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最終更新日: 2024年02月07日

🛠️スタッフアカウントの管理

概要
組織のスタッフ管理では所属先グループの指定や、各スタッフの権限、アカウントの停止といった管理が可能です。

グループへ所属させる

最初は「サンプルグループ」というグループが1つしかありません。グループを増やすには「グループの作成」を御覧ください。
もしグループ分けが不要であればこの章は読み飛ばして大丈夫です。

グループに所属することで初めてグループ内でレポートの読み書きができるようになります。そのため、グループへの所属はとても重要です。

  1. メニューから「組織設定」をクリック
  2. 操作したいスタッフの行にある「所属グループ」をクリック
  3. グループ一覧が表示されるので所属させるグループをクリック
組織のスタッフをグループにアサイン(所属)します。
組織のスタッフをグループにアサイン(所属)します。
組織のスタッフをグループにアサイン(所属)します。 組織のスタッフをグループにアサイン(所属)します。

HINT:グループに所属するとグループの管理画面にそのスタッフ名が追加されます。次の画像はグループ内のスタッフ一覧画面の例です。 グループ内の管理はグループのスタッフ管理」を参照してください

グループ内から見た所属スタッフの一覧
グループ内から見た所属スタッフの一覧
グループ内から見た所属スタッフの一覧 グループ内から見た所属スタッフの一覧

グループに所属したスタッフの権限や名前といった基本情報はグループ内にそのまま引き継がれます。

スタッフの名前や権限・メモなどを変更する

編集したいデータの多くは直接クリック可能です。クリックすると編集ウインドウがポップアップで表示されるので、任意の値に変更してください。

  1. 編集したいスタッフのデータをクリック(例えば権限を変えるときは権限名をクリックします)
  2. 編集ウインドウが表示される
  3. データを書き変える
スタッフの名前や権限・メモを変更するにはそれぞれの対象データをクリックしてください
スタッフの名前や権限・メモを変更するにはそれぞれの対象データをクリックしてください
スタッフの名前や権限・メモを変更するにはそれぞれの対象データをクリックしてください スタッフの名前や権限・メモを変更するにはそれぞれの対象データをクリックしてください

同様の手順でスタッフのメールアドレスやパスワードの変更もできますが、これらログインに関する情報を変更する際は、変更されたスタッフは次回NipoPlusを起動時に再ログインが必要になりますので注意してください。 パスワードとメールアドレスの変更についてはこちらの記事も参照してください。

また、権限変更の際、管理者は最低1名以上必要になります。管理者が0名になるように変更はできません。

アカウントの無効化と削除

スタッフが退職するなどしてアカウントを使わなくなった場合は無効化してください。 詳しくは削除の項目を参照してください。

退職したスタッフのアカウントを引き継ぐ

一般のスタッフが退職した場合は、そのアカウントを無効化するだけで話はおしまいです。 しかし管理者クラスのスタッフが退職する場合は少し話がややこしくなります。 新しい管理者のアカウントを作成しても、過去これまでに提出されてきたレポートはアカウントが変わると閲覧権限が変わるため読むことができなくなります。 レポートの閲覧権限はアカウントのIDに紐付けられているため、過去のレポートも含めて引き継ぎをするには、退職した管理者のアカウントをそのまま利用します。

この際、安全性を保つためにログインメールアドレスやログインパスワードを変更してください。 アカウントの名前を新しい担当者名に書き換えることで引き継ぎの準備は完了です。 以降はそのアカウントを利用してください。

名前が変わればコメントの名前や承認印に記載される名前も更新されます。前任者が承認したはんこは前任者の名前がそのまま使われるので、ご安心ください。

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