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最終更新日: 2024年06月28日

🆕スタッフのアカウント作成

概要
スタッフアカウントを作りグループに所属させればすぐにレポートの作成が可能になります。

1件のアカウントを作成する

スタッフのアカウントを作成することができるのは管理者に限られます。アカウントを作ると自動で組織内にアカウントが追加されます。

  1. メニューから「組織設定」をクリック
  2. 「スタッフ管理」の中の「新規作成」をクリック
  3. 必要事項を入力して「作成」をクリック(E-mailのみ必須)

まずはメニューから「組織設定」をクリックします。このボタンは管理者権限以外表示されません。

管理者はメニューに「組織設定」が表示されます。このボタンをクリックしてください。編集者以下はこのボタンが表示されません
管理者はメニューに「組織設定」が表示されます。このボタンをクリックしてください。編集者以下はこのボタンが表示されません
管理者はメニューに「組織設定」が表示されます。このボタンをクリックしてください。編集者以下はこのボタンが表示されません 管理者はメニューに「組織設定」が表示されます。このボタンをクリックしてください。編集者以下はこのボタンが表示されません
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組織設定画面に切り替わります。「新規作成」をクリックします。

組織内にスタッフのアカウントを追加します
組織内にスタッフのアカウントを追加します
組織内にスタッフのアカウントを追加します 組織内にスタッフのアカウントを追加します

E-mailのみ必須です。それ以外に名前や権限の設定もできます。パスワードは初期設定時にデフォルトのものが設定されますが、任意に変更可能です。 指定したパスワードは実際にアカウントを利用するスタッフがログイン後に変更できます。

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作ったアカウントでログインができるようになっていますので、アカウントを使用するスタッフにログイン情報(E-mailとパスワード)を伝えてください。 ログインの仕方については「ログイン・ログアウトする」のページをご覧ください。

複数のユーザアカウントをまとめて作成する

作成するユーザアカウントが多い場合は一括登録機能をご利用ください。 ログインに使用するE-mailのリストを用意し、入力エリアにE-mailのリストを貼り付けます。E-mailは1行につき1件入力します。

一括で最大50アカウントまでまとめて作成できます
一括で最大50アカウントまでまとめて作成できます
一括で最大50アカウントまでまとめて作成できます 一括で最大50アカウントまでまとめて作成できます

一括作成の場合、権限や所属先グループ、ログインパスワードについては全部同じ設定となります。 必要に応じてアカウント作成後に編集してください。


共用アカウントについて

ログイン不可能なスタッフアカウントを作成する

ログイン不可能なアカウントはスタッフの人数分、PCやタブレットが用意できない環境で複数人が1台の機器を使ってレポートを作成する際に使用する少し特殊な用途となります。

キャラクター

ログイン不可アカウントは少し特殊な環境で使うものです!通常はログイン可能なアカウントの利用を検討してください

ログイン不可能なスタッフアカウントの作成
ログイン不可能なスタッフアカウントの作成
ログイン不可能なスタッフアカウントの作成 ログイン不可能なスタッフアカウントの作成

ログイン不可能なアカウントはその性質上、多くの制限があります

  • ログイン不可能なアカウントは権限の設定が提出のみで固定されます。
  • ログイン不可能なアカウントは単体では利用できません。必ず他のスタッフの共用として設定する必要があります。

ログイン不可能なアカウントは、ログイン可能な通常のアカウントでログインされている通常アカウントを間借りしてレポートの作成を行います。 レポート作成の際、提出者を選択する欄から利用者の名前を選択してレポートを書くことができます。

レポート作成者が自己申告で名前を選択するため、レポート提出者のなりすましを防ぐことはできません。レポート作成者が本人であることを保証させる必要がある場合は、正規のログイン可能なアカウントの利用を検討してください

スタッフアカウントの削除について

スタッフが退職・休職するなどの理由によりアカウントが不要になった場合は、安全のためにもそのアカウントを無効化します。

スタッフのアカウントを無効化する

  1. 組織設定をクリック
  2. スタッフ管理の項までスクロール
  3. 無効化するスタッフの「状態」列にあるボタンをクリック
  4. ボタンが赤色になれば無効化完了
状態を1回クリックで無効化、もう1回クリックすると有効に戻ります
状態を1回クリックで無効化、もう1回クリックすると有効に戻ります
状態を1回クリックで無効化、もう1回クリックすると有効に戻ります 状態を1回クリックで無効化、もう1回クリックすると有効に戻ります

無効化されたスタッフのアカウントはすべてのアクセス権が無くなります。 本人の画面には権限不足のエラーメッセージが出力されます。 一定時間経過後に自動でログアウトされ、以降はログインできなくなります。

※無効化されたスタッフは利用人数にカウントされません。

有効に戻す

もう一度ボタンをクリックすると緑色ボタンになり、権限が有効に戻ります。

スタッフのアカウントを削除する

削除する際は退職から数ヶ月ほど経過し、集計などに影響しないようになってから行うことを推奨しています。

  1. 無効ボタンの隣りにある下向き三角ボタンをクリック
  2. 「削除する」ボタンをクリック
スタッフのアカウントを完全に削除する
スタッフのアカウントを完全に削除する
スタッフのアカウントを完全に削除する スタッフのアカウントを完全に削除する

アカウントが削除されるとそのメールアドレスは空きの状態になるため、再び同じメールアドレスでアカウントの作成ができます。しかしIDは作成の都度ランダムに割り当てられるため 削除前と削除後では異なるスタッフとして認識されます。

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