組織とグループの意味
用語解説
初期設定においては組織、グループ、スタッフという単語が度々出てきます。まずはこれらの役割を見てみましょう。
- 組織
- 最も基底にあるものです。組織の中に「グループ」や「スタッフ」を登録していきます。料金プランやオプションは組織単位で適用されます
- グループ
- 組織の中に作ります。レポートなどをやり取りする、日常業務で最も使用される場所です。部署や部門、支店で分けたり、「研修会」のように一時的な使い方も可能です。最低でも1グループは必須です
- スタッフ
- 利用者アカウントのことです。組織上にアカウントを作成し、その後各グループに所属させます。
組織とグループとスタッフの相関性
新規にアカウント作成時に組織が作成されます。 組織内に1つのグループ(サンプルグループ)と1つのアカウント(管理者)が登録された状態でスタートします。 図で表すと次のような構造です。
なお、アプリで見ると次のようになります。
- NipoPlusにログイン後、左メニューから組織設定をクリック
組織設定画面では組織内のスタッフとグループを管理できるよ
アプリ画面からも、組織に1名のアカウントと1つのグループが登録されていることが確認できます。
グループ分けが必要か考えてみましょう
小規模な企業や、特定企業の特定部門内で使用する場合はグループ分けをするメリットは少ないです。 明確な線引はできませんが、10名以下で利用の場合はグループを分ける必要性は低いです。 グループ分けが不要な方はマニュアルからグループ作成に関するページを読み飛ばしてください。
一方でグループ分けを行うメリットとして、風通しの良いレポート管理ができるようになります。 支店別や部門別にレポートを分けたいときはグループ分けを検討しましょう。 初期設定時に多少管理の手間は増えますが、それ以上の恩恵を得られます。
グループを分けることで下画像のように、簡単にグループを切り替えて作業ができます。
作業グループを複数作成作って使い分けると色々便利ですよ
Note
最低でも1つのグループは運用上必須となります
グループへのアクセス権限について
グループ内のデータにアクセスするにはそのグループに所属する必要があります。 このアクセス権は非常に強力で、たとえ管理者でもグループに所属しない限りグループ内のレポートにアクセスできません。 管理者は任意にグループへの所属をコントロールできるので、グループ内の情報を見たい場合は先に自身をグループに所属させてください。
初期設定の今後の流れ
複雑に見えて意外とシンプルです。
- グループを作成する(グループ分けが不要な場合はスキップ)
- スタッフを追加する
- スタッフをグループに所属させる
実はこれだけです。次のページへ進みましょう。