レポート用のテンプレートを自作する

テンプレートとはデータ入力の枠組みのことです

テンプレートは入力フォームの枠組みのことであり、フォーマットや雛形と呼ばれることもあります。テンプレートを作るのに専門の知識は不要です。しかし自作のアプリのように自由にテンプレートをカスタマイズできます。 1度作ったテンプレートは何回でも繰り返し利用が可能です。テンプレートをコピーして類似のテンプレートを作ることも簡単です。

たくさんのテンプレートも効率よく管理

テンプレートは各グループごとに作成、管理されます。有料プランでは1つのグループで最大999種類のテンプレートを作成、管理できます。数が多い場合はフォルダ分けやタグ付けを使って効率よく管理できます。例えば月曜日や火曜日といった曜日ごとに使うテンプレートが変わる場合は曜日ごとのタグを作ることで効率よく管理できます。複数種類扱えるので日報だけでなく、設備点検、品質チェック、5Sチェックシートなど様々なテンプレートを作成して活用できます。どのようなテンプレートが作れるか一例を紹介しているページも御覧ください

グループとテンプレートについて詳細を見る

例えば製造部と営業部では業務に使用するテンプレートは全く違うはずです。そのためテンプレートはグループの中で作成し、そのグループ内でのみ利用可能です。異なるグループで同じテンプレートを使いたい場合はテンプレートの取込機能で複製できます

例えば製造部では品質管理に関するテンプレートだけが表示されますので、見通しの良い管理が可能になります。特に日常業務でテンプレートを選ぶ回数は多いため、すぐに見つけられるように適切にグループ分けを行うと良いです。

レポートのテンプレートはグループ単位で利用可能です

テンプレートを作る前にちょっと一呼吸

まずどんなテンプレートを作る必要があるのか一度棚卸しをしてみましょう。

業務においてどのようなテンプレートが必要か？
スタッフが使いやすいテンプレートか？
記入漏れや説明不足がないか？

このあたりを一度立ち止まってじっくり考えてみましょう。タイトルや補足説明をしっかりつけることでスタッフも混乱せずにスムーズなレポート作成が可能になります。

レポートの入力の手間を減らすのコラムも御覧ください。

テンプレート作成ガイド

専有幅について

テンプレートは入力フォームと呼ばれるパーツを並べることで作成します。入力フォームはそれぞれに「専有幅」を設定できます。

幅12で1行になります。12を超えた入力フォームは自動で次の行に回り込みます。
スマートフォンの場合、幅は無視されすべて直列で表示されます。

入力フォームを自由に組み合わせるだけでオリジナルのレポートテンプレートを簡単に作成できます

空っぽのテンプレートを作る

はじめに空っぽのテンプレートを作成します。

グループ設定をクリック
テンプレート管理をクリック
新規作成をクリック
テンプレート名を入力（暫定でもOK）

名前入力を終えるとテンプレート作成画面へ切り替わります。

まずは空っぽのテンプレートを作りましょう

テンプレートの編集画面

テンプレート作成画面は下画像のような構成です。左パネルに入力フォームリストがあり、右パネルには実際の編集画面が表示されます。

左側のパーツリストからクリックしてテンプレートに追加していく作業を繰り返します

具体的な作業は以下の繰り返しです。

左側の入力フォームから必要なフォームをクリック（スマホの場合は右下の＋ボタン）
編集エリアに入力フォームが追加される
幅やタイトルを変更する

入力フォームの種類については本ページ以降で紹介しています。

入力フォームは大きく分けて6種類あります。

文字入力系: 本文の入力や住所といったシンプルな文字入力に最適です。
選択入力系: 予め回答を用意しておき、選ぶだけで入力できるお手軽入力です
日付入力: 作業時間や予定の日時など、日付関係はこれで決まりです。期間指定をするとかかった合計時間も自動で算出します
署名・写真系: 作業現場の写真や顧客の受領サイン、ファイルなど、いわゆるバイナリ系のデータをレポートに添付できます
数値系: 売上高や訪問件数、走行距離など数値として扱えるものはこれできまり。数値なので集計機能との相性も抜群です
その他: 反復入力や商品入力など、ちょっとユニークなフォームもあります。詳しくはそれぞれのページでご確認ください

幅を狭くすると編集画面上でも狭くなります。狭くて編集がしにくいときは、画面上部にある「編集中は幅を無視」にチェックを入れることで編集がしやすくなります。

各種入力フォームの共通設定項目

NipoPlusでは様々な入力フォームがあります。すべての入力フォームで共通で利用できる設定を共通設定項目と言います。例えばタイトルなどが該当します。

色分けとか説明画像はほとんどのパーツで使える共通項目です

共通設定は次のとおりです

共通設定詳細

①タイトル: 項目見出しエリアに表示される文字です
④幅: 1〜12の幅を選択できます。1行全てを使うには12を指定します
⑤タイトルカラー: 応用設定の中にあります。項目見出しエリアの背景色を設定できます。灰色・茶色・緑色・紺色・赤色から選択してください。初期値は灰色です
①サイズ: 応用設定の中にあります。表示名の文字サイズを最小・小・中・大の4段階から設定できます。初期値は「中」です。表示名が長すぎる場合は設定が無視されます
②メモ: 応用設定の中にあります。入力エリアの画面左上に赤文字で表示されます。レポート・チェックシートの作成者が迷うことのないように補足文として活用できます
③説明用の画像: 応用設定の中にあります。レポートを書くスタッフが操作に迷わないようにするための説明用画像を添付できます

例えば色や説明用画像をセットすると次のように華やかなテンプレートになります。