最終更新日: 2024年02月08日

組織について

概要

【組織】と【グループ】と【スタッフ】の関係性について軽く触れています。詳細なガイドは各セクションにあるマニュアルボタンをクリックしてください

組織とグループとスタッフの相関性

アカウント作成時に組織が作成され、組織内に1つグループが作成された状態でスタートします。あなたのアカウントも組織に所属しています。
組織の中にグループとスタッフアカウントを登録します。グループとスタッフの追加方法については後述するとして、まずは全体の相関図を確認してみましょう。

graph TD; classDef class2 fill:#ffa23e classDef class1 fill:#ff9999 組織-->スタッフ; 組織-->グループ; グループ-->製造部:::class2 グループ-->営業部:::class2 スタッフ-->管理者:::class1 スタッフ-->田中:::class1 スタッフ-->木村:::class1 スタッフ-->橋本:::class1

組織の中にスタッフとグループが含まれている構図となります。グループとスタッフを追加したら、スタッフをグループに所属させます。例えば製造部に「田中さん」営業部に「橋本さん」といった具合です。複数のグループに所属させることもできます。管理者が両方のグループに所属するのは一般的なアプローチの一つです。

graph TD; classDef class2 fill:#ffa23e classDef class1 fill:#ff9999 グループ-->製造部:::class2; 製造部-->田中:::class1; 製造部-->管理者:::class1; グループ-->営業部:::class2; 営業部-->木村:::class1; 営業部-->橋本:::class1; 営業部-->管理者:::class1;

実際のアプリ画面では、次のように見えます。

スタッフ一覧とグループ一覧があり、各スタッフがどのグループに所属しているかがわかるようになっています。

レポートのやり取りやテンプレートの作成といった基本的な機能は全てグループ内で行われます。

最低でも１つのグループは運用上必須となります

グループ分けするメリットとデメリット

グループを分けることで目的別に効率のよいレポート管理ができるようになります。例えば製造部で使う「品質管理チェックシート」と、営業部で使う「営業レポート」をわけて管理できます。また、「新人研修会」のように一定期間のみ必要なグループを作れば日常のレポート業務と隔絶してレポートの管理ができます。
複数のグループに所属した場合、画面左上のグループ切替ボタンから簡単に作業グループを切り替えることができます。グループごとにテーマカラーを設定できるので、異なるカラーテーマにしておくことで誤ったグループを選んでしまうケアレスミスを減らせます。