グループの作成
Note
グループ分けが不要な場合、この手順はスキップできます
部署や支店はもちろん、「新人研修会」のようなスポット目的でもグループを作成できます。 新たに他のグループを作るには次の手順で操作します。
- 左メニューから組織設定をクリック
- 右メニューから「グループ設定」をクリック
- 新規作成をクリック
- グループ名やカラーテーマを設定
- グループに所属するスタッフを選択
グループの新規作成ポップが表示されます。グループ名を入力し、作成ボタンをクリックしてください。 以上でグループが作成できました。作成したグループはグループ管理の一覧に表示されます。 作成可能なグループの数は無料プランと有料プランで異なります。
グループにスタッフを所属させる
スタッフをまだ作っていない場合はスタッフアカウントの作成を御覧ください。 グループにアクセスできるのはグループに所属しているスタッフのみです。 スタッフをグループに所属させることで利用が可能になります。
- 編集するグループの「メンバ変更」ボタンをクリック
- スタッフリストが表示される
- 所属するスタッフを選ぶ(オレンジ色のスタッフは1名以上選ぶ)
グループの中で様々な設定を行う必要が出てきますが、グループの設定ができるのは編集者権限以上の権限が必要になります。 そのためグループには少なくとも１名以上、編集者か管理者を所属させてください。編集者以上のスタッフはオレンジ色で表示されます。
グループの設定を行う
グループ内の設定をするにはそのグループに所属している必要があります。 所属している場合はグループ一覧に「編集」ボタンが表示されるので編集ボタンを押してグループを切り替えてください。
グループの詳細設定画面に切り替わりましたか？この記事はグループの作成までになります。グループ内の細かい設定については次の記事を参照してください。
グループ削除について
グループの削除
グループは無効化・削除の2段構えによる削除となります。 無効化することで全スタッフがグループ内のすべてのデータ（レポートや予定、アクセスログなど）に対するアクセス権を喪失します。 無効化されたグループをその後使用する予定がない場合はグループを削除することができます。グループを削除するとグループ内のすべてのデータが即座に削除されます。
Note
アクセス権の喪失は管理者も例外ではありません。再び有効化することでアクセス権がもとに戻ります。
グループの無効化と削除の方法
- 左メニューから組織設定をクリック
- グループ管理のセクションまでスクロールします
- 削除したいグループの行にあるゴミ箱ボタンをクリックします
- 無効化されたグループから削除したいグループを完全に削除します
ゴミ箱をクリックするとそのグループは「グループ一覧」から「無効化されたグループ」に移動します。 無効化されたグループを開き、完全に削除ボタンをクリックすることでグループを削除できます。
完全に削除ボタンは誤操作を防ぐため確認メッセージが表示されます。確認後の「削除」ボタンをクリックすることで削除のリクエストが受領されます。 すべてのデータを削除するため処理はサーバ側でおこなわれるため、完了にはデータの量にもよりますが数十秒ほどかかります。処理が完了すると「無効化されたグループ」一覧から表示されなくなります。
無効化時に権限不足が表示される場合
グループを無効化した直後に権限不足のエラーメッセージが表示されることがあります。
このエラーは無効化しようとしているグループのデータを監視するフラグが立っているときに発生します。例えばレポートなどが監視対象になりますが、 監視中のグループが無効化されたことにより監視の権限が無くなることでエラーが表示されます。 「無効化されたグループ」に移動していれば無効化自体は正常に動作しているのでご安心ください。