報告書のテンプレートを作成する

テンプレートは入力フォームと呼ばれるパーツを並べることで作成します。入力フォームはそれぞれに「幅」を設定できます。 幅12で1行になります。12を超えた入力フォームは自動で次の行に回り込みます。 スマートフォンの場合、幅は無視されすべて直列で表示されます。

例を見てみましょう。

入力フォームを自由に組み合わせるだけでオリジナルの報告書テンプレートを簡単に作成できます入力フォームを自由に組み合わせるだけでオリジナルの報告書テンプレートを簡単に作成できます 入力フォームを自由に組み合わせるだけでオリジナルの報告書テンプレートを簡単に作成できます

このテンプレートは幅がそれぞれ4, 4, 4, 6, 6, 3, 3, 6で構成されています。 スマホでの見え方が気になる方は今この画面を狭めて見てください。スマホでの見え方に切り替わります。 (すでにスマホでみている方は例が直列のテンプレートに見えているはずです。)

テンプレートを作る

はじめに空っぽの日報テンプレートを作成します。

  1. グループ設定をクリック
  2. テンプレート管理をクリック
  3. 新規作成をクリック
  4. テンプレート名を入力
グループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージグループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ グループの中に新しい日報のテンプレートを作成する画面のイメージ

名前入力を終えるとテンプレート作成画面へ切り替わります。名前は暫定でも構いません。

左側のパーツリストからクリックしてテンプレートに追加していく作業を繰り返します左側のパーツリストからクリックしてテンプレートに追加していく作業を繰り返します 左側のパーツリストからクリックしてテンプレートに追加していく作業を繰り返します

テンプレート作成画面は上画像のような構成です。具体的な作業は以下の繰り返しです。

  1. 左側の入力フォームから必要なフォームをクリック(スマホの場合は右下の+ボタン)
  2. 編集エリアに入力フォームが追加される
  3. 幅やタイトルを変更する

入力フォームの種類については本ページ以降で紹介しています。

幅の調整について補足

前述しましたが1行の幅は12です。これを超えると自動で次の行に入力フォームが追加されます。 例えば次の画像は幅を 3, 6, 3に設定しています。

幅は12で折り返されます。タイルのように上手に敷き詰めてオリジナルのテンプレートを作ってください幅は12で折り返されます。タイルのように上手に敷き詰めてオリジナルのテンプレートを作ってください 幅は12で折り返されます。タイルのように上手に敷き詰めてオリジナルのテンプレートを作ってください

幅について設定が煩わしい場合、自動ですべての入力フォームは幅6として登録されるため初期値のまま利用しても問題は有りません。 幅1や2といった極端に狭い幅を使う際はテンプレートの編集がしにくくなるため、一時的に画面上部にある「編集中は幅を無視」にチェックを入れることで編集がしやすくなります。

各種入力フォームの共通設定項目

NipoPlusでは様々な入力フォームがあります。すべての入力フォームで共通で利用できる設定を共通設定項目と言います。例えばタイトルなどが該当します。

多くの入力フォームで存在する共通の設定項目多くの入力フォームで存在する共通の設定項目 多くの入力フォームで存在する共通の設定項目

共通設定は次のとおりです

①タイトル
項目見出しエリアに表示される文字です
④幅
1〜12の幅を選択できます。1行全てを使うには12を指定します
⑤タイトルカラー
応用設定の中にあります。項目見出しエリアの背景色を設定できます。灰色・茶色・緑色・紺色・赤色から選択してください。初期値は灰色です
①サイズ
応用設定の中にあります。表示名の文字サイズを最小・小・中・大の4段階から設定できます。初期値は「中」です。表示名が長すぎる場合は設定が無視されます
②メモ
応用設定の中にあります。入力エリアの画面左上に赤文字で表示されます。日報・チェックシートの作成者が迷うことのないように補足文として活用できます
③説明用の画像
応用設定の中にあります。日報を書くスタッフが操作に迷わないようにするための説明用画像を添付できます

仮に上の画像の例をそのまま保存すると次のようにテンプレートが描画されます。

設定のプレビュー設定のプレビュー 設定のプレビュー

プレビューでテンプレートの構成を確認する

ヘッダーエリアにある「プレビュー」ボタンを押すとポップアップでプレビューを表示できます。

テンプレートの設計図をもとに入力イメージをプレビューしますテンプレートの設計図をもとに入力イメージをプレビューします テンプレートの設計図をもとに入力イメージをプレビューします

スマートフォンでのプレビューが見たい場合は、お使いのパソコンの画面をグーッと狭めてみてください。レイアウトが自動でスマートフォン向けに切り替わります。

PDF出力時の設定を行う(任意)

