組織について
組織とグループとスタッフの相関性
アカウント作成時に組織が作成され、組織内に1つグループが作成された状態でスタートします。あなたのアカウントも組織に所属しています。
組織の中にグループとスタッフアカウントを登録します。グループとスタッフの追加方法については後述するとして、まずは全体の相関図を確認してみましょう。
組織の中にスタッフとグループが含まれている構図となります。グループとスタッフを追加したら、スタッフをグループに所属させます。例えば製造部に「田中さん」営業部に「橋本さん」といった具合です。 複数のグループに所属させることもできます。管理者が両方のグループに所属するのは一般的なアプローチの一つです。
実際のアプリ画面では、次のように見えます。
![組織設定画面。組織内のスタッフとグループを管理する](/docs/manual/initial-setting/_about/orgmap.webp)
![組織設定画面。組織内のスタッフとグループを管理する](/docs/manual/initial-setting/_about/orgmap.webp)
スタッフ一覧とグループ一覧があり、各スタッフがどのグループに所属しているかがわかるようになっています。
レポートのやり取りやテンプレートの作成といった基本的な機能は全てグループ内で行われます。
グループ分けするメリットとデメリット
グループを分けることで目的別に効率のよいレポート管理ができるようになります。例えば製造部で使う「品質管理チェックシート」と、営業部で使う「営業レポート」をわけて管理できます。
また、「新人研修会」のように一定期間のみ必要なグループを作れば日常のレポート業務と隔絶してレポートの管理ができます。
複数のグループに所属した場合、画面左上のグループ切替ボタンから簡単に作業グループを切り替えることができます。
グループごとにテーマカラーを設定できるので、異なるカラーテーマにしておくことで誤ったグループを選んでしまうケアレスミスを減らせます。
![作業グループを複数作成可能です目的に応じてグループを分けるとスッキリ!](/docs/manual/initial-setting/_about/switch-group_tablet.webp)
![キャラクター](/images/alice/guide.png)
![作業グループを複数作成可能です目的に応じてグループを分けるとスッキリ!](/docs/manual/initial-setting/_about/switch-group_tablet.webp)
![作業グループを複数作成可能です目的に応じてグループを分けるとスッキリ!](/docs/manual/initial-setting/_about/switch-group_phone.webp)
一方でデメリットもあります。
全体の管理が少し煩雑になります。例えばどのグループに誰を所属させるのかといった管理が必要になります。
大まかな流れ
複雑に見えて意外とシンプルです。
- グループを作成する
- スタッフを追加する
- スタッフをグループに所属させる
実はこれだけです。
グループを作成する
左端のメニュー「組織設定」をクリックして組織管理画面へ切り替えておきます。 そこから「グループ」のセクションへ異動し、グループ作成ボタンをクリック。グループ名を決めて作成できます。
![グループを作ってみるのも一興。不要なら1グループで運用もOKです](/docs/manual/initial-setting/_about/make-group_tablet.webp)
![キャラクター](/images/alice/ok.png)
![グループを作ってみるのも一興。不要なら1グループで運用もOKです](/docs/manual/initial-setting/_about/make-group_tablet.webp)
![グループを作ってみるのも一興。不要なら1グループで運用もOKです](/docs/manual/initial-setting/_about/make-group_phone.webp)
より詳しいガイドは「マニュアル:グループの作成」を御覧ください。
スタッフアカウントの作成
スタッフアカウントは組織から作成する方法とグループ内から作成する2つのやり方があります。グループ内で作成すると自動でそのグループに所属したスタッフが作成されます。 組織から作成する場合は作成時にどのグループに所属するかを選択できます。
![スタッフアカウントを作ってみましょう](/docs/manual/initial-setting/_about/make-staff_tablet.webp)
![キャラクター](/images/alice/pc.png)
![スタッフアカウントを作ってみましょう](/docs/manual/initial-setting/_about/make-staff_tablet.webp)
![スタッフアカウントを作ってみましょう](/docs/manual/initial-setting/_about/make-staff_phone.webp)
この他にも一括で最大50名のアカウントを一括登録するような機能も備わっています。詳しくは「マニュアル:スタッフアカウントの作成」を御覧ください
スタッフをグループに割り当てます
スタッフを選んで所属させるグループを選ぶ方法と、グループを選んで所属させるスタッフを選ぶ2つのやり方があります。 下の画像では「スタッフを選んで所属させるグループを選ぶ」方法で紹介してます。
![誰がどのグループに所属するのかを管理者が自由に設定できます](/docs/manual/initial-setting/_about/join_tablet.webp)
![キャラクター](/images/alice/book.png)
![誰がどのグループに所属するのかを管理者が自由に設定できます](/docs/manual/initial-setting/_about/join_tablet.webp)
![誰がどのグループに所属するのかを管理者が自由に設定できます](/docs/manual/initial-setting/_about/join_phone.webp)
より詳しいガイドは「マニュアル:スタッフをグループに所属させる」をご覧ください。