🔐レポートの提出先を固定する

誰がレポートを読めるのか？#

レポートを読めるのは提出先か共有先に名前が含まれているアカウントです。 これ以外のスタッフはそのレポートを読むことができません。

提出先

そのレポートを読み、承認や棄却ができる

共有先

そのレポートを読めるが、承認はできない。「他に日報を読める人」という名称で書かれていることも

では提出先などの情報はどこでセットするのでしょう？レポート作成時に作成者が指定します。 しかし現場スタッフが提出先を手動でセットするのはミスのリスクも有るため推奨しません。 代わりに編集者が前もって提出先や共有先細かく指定し、且つ変更できないようにロックすることができます。これを提出先の固定といいます。 提出先の固定はあらかじめ設定しておくことを強く推奨します。次のような利点があります。

• 誰に提出すればいいのかわからない問題が解決
• 誤って異なる相手に提出してしまう問題を回避
• 提出先を指定する手間の省略

提出先指定の優先順位#

レポート作成時、提出先・共有先を自動でセットするには3つのの方法があります。重複した設定がある場合、優先順位の高いものから適用されます。

スタッフごとに個別に提出先を指定

最優先される設定です。

テンプレートごとに提出先を指定

2番目に優先される設定です

前回の提出先情報から自動でセット

優先度は一番低いです。管理者側ではなくレポート作成スタッフの履歴をもとに適用されます。

3番目の項目は履歴を参照するものであり、実質設定項目としては上の2つのみです。

テンプレートごとに提出先を指定する（推奨）#

レポートのテンプレートごとに提出先の指定が可能です。 この設定はテンプレート管理画面から行います

1. グループ設定をクリック
2. テンプレート管理をクリック
3. 提出先を指定したいテンプレートの行にある「提出先の指定」をクリック
4. 提出先や共有先を指定する

テンプレート単位で提出先の固定をするよっ ✗

上画像の設定を詳しく説明すると「Aライン製造点検表」というテンプレートで書かれたレポートは必ず「赤羽さん」宛に書かれ、その他に「田原さん、日光さん」がレポートを読める という意味です。

スタッフごとに個別に提出先を指定する#

スタッフごとにどのテンプレートを誰に提出するか細かく設定できます。すべてを設定する必要はなく必要な項目一部の設定でも有効です。 例えば 「Aさん」 が 「業務レポート」 を使った場合は 「X部長宛」 といった具合に指定できます。

設定手順は以下のとおりです。

1. グループ設定をクリック
2. スタッフ管理をクリック
3. 提出先を指定するスタッフ行で「提出先の固定」をクリック
4. ポップアップで設定画面が表示される

レポート提出先を固定すれば間違えて他の人に提出するミスも０！ ✗

【誰が】【どのテンプレートを使ったとき】【誰に出すのか】を決めよう ✗

スタッフごとに、テンプレートと提出先の設定をします。シンプルに考えましょう。

1. どのテンプレートを使ったときに、
2. 誰あてに提出するのか

たったこれだけです。 必要に応じてオプションの設定も可能です。オプションは以下の通り

提出先や共有先の変更を許可しない

• ON:レポート作成時に提出先や共有先を変更できなくします。(推奨)
• OFF:初期値で指定した提出先が選ばれますが変更が可能です

グループ内の全スタッフを自動で含める

• ON:共有先にグループ内の全スタッフが自動でセット(つまり全員読める)
• OFF:共有先も個別に指定するウインドウが出現します

リセット

提出先、共有先の情報をリセットします

提出先が固定された画面の例#

提出先を指定ときはレポート作成時に提出先が自動でセットされます。変更のロックが有効だと提出先の変更も不可能になります。

ちゃんと固定化されているのがわかるね ✗

これで現場のスタッフはレポートの作成のみに専念することができ、提出先や共有先といった煩わしい項目を無視できるようになります。 現場スタッフのためにも提出先ロックは済ませておきましょう。