レポートのテンプレートを作成する
テンプレートとはデータ入力の枠組みでNipoPlusでは自由に作成できます
テンプレートはフォームやフォーマット、雛形と呼ばれることもあります。
必要な項目の欄が並んでいればそれは立派なテンプレートと言えます。売上高・移動距離・訪問件数・作業内容・引き継ぎなど、様々な項目をNipoPlusでは自由に追加して会社オリジナルのテンプレートを作成できます。
テンプレートを一度作成すれば繰り返し何度でも利用できます。
自由に設問を設計できるため、会社オリジナルの日報や報告書、点検表、品質チェックシート、5Sシート、帳票など様々に作成することが可能です。
アイデア次第で色々作れるよ
テンプレートはグループ単位で管理する
グループ分けしない場合は読み飛ばしてください
例えば製造部と営業部では業務に使用するテンプレートは全く違うはずです。 そのためテンプレートはグループの中で作成し、そのグループ内でのみ利用可能です。異なるグループで同じテンプレートを使いたい場合はテンプレートの取込機能で複製できます
グループを1つで運用する場合はほぼ関係ない話です
例えば製造部では品質管理に関するテンプレートだけが表示されますので、見通しの良い管理が可能になります。 特に日常業務でテンプレートを選ぶ回数は多いため、すぐに見つけられるように適切にグループ分けを行うと良いです。
テンプレートを作る前にちょっと一呼吸
まずどんなテンプレートを作る必要があるのか一度棚卸しをしてみましょう。
- 業務においてどのようなテンプレートが必要か？
- スタッフが使いやすいテンプレートか？
- 記入漏れや説明不足がないか？
このあたりをゆっくり考えてみましょう。例えばこんな感じです。
説明用画像をテンプレートに埋め込んだり、記入欄の横にヒントを書くことができますので積極的に活用しましょう。 あわせて「レポートの入力の手間を減らす」のコラムも御覧ください。
テンプレート作成ガイド
テンプレートは入力フォームと呼ばれるパーツを並べることで作成します。入力フォームはそれぞれに「幅」を設定できます。
- 幅12で1行になります。12を超えた入力フォームは自動で次の行に回り込みます。
- スマートフォンの場合、幅は無視されすべて直列で表示されます。
空っぽのテンプレートを作る
はじめに空っぽのテンプレートを作成します。
- グループ設定をクリック
- テンプレート管理をクリック
- 新規作成をクリック
- テンプレート名を入力
名前入力を終えるとテンプレート作成画面へ切り替わります。名前は暫定でも構いません。その後に編集画面へ遷移します。
テンプレート作成画面は上画像のような構成です。具体的な作業は以下の繰り返しです。
- 左側の入力フォームから必要なフォームをクリック（スマホの場合は右下の＋ボタン）
- 編集エリアに入力フォームが追加される
- 幅やタイトルを変更する
入力フォームの種類については本ページ以降で紹介しています。
幅を狭くすると編集画面上でも狭くなります。
狭くて編集がしにくいときは、画面上部にある「編集中は幅を無視」にチェックを入れることで編集がしやすくなります。
各種入力フォームの共通設定項目
NipoPlusでは様々な入力フォームがあります。すべての入力フォームで共通で利用できる設定を共通設定項目と言います。例えばタイトルなどが該当します。
共通設定は次のとおりです
共通設定詳細
- ①タイトル
- 項目見出しエリアに表示される文字です
- ④幅
- 1〜12の幅を選択できます。1行全てを使うには12を指定します
- ⑤タイトルカラー
- 応用設定の中にあります。項目見出しエリアの背景色を設定できます。灰色・茶色・緑色・紺色・赤色から選択してください。初期値は灰色です
- ①サイズ
- 応用設定の中にあります。表示名の文字サイズを最小・小・中・大の4段階から設定できます。初期値は「中」です。表示名が長すぎる場合は設定が無視されます
- ②メモ
- 応用設定の中にあります。入力エリアの画面左上に赤文字で表示されます。レポート・チェックシートの作成者が迷うことのないように補足文として活用できます
- ③説明用の画像
- 応用設定の中にあります。レポートを書くスタッフが操作に迷わないようにするための説明用画像を添付できます
例えば色や説明用画像をセットすると次のように華やかなテンプレートになります。
プレビューでテンプレートの構成を確認する
ヘッダーエリアにある「プレビュー」ボタンを押すとポップアップでプレビューを表示できます。 実際に入力することも可能です。操作イメージを確認しながらテンプレートを作り上げてください。
PDF出力時の設定
この設定は重要ではないので余裕のあるときに設定してください。
レポートをPDFに出力する際の余白や透かしといったレイアウトの設定ができます。
共通設定詳細
PDF設定はテンプレート本体の画面を下にスクロールしていただくと設定項目が見えてきます。
- 見出し項目に色付け
- 見出しの項目に色を付ける場合はONにします。初期値はONです
- コメント
- レポートに書き込まれたコメントをPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
- 日付
- レポートの日付をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
- 作者と宛名
- レポートを書いたスタッフ名、レポートの提出先をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
- 内容を簡易にする
- 必要最低限の内容でPDFを出力します。初期値はOFFです
- QRコードを埋め込む
- 出力したレポートの保存先URLを埋め込みます。権限の足りないアカウントではQRをスキャンしてもレポートは読めません
