組織とグループの意味

用語解説

初期設定においては組織、グループ、スタッフという単語が度々出てきます。まずはこれらの役割を見てみましょう。

組織
最も基底にあるものです。組織の中に「グループ」や「スタッフ」を登録していきます。料金プランやオプションは組織単位で適用されます
グループ
組織の中に作ります。レポートなどをやり取りする、日常業務で最も使用される場所です。部署や部門、支店で分けたり、「研修会」のように一時的な使い方も可能です。最低でも1グループは必須です
スタッフ
利用者アカウントのことです。組織上にアカウントを作成し、その後各グループに所属させます。

組織とグループとスタッフの相関性

新規にアカウント作成時に組織が作成されます。 組織内に1つのグループ(サンプルグループ)と1つのアカウント(管理者)が登録された状態でスタートします。 図で表すと次のような構造です。

diagram

なお、アプリで見ると次のようになります。

  1. NipoPlusにログイン後、左メニューから組織設定をクリック
組織設定画面では組織内のスタッフとグループを管理できるよ
キャラクター
組織設定画面では組織内のスタッフとグループを管理できるよ
組織設定画面では組織内のスタッフとグループを管理できるよ

アプリ画面からも、組織に1名のアカウントと1つのグループが登録されていることが確認できます。

グループ分けが必要か考えてみましょう

小規模な企業や、特定企業の特定部門内で使用する場合はグループ分けをするメリットは少ないです。 明確な線引はできませんが、10名以下で利用の場合はグループを分ける必要性は低いです。 グループ分けが不要な方はマニュアルからグループ作成に関するページを読み飛ばしてください。

一方でグループ分けを行うメリットとして、風通しの良いレポート管理ができるようになります。 支店別や部門別にレポートを分けたいときはグループ分けを検討しましょう。 初期設定時に多少管理の手間は増えますが、それ以上の恩恵を得られます。

グループを分けることで下画像のように、簡単にグループを切り替えて作業ができます。

作業グループを複数作成作って使い分けると色々便利ですよ
キャラクター
作業グループを複数作成作って使い分けると色々便利ですよ
作業グループを複数作成作って使い分けると色々便利ですよ 作業グループを複数作成作って使い分けると色々便利ですよ

Note

最低でも1つのグループは運用上必須となります

グループへのアクセス権限について

グループ内のデータにアクセスするにはそのグループに所属する必要があります。 このアクセス権は非常に強力で、たとえ管理者でもグループに所属しない限りグループ内のレポートにアクセスできません。 管理者は任意にグループへの所属をコントロールできるので、グループ内の情報を見たい場合は先に自身をグループに所属させてください。

初期設定の今後の流れ

複雑に見えて意外とシンプルです。

  1. グループを作成する(グループ分けが不要な場合はスキップ)
  2. スタッフを追加する
  3. スタッフをグループに所属させる

実はこれだけです。次のページへ進みましょう。