポートを送る機能
NipoPlusはログインしたうえで、自身にアクセス権のあるレポートを読むことが基本的な操作になります。
一方で特定のレポートのみ外部に送りたいという要望はかねてより存在していました。
アクセス権が無い相手にレポートを送る方法として、PDF出力がありますが、PDFに変換した後でメールに添付して送信するという一連の流れが少し手間に感じるかもしれません。
外部共有リンクを使うと、ワンクリックで共有URLを作成できるためより手軽に相手にレポートを共有出来ます。
そのURLを知っているものであれば誰でも当該レポートの閲覧が可能になります。
共有リンクの作成
リンクの作成自体はとても簡単です。
- 共有したいレポートを表示する
- 右メニューにある「部外者用リンク作成」をクリック
- 表示されるURLをコピーして共有したい相手に伝える
リンク作成ボタンを押すとURLが作られます
リンクの作成にはスタッフ権限以上が必要です。（書き込みのみ権限では生成出来ません）
共有リンクをクリックして表示されるレポート
URLを開くと、レポートビューページが表示されます。 非常にシンプルな画面で、レポートのみが表示されます。
- レポートの作成者や提出先は表示されません
- レポートに付されたコメントは表示されません
- レポートに付されたタグは表示されません
- PDF出力やCSV出力を行う機能は提供されません
必要最小限しか見せません
共有リンクを無効にする
共有リンクはURLを知っている人であれば誰でも閲覧が可能です。意図せず第三者にURLが漏洩した場合は共有URLを無効にすることで、アクセスを遮断出来ます。
再度共有リンクを生成し直すと、毎回異なるURLが作られます。