- 検印欄
- 検印欄をPDFに出力します。検印欄は自由に追加できます。レポートの検印欄と違う名前を使う場合は個別に名前を追加してください。初期値はONです
- 文字サイズ
- 全体の文字サイズを4段階から調整できます。初期値は「小」です
- ページの余白
- PDF全体のページ余白を3段階から調整できます。初期値は「狭い」です
- 印刷の向き
- PDFの向きを縦・横から選択できます。初期値は「縦」です
- 透かし文字
- ウォーターマークを設定できます。不要な場合は空欄にしておきます
テンプレートに補足情報を付け加える
メモやタグの設定が可能です。不要であれば設定する必要はありません。
共通設定詳細
- メモ
- 文書番号プレフィックス
- 提出枚数目安
- タグ
上記の設定が可能です。
- メモ
- テンプレートのメモです。レポート作成時に画面下部に表示されます
- 文書番号プレフィックス
- 文書番号の前に付される文字です。初期値は「No.」です
- 1日1名あたりの提出枚数目安
- このレポートを1日に何枚提出するかの目安を指定できます。設定した場合、テンプレート選択画面で進捗バーが表示されます
- タグ
- テンプレート選択時に探しやすくする目印です。タグによる検索もできます
入力の順序を制御する(任意)
決まった順に入力を強制したい場合はフォームの入力順序を指定できます。入力順序はすべて制御することも、一部だけを制御することもできます。
詳細
- 「入力順序を指示する」にチェックを入れる
- 「入力順の設定」をクリック
- 順序指定ウインドウがポップアップで表示される
- 順序指定の左列一覧から順序指定したい項目にある＋ボタンをクリック
- 右列に追加される（右列は順序指定されたフォームです）
- プレビューを使い動きを確認する
設定画面がポップアップで表示されます。
左の一覧から順序指定する項目の＋ボタンをクリックして右列へ追加します。
右側のリストの上から順に入力の制御が行われます。ただしく動作するかをプレビューを使い確認してください
テンプレートを保存する
テンプレートの編集が完了したら最後に忘れずに保存を行ってください。編集中のデータは保存をしない限り記録されません。 誤って保存せずに画面を切り替えようとすると警告が表示されます。
テンプレートをコピーする
テンプレートの削除について
作成したテンプレートを複製できます。類似のテンプレートを作る際に活用してください。
- コピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリック
- 元のテンプレート名＋【コピー】という名称でコピーが作られる
- コピーされたテンプレートを編集する
コピーしてもテンプレートのIDは異なるためシステム上は別のテンプレートとして振る舞います。
他のグループのテンプレートを取り込む
ほかのグループのテンプレートをコピーしたい場合は、次の手順でコピーします。
インポート手順
- 「他グループ取込」ボタンをクリック
- 取り込み先グループ一覧が表示されるのでグループを選択する
- 取り込み先グループに存在するテンプレートが一覧で表示される
- 取り込みたいテンプレートをクリック
取込されたテンプレートは「元のテンプレート名＋【インポート】」という名称で保存されます。
旧バージョンのNipoで作ったテンプレートを取り込む
旧バージョンのNipo（緑色のロゴマークのやつです）からNipoPlusへ移行される方向けの手順です。旧バージョンを使っていない方は読み飛ばしてください。
インポート手順
まずNipo（旧バージョン）を開き、設定画面からテンプレートをエクスポートします。
ダウンロードしたファイルは編集しないように！壊れてしまいます
続いてNipoPlusを起動し、テンプレート設定画面を開きます。
数秒ほどで解析が完了し、テンプレート一覧が表示されます。
プレビューボタンを押すと実際にレポート作成画面をポップアップで確認できます。 取り込みボタンを押すとNipoPlusへ取り込みが実行されます。（取り込まれたテンプレートは一覧から削除されます。） 削除ボタン（ゴミ箱アイコン）をクリックすると取り込みをせずに削除します。
テンプレートの削除
不要なテンプレートの削除や、復元についてのセクションです。
テンプレートの削除について
テンプレートは無効化・削除の2段構えによる削除となります。 無効化することでレポート作成時のテンプレート一覧から表示されなくなりますが、過去にそのテンプレートで作成されたレポートには影響は有りません。
よって通常は「無効化」で十分ですが、完全に削除することもできます。削除すると過去にそのテンプレートを使用して作成されたレポートのレイアウトが維持できなくなる点に注意してください
集計も効かなくなります。集計項目のデータ構成を判断するためのテンプレートが無くなるためです
テンプレートを無効化して削除する
以下の手順でテンプレートを削除します
- 削除したいテンプレートを無効化する
- 無効化されたテンプレート一覧から削除をクリックする
- 確認メッセージを確認の上「OK」ボタンをクリック
「無効化されたテンプレート」一覧に移動します。ここから完全に削除したいテンプレートを選び「完全に削除」ボタンをクリックします。
テンプレートを削除することによる影響
前述の通り、削除したテンプレートを使用して作成された過去のレポートはそのレイアウト情報が消失してしまうため、体裁を保つことができなくなります。 レイアウト情報がなくなることでレポートは次のような表示に切り替わります。
提出日やタグといった情報が確認できます。レポート本文のデータは生データの形で出力されますが、非常に読みにくくなることがわかります。
本当に不要なテンプレート以外は消さないほうが吉です。無効化にとどめておきましょう
