タブレットで製造業のチェックシートを作成

チェックシートやチェックリストと呼ばれるものには様々な種類があります。ここでは業務に必要なチェックシートに焦点を当てますが、それでも膨大な種類のチェックシートがあります。 一般的な名称でも一例を上げると

  • 5Sチェックシート
  • 設備点検チェックシート
  • 品質管理チェックシート
  • 安全チェックシート

上げれば霧が有りませんが非常に多くのチェックシートが存在します。 チェックシートの利点はシンプルでわかりやすい点です。設問に対して回答が予め用意された回答から選ぶだけでチェックシートのほとんどを記入できます。 またチェックシートの項目を上からなぞっていくことですべてのチェックを行えるため、チェック漏れなどのヒューマンエラーを防ぐ効果もあります。 非常に便利なチェックシートですが、チェックシートに記載されている設問は業界毎にバラバラです。同じ業種であっても会社毎に異なるチェックシートを用いています。 業務内容や製造工程が異なればチェックシートでチェックすべき項目が変わるため、会社独自でチェックシートを作成するのは当然の流れですがそのためエクセルなどで作成したチェックシートを紙で印刷して使用するといったケースが多く、 中々システム化されにくいのも特徴です。 各社でバラバラのため結局はシステム化しようとするとオーダーメイドに近いかたちになってしまい、システム化のハードルが高くなってしまうのも一因です。

自社のチェックシートをアプリ化してタブレットから入力する

各会社ごとに異なるチェックシートのテンプレートはNipoPlusで簡単に自作ができます。5SチェックシートをNipoPlusで作ってみました。

これは5Sチェックシートのテンプレート例です。タブレットからでもタップ操作だけですべての入力ができるシンプルなチェックシートです
これは5Sチェックシートのテンプレート例です。タブレットからでもタップ操作だけですべての入力ができるシンプルなチェックシートです

この5Sチェックシートはレート入力フォーム選択肢入力フォームの2種類(各3個づつ、計6個)を組み合わせて構成されています。 NipoPlusではチェックシートの各入力フォームは独立した1つのブロックと捉えています。 必要なブロックを積み重ねていくだけで簡単に先程のような5Sチェックシートが作成できす。

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もちろん、プログラミングの知識は不要ですよ

もう1種類、先程と異なるチェックシートをご紹介します。製品品質管理シート。製造業向けのチェックシートをイメージして作成したものになります。

ある製品の製造時品質を記入するチェックシートの一例です。内容はすべてサンプルのため実在するチェックシートでは有りません。
ある製品の製造時品質を記入するチェックシートの一例です。内容はすