🆕スタッフのアカウント作成

1件のアカウントを作成する #

スタッフのアカウントを作成することができるのは管理者に限られます。
アカウントを作ると自動で組織内にアカウントが追加されます。

1. 左メニューから組織設定をクリック
2. 「スタッフ管理」の中の「新規作成」をクリック
3. 必要事項を入力して「作成」をクリック（E-mailのみ必須）

まずはメニューから左メニューから組織設定をクリックします。（このボタンは管理者権限以外表示されません）
組織設定画面に切り替わったら「スタッフ管理」セクションの「新規作成」をクリックします。

組織内にスタッフのアカウントを追加します ✗

E-mailのみ必須で、それ以外の項目は任意です。 各項目については以下の表を参照してください

ログインE-mail※

スタッフのメールアドレスです。ログインIDとしても使用されます。【入力必須】

名前

スタッフの名前です

権限

スタッフの権限を指定します。「管理者・編集者・スタッフ・書き込みのみ・ゲスト」から選択します

初期パスワード

ログイン時に使用する初期のログインパスワードです。自動でセットされますが「パスワードを変える」にチェックをいれることで変更することも可能です

所属先

このスタッフが所属するグループです。初期状態ではすべてのグループに所属します。必要に応じて調整してください

メモ

スタッフに関するメモです。

実際にログインしてみよう #

作ったアカウントでログインができるようになっていますので、アカウントを使用するスタッフにログイン情報（E-mailとパスワード）を伝えてください。 ログインの仕方については「ログイン・ログアウトする」のページをご覧ください。

🔐アカウントの数と制限について #

NipoPlusでは無料プランの条件として4アカウントまでという制限があります。有料プランは契約に応じて利用可能なアカウント数が変化します。
制限を超えてアカウントを作成することはできますが、上限を超えた状態ではレポートの新規作成ができなくなります。
この状況はなるべく早く解消する必要があります。解消するには2つの方法があります

使っていないアカウントを無効化

アカウントを無効化することで利用人数から除外されます

契約プランを見直す

GOLD PLANの利用人数を増やすことで問題を解決できます。請求書払いの場合はこちら、クレジットカードで人数変更する場合はこちら

複数のユーザアカウントをまとめて作成する #

作成するユーザアカウントが多い場合は一括登録機能をご利用ください。 ログインに使用するE-mailのリストを用意し、入力エリアにE-mailのリストを貼り付けます。E-mailは１行につき１件入力します。

一括で最大50アカウントまでまとめて作成できます。これはPCで操作しましょうね ✗

一括作成の場合、権限や所属先グループ、ログインパスワードについては全部同じ設定となります。 必要に応じてアカウント作成後に編集してください。

「すでに使用済みのメールアドレスです」 と表示される時 #

スタッフアカウントを作成する際に「使用済みのメールアドレス」と表示されると、そのメールアドレスでアカウントを作成することができません。
原因は「すでに同じメールアドレスのアカウントがNipoPlusのシステム上に存在するため」です。
同じ組織内ではなく、NipoPlus全利用者を対象としているため、組織内のスタッフ一覧にそのアドレスが記載されていなくてもこのエラーが発生する可能性が有ります。
可能性としては2つのケースが想定されます。

1. 初めてNipoPlusをお試しで使用した後、本格稼働させる際にお試しで作ったアカウントをそのまま放置してしまっている
2. 本来管理者がアカウントを作るべきところ、誤ってスタッフがログイン画面で新規アカウント登録をしてしまった

いずれのケースもアカウントが意図せず残ってしまい、孤立したアカウントとなっている可能性が高いです。

対策としては、孤立したアカウントを削除するか他のメールアドレスに変更することで、そのアドレスが空席となるので再利用できます。
ここではメールアドレスを変更する手順について解説します。

対策手順（メールアドレスの変更）

1. 使用済みと表示されたEmailとログインパスワードを使い、ログインする
2. アカウント管理からEmailを変更する

上記手順によりメールアドレスが空きの状態になるため、アカウント作成ができるようになります。

共用アカウントについて

応用機能です。通常は使用しません。スタッフの人数分端末を用意できないときにのみ使用します

ログイン不可能なスタッフアカウントを作成する #

ログイン不可能なアカウントはスタッフの人数分、PCやタブレットが用意できない環境で複数人が1台の機器を使ってレポートを作成する際に使用する少し特殊な用途となります。

ログイン不可アカウントは少し特殊な環境で使うものです！通常はログイン可能なアカウントの利用を検討してください

ログイン不可能なアカウントはちょっと特殊な用途でのみ使われます ✗

スマホの画面 PCの画面

ログイン不可能なアカウントはその性質上、多くの制限があります

• ログイン不可能なアカウントは権限の設定が提出のみで固定されます。
• ログイン不可能なアカウントは単体では利用できません。必ず他のスタッフの共用として設定する必要があります。

ログイン不可能なアカウントは、ログイン可能な通常のアカウントでログインされている通常アカウントを間借りしてレポートの作成を行います。 レポート作成の際、提出者を選択する欄から利用者の名前を選択してレポートを書くことができます。

レポート作成者が自己申告で名前を選択するため、レポート提出者のなりすましを防ぐことはできません。レポート作成者が本人であることを保証させる必要がある場合は、正規のログイン可能なアカウントの利用を検討してください

スタッフアカウントの削除について

スタッフが退職・休職するなどの理由によりアカウントが不要になった場合は、安全のためにもそのアカウントを無効化します。

スタッフのアカウントを無効化する #

1. 左メニューから組織設定をクリック
2. スタッフ管理の項までスクロール
3. 無効化するスタッフの「状態」列にあるボタンをクリック
4. ボタンが赤色になれば無効化完了

状態を1回クリックで無効化、もう1回クリックすると有効に戻ります ✗

スマホの画面 PCの画面

無効化されたスタッフのアカウントはすべてのアクセス権が無くなります。 本人の画面には権限不足のエラーメッセージが出力されます。 一定時間経過後に自動でログアウトされ、以降はログインできなくなります。

※無効化されたスタッフは利用人数にカウントされません。

有効に戻す #

もう一度ボタンをクリックすると緑色ボタンになり、権限が有効に戻ります。

スタッフのアカウントを削除する #

スタッフを削除すると過去のレポートの提出者が「不明」になるため注意してください

削除する際は退職から数ヶ月ほど経過し、集計などに影響しないようになってから行うことを推奨しています。

1. 無効ボタンの隣りにある下向き三角ボタンをクリック
2. 「削除する」ボタンをクリック

実際、スタッフを削除する必要は殆どなくて、無効化で十分です ✗

スマホの画面 PCの画面

アカウントが削除されるとそのメールアドレスは空きの状態になるため、再び同じメールアドレスでアカウントの作成ができます。しかしIDは作成の都度ランダムに割り当てられるため 削除前と削除後では異なるスタッフとして認識されます。