初期設定
NipoPlusではアカウント作成時に、１つの組織が作成され、組織内に１つのグループが作成された状態でスタートします。組織が最も上位でその下にグループを作ります。
- 組織
- NipoPlus上の一番上位の単位です。１企業につき１つです
- グループ
- 組織の中にいくつでも作成できます。
アカウント作成時に1つのグループが自動で作成されています
図にすると次のようなイメージです。
Step1:グループを分ける
小規模な事業所であればグループ分けをしなくても良いですが、最低1つのグループは必須です。
目的や組織構成に応じて自由にグループを作れます。例えば以下のようなグループ分けが一般的です
- 支店や部署単位で分ける
- プロジェクトやチーム単位で分ける
- 新人研修会などスポット単位で分ける
グループを分けることでより風通しの良い日報管理が可能になります。後述する日報のテンプレートもグループ単位で管理されるため、グループに応じて最適な日報が作成できるようになります。
新人研修会のように期間の決まったプロジェクトの場合、「新人研修会」というグループを作り、その中で研修報告を書くようにすれば、他のグループと分けて保存されるので情報のノイズが発生しにくく、 風通しの良い日報管理ができます。
Step2:組織の中にスタッフを追加します
アカウントを作ったばかりだと組織にはあなた１名しか所属していません。組織にスタッフのアカウントを追加します。 アカウントはE-mailとパスワードの組み合わせです。アカウントができたら使用するスタッフにログイン情報を伝えてください。 PCやタブレット・スマートフォンなどからログインが可能です。
Step3:スタッフをグループに割り当てます
Step1・Step2により、組織にはいくつかのグループと何名かのアカウントが登録されています。どのスタッフがどのグループに所属するかを個別に指定します。
グループに入ることで初めてそのグループに対するアクセス権が有効になります。所属させ忘れるとアクセスできないので注意してください。
スタッフは複数のグループに所属することができます。また所属の設定ができるのは管理者権限のスタッフのみです。
複数グループに所属すると切り替えが可能になります
複数のグループに所属しているスタッフは、画面左上のオレンジボタンからグループの切り替えが可能になります。
グループごとにテーマカラーを設定できるので、異なるカラーテーマにしておくことで誤ったグループを選んでしまうケアレスミスを減らせます。
初期設定を始めましょう
- スタッフアカウントの追加
- グループの追加
- スタッフをグループに所属させる
大まかに言えばこの３つが最初の設定です。この他にもグループの中でグループ独自の設定が可能ですが、まずは全体図としてこの３つから始めましょう。