この設定は重要ではないので余裕のあるときに設定してください。
報告書をPDFに出力する際の余白や透かしといったレイアウトの設定ができます。

PDF設定はテンプレート本体の画面を下にスクロールしていただくと設定項目が見えてきます。

日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。 日報のPDF出力時の設定画面。初期では折りたたまれているためクリックで展開します。
見出し項目に色付け
見出しの項目に色を付ける場合はONにします。初期値はONです
コメント
日報に書き込まれたコメントをPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
日付
日報の日付をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
作者と宛名
日報を書いたスタッフ名、日報の提出先をPDFに含める場合はONにします。初期値はONです
内容を簡易にする
必要最低限の内容でPDFを出力します。初期値はOFFです
QRコードを埋め込む
出力した日報の保存先URLを埋め込みます。権限の足りないアカウントではQRをスキャンしても報告書は読めません
検印欄
検印欄をPDFに出力します。検印欄は自由に追加できます。報告書の検印欄と違う名前を使う場合は個別に名前を追加してください。初期値はONです
文字サイズ
全体の文字サイズを4段階から調整できます。初期値は「小」です
ページの余白
PDF全体のページ余白を3段階から調整できます。初期値は「狭い」です
印刷の向き
PDFの向きを縦・横から選択できます。初期値は「縦」です
透かし文字
ウォーターマークを設定できます。不要な場合は空欄にしておきます

テンプレートに補足情報を付け加える(任意)

  • メモ
  • 文書番号プレフィックス
  • 提出枚数目安
  • タグ

上記の設定が可能です。不要であれば設定する必要はありません。

文書番号プレフィックや、メモなど補足的な事項を設定できます文書番号プレフィックや、メモなど補足的な事項を設定できます 文書番号プレフィックや、メモなど補足的な事項を設定できます
メモ
テンプレートのメモです。日報作成時に画面下部に表示されます
文書番号プレフィックス
文書番号の前に付される文字です。初期値は「No.」です
1日1名あたりの提出枚数目安
この日報を1日に何枚提出するかの目安を指定できます。設定した場合、テンプレート選択画面で進捗バーが表示されます
タグ
テンプレート選択時に探しやすくする目印です。タグによる検索もできます

入力の順序を制御する(任意)

決まった順に入力を強制したい場合はフォームの入力順序を指定できます。入力順序はすべて制御することも、一部だけを制御することもできます。

  1. 「入力順序を指示する」にチェックを入れる
  2. 「入力順の設定」をクリック
  3. 順序指定ウインドウがポップアップで表示される
  4. 順序指定の左列一覧から順序指定したい項目にある+ボタンをクリック
  5. 右列に追加される(右列は順序指定されたフォームです)
  6. プレビューを使い動きを確認する
入力の並び順を指定する入力の並び順を指定する 入力の並び順を指定する

設定画面がポップアップで表示されます。

左の一覧から順序指定する項目の+ボタンをクリックして右列へ追加します。並び順の設定画面

並び順の設定画面 並び順の設定画面

右側のリストの上から順に入力の制御が行われます。ただしく動作するかをプレビューを使い確認してください

入力の並び順を指定する入力の並び順を指定する 入力の並び順を指定する

テンプレートを保存する

日報テンプレートの編集が完了したら最後に忘れずに保存を行ってください。編集中のデータは保存をしない限り記録されません。 誤って保存せずに画面を切り替えようとすると警告が表示されます。

テンプレートをコピーする

作成した日報テンプレートを複製できます。類似のテンプレートを作る際に活用してください。

  1. コピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリック
  2. 元のテンプレート名+【コピー】という名称でコピーが作られる
  3. コピーされたテンプレートを編集する
同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします 同じグループの中でテンプレートをコピーするにはコピーしたいテンプレートの行で「コピー」ボタンをクリックします

コピーしてもテンプレートのIDは異なるためシステム上は別のテンプレートとして振る舞います。

他のグループのテンプレートを取り込む

ほかのグループの日報テンプレートをコピーしたい場合は、次の手順でコピーします。

  1. 「他グループ取込」ボタンをクリック
  2. 取り込み先グループ一覧が表示されるのでグループを選択する
  3. 取り込み先グループに存在するテンプレートが一覧で表示される
  4. 取り込みたいテンプレートをクリック
他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。 他グループの日報テンプレートを取り込むことで他のグループと同じテンプレートを使用できるようになります。
キャラクター

取り込み先グループ一覧には自分が所属しているグループしか表示されないよ!つまり自分が所属してないグループのテンプレートは取込できないよ!

取込されたテンプレートは「元のテンプレート名+【インポート】」という名称で保存されます。


【おまけ】旧バージョンのNipoで作ったテンプレートを取り込む

旧バージョンのNipo(緑色のロゴマークのやつです)からNipoPlusへ移行される方向けの手順です。旧バージョンを使っていない方は読み飛ばしてください。

まずNipo(旧バージョン)を開き、設定画面から日報テンプレートをエクスポートします。

日報テンプレートをJsonファイルにエクスポートする
日報テンプレートをJsonファイルにエクスポートする
日報テンプレートをJsonファイルにエクスポートする
キャラクター

ダウンロードしたファイルは編集しないように!壊れてしまいます

続いてNipoPlusを起動し、テンプレート設定画面を開きます。

NipoPlusから先程のJSONファイルを取り込みます
NipoPlusから先程のJSONファイルを取り込みます
NipoPlusから先程のJSONファイルを取り込みます

数秒ほどで解析が完了し、日報テンプレート一覧が表示されます。

テンプレート一覧が表示されます
テンプレート一覧が表示されます
テンプレート一覧が表示されます

プレビューボタンを押すと実際に日報作成画面をポップアップで確認できます。 取り込みボタンを押すとNipoPlusへ取り込みが実行されます。(取り込まれたテンプレートは一覧から削除されます。) 削除ボタン(ゴミ箱アイコン)をクリックすると取り込みをせずに削除します。

tagテンプレート
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