🔐レポートの提出先を固定する
レポートを書く際、誰に提出するのか、誰が読めるのか？といったアクセス権の問題が出てきます。
NipoPlusではアクセス権を「提出先」や「共有先」という名称で呼んでいます。
提出先や共有先は、レポート作成時にスタッフが選択することもできますが、管理者が前もって指定してあげるほうが親切です。
現場での負担軽減やミスを回避するためにも前もって管理者が提出先等の設定を済ませておくのが理想です。
提出先と共有先（他に日報を読める人）の違いについて簡単に確認しておきましょう
- 提出先
- そのレポートを読み、承認できる
- 共有先
- そのレポートを読めるが、承認はできない。「他に日報を読める人」という名称で書かれていることもあります
提出先の指定は現場のスタッフにとって無用な混乱を回避できるため、可能であれば設定をしてください。次のような利点があります。
- 誰に提出すればいいのかわからない問題が解決
- 誤って異なる相手に提出してしまう問題を回避
- 提出先を指定する工程の省略
提出先指定の優先順位
レポート作成時、提出先・共有先を自動でセットするにはいくつかの方法があります。重複した設定がある場合、優先順位の高いものから適用されていきます。
優先順位は以下のとおりです。
- スタッフごとに個別に提出先を指定する（最も優先度が高い）
- テンプレートごとに提出先を指定する
- 前回の提出先情報から自動でセット（最も優先度が低い）
最後の「前回の提出先から自動でセット」は自動で行われるため、設定は実質２種類です。
テンプレートごとに提出先を指定する（推奨）
レポートのテンプレートごとに提出先の指定が可能です。設定が競合する場合は後述する「スタッフ基準の指定」が優先されます。 この設定はテンプレート管理画面から行います
- グループ設定をクリック
- テンプレート管理をクリック
- 提出先を指定したいテンプレートの行にある「提出先の指定」をクリック
- 設定画面が表示される
- 提出先や共有先を指定する
スタッフごとに個別に提出先を指定する
スタッフごとにどのテンプレートを誰に提出するか細かく設定できます。すべてを設定する必要はなく必要な項目一部の設定でも有効です。
例えば 「Aさん」 が 「業務レポート」 を使った場合は 「X部長宛」 といった具合です
設定手順は以下のとおりです。
- グループ設定をクリック
- スタッフ管理をクリック
- 提出先を指定するスタッフ行で「提出先の固定」をクリック
- ポップアップで設定画面が表示される
スタッフごとに、テンプレートと提出先の設定をします。シンプルに考えましょう。
- どのテンプレートを使ったときに、
- 誰あてに提出するのか
たったこれだけです。
必要に応じてオプションの設定も可能です。オプションは以下の通り
- 提出先や共有先の変更を許可しない
- ON:レポート作成時に提出先や共有先を変更できなくします。(推奨)
- OFF:初期値で指定した提出先が選ばれますが変更が可能です
- グループ内の全スタッフを自動で含める
- ON:共有先にグループ内の全スタッフが自動でセット(つまり全員読める)
- OFF:共有先も個別に指定するウインドウが出現します
- リセット
- 提出先、共有先の情報をリセットします
レポート作成時の画面
提出先を指定ときはレポート作成時に提出先が自動でセットされます。変更のロックが有効だと提出先の変更も不可能になります。
