tag 要編集者権限 tag スタッフアカウント管理
最終更新日: 2024年06月12日

🔐レポートの提出先を固定する

レポートを提出する際に、「提出先」と「他に日報を読める人(共有先)」という2つの単語が出てきます。
両者の違いは承認権限の有無です。

提出先
そのレポートを読み、承認できる
他に日報を読める人
そのレポートを読めるが、承認はできない

提出先や共有先は、レポート作成時にスタッフが選択できる様になっていますが、誤った相手を選んでしまう可能性もあるため前もって管理者側で提出先・共有先を指定したり、変更を不可能(ロック)にすることができます。

提出先指定の優先順位

レポート作成時、提出先・共有先を自動でセットするにはいくつかの方法があります。重複した設定がある場合、優先順位の高いものから適用されていきます。
優先順位は以下のとおりです。

  • スタッフごとに個別に提出先を指定する(最も優先度が高い)
  • テンプレートごとに提出先を指定する
  • 前回の提出先情報から自動でセット(最も優先度が低い)

最後の「前回の提出先から自動でセット」は自動で行われるため、設定は実質2種類です。

スタッフごとに個別に提出先を指定する

スタッフごとにどのテンプレートを誰に提出するか細かく設定できます。すべてを設定する必要はなく必要な項目一部の設定でも有効です。

キャラクター

例えば 「Aさん」 が 「業務レポート」 を使った場合は 「X部長宛」 といった具合です

設定手順は以下のとおりです。

  1. グループ設定をクリック
  2. スタッフ管理をクリック
  3. 提出先を指定するスタッフ行で「提出先を指定」をクリック
  4. 設定するテンプレートを選択
  5. 提出先を指定する
スタッフアカウントに対してレポートの提出先を強制的に固定する
スタッフアカウントに対してレポートの提出先を強制的に固定する
スタッフアカウントに対してレポートの提出先を強制的に固定する スタッフアカウントに対してレポートの提出先を強制的に固定する

▼
ポップアップで提出先の指定ウインドウが表示されます。

スタッフがレポートを提出する相手を指定
スタッフがレポートを提出する相手を指定
スタッフがレポートを提出する相手を指定 スタッフがレポートを提出する相手を指定

スタッフごとに、テンプレートと提出先の設定をします。シンプルに考えましょう。

  1. どのテンプレートを使ったときに、
  2. 誰あてに提出するのか

たったこれだけです。
必要に応じてオプションの設定も可能です。オプションは以下の通り

提出先や共有先の変更を許可しない
  • ON:レポート作成時に提出先や共有先を変更できなくします。(推奨)
  • OFF:初期値で指定した提出先が選ばれますが変更が可能です
グループ内の全スタッフを自動で含める
  • ON:共有先にグループ内の全スタッフが自動でセット(つまり全員読める)
  • OFF:共有先も個別に指定するウインドウが出現します
リセット
提出先、共有先の情報をリセットします

テンプレートごとに提出先を指定する

レポートのテンプレートごとに提出先の指定が可能です。設定が競合する場合は前述の「スタッフ基準の指定」が優先されます。 この設定はテンプレート管理画面から行うため画面を切り替えてください。

  1. グループ設定をクリック
  2. テンプレート管理をクリック
  3. 提出先を指定したいテンプレートの行にある「提出先の指定」をクリック
  4. 設定画面が表示される
  5. 提出先や共有先を指定する

レポートのテンプレートごとに提出先を指定する

レポートのテンプレートごとに提出先を指定する
レポートのテンプレートごとに提出先を指定する レポートのテンプレートごとに提出先を指定する
▼

詳細設定画面
詳細設定画面
詳細設定画面 詳細設定画面

スタッフごとの指定に比べると非常にシンプルです。

レポート作成時の画面

提出先を指定ときはレポート作成時に提出先が自動でセットされます。変更のロックが有効だと提出先の変更も不可能になります。

レポートの提出時に、提出先が変更できないように固定された
レポートの提出時に、提出先が変更できないように固定された
レポートの提出時に、提出先が変更できないように固定された レポートの提出時に、提出先が変更できないように固定された

可能であれば提出先の指定をすることが望ましい

提出先の指定は現場のスタッフにとって無用な混乱を回避できるため、可能であれば設定をしてください。次のような利点があります。

  • 誰に提出すればいいのかわからない問題が解決
  • 誤って異なる相手に提出してしまう問題を回避
  • 提出先を指定する工程の省略
tag 要編集者権限 tag スタッフアカウント管理