組織について

概要
【組織】と【グループ】と【スタッフ】の関係性について軽く触れています。詳細なガイドは各セクションにあるマニュアルボタンをクリックしてください

組織とグループとスタッフの相関性

アカウント作成時に組織が作成され、組織内に1つグループが作成された状態でスタートします。あなたのアカウントも組織に所属しています。
組織の中にグループとスタッフアカウントを登録します。グループとスタッフの追加方法については後述するとして、まずは全体の相関図を確認してみましょう。

graph TD; classDef class2 fill:#ffa23e classDef class1 fill:#ff9999 組織-->スタッフ; 組織-->グループ; グループ-->製造部:::class2 グループ-->営業部:::class2 スタッフ-->管理者:::class1 スタッフ-->田中:::class1 スタッフ-->木村:::class1 スタッフ-->橋本:::class1

組織の中にスタッフとグループが含まれている構図となります。グループとスタッフを追加したら、スタッフをグループに所属させます。例えば製造部に「田中さん」営業部に「橋本さん」といった具合です。 複数のグループに所属させることもできます。管理者が両方のグループに所属するのは一般的なアプローチの一つです。

graph TD; classDef class2 fill:#ffa23e classDef class1 fill:#ff9999 グループ-->製造部:::class2; 製造部-->田中:::class1; 製造部-->管理者:::class1; グループ-->営業部:::class2; 営業部-->木村:::class1; 営業部-->橋本:::class1; 営業部-->管理者:::class1;

実際のアプリ画面では、次のように見えます。

組織設定画面。組織内のスタッフとグループを管理する
組織設定画面。組織内のスタッフとグループを管理する
組織設定画面。組織内のスタッフとグループを管理する

スタッフ一覧とグループ一覧があり、各スタッフがどのグループに所属しているかがわかるようになっています。

レポートのやり取りやテンプレートの作成といった基本的な機能は全てグループ内で行われます。

グループ分けするメリットとデメリット

グループを分けることで目的別に効率のよいレポート管理ができるようになります。例えば製造部で使う「品質管理チェックシート」と、営業部で使う「営業レポート」をわけて管理できます。 また、「新人研修会」のように一定期間のみ必要なグループを作れば日常のレポート業務と隔絶してレポートの管理ができます。
複数のグループに所属した場合、画面左上のグループ切替ボタンから簡単に作業グループを切り替えることができます。 グループごとにテーマカラーを設定できるので、異なるカラーテーマにしておくことで誤ったグループを選んでしまうケアレスミスを減らせます。

作業グループを複数作成可能です。新人研修用のレポートや製造部・営業部など部署や目的に応じてグループを分けることで効率のよいレポート管理が可能になります作業グループを複数作成可能です。新人研修用のレポートや製造部・営業部など部署や目的に応じてグループを分けることで効率のよいレポート管理が可能になります 作業グループを複数作成可能です。新人研修用のレポートや製造部・営業部など部署や目的に応じてグループを分けることで効率のよいレポート管理が可能になります

一方でデメリットもあります。
全体の管理が少し煩雑になります。例えばどのグループに誰を所属させるのかといった管理が必要になります。

大まかな流れ

複雑に見えて意外とシンプルです。

  1. グループを作成する
  2. スタッフを追加する
  3. スタッフをグループに所属させる

実はこれだけです。

グループを作成する

左端のメニュー「組織設定」をクリックして組織管理画面へ切り替えておきます。 そこから「グループ」のセクションへ異動し、グループ作成ボタンをクリック。グループ名を決めて作成できます。

グループの作成
グループの作成
グループの作成 グループの作成

より詳しいガイドは「マニュアル:グループの作成」を御覧ください。

スタッフアカウントの作成

スタッフアカウントは組織から作成する方法とグループ内から作成する2つのやり方があります。グループ内で作成すると自動でそのグループに所属したスタッフが作成されます。 組織から作成する場合は作成時にどのグループに所属するかを選択できます。

スタッフの作成
スタッフの作成
スタッフの作成 スタッフの作成

この他にも一括で最大50名のアカウントを一括登録するような機能も備わっています。詳しくは「マニュアル:スタッフアカウントの作成」を御覧ください

スタッフをグループに割り当てます

スタッフを選んで所属させるグループを選ぶ方法と、グループを選んで所属させるスタッフを選ぶ2つのやり方があります。 下の画像では「スタッフを選んで所属させるグループを選ぶ」方法で紹介してます。

スタッフをグループにアサインする
スタッフをグループにアサインする
スタッフをグループにアサインする スタッフをグループにアサインする

より詳しいガイドは「マニュアル:スタッフをグループに所属させる」をご覧ください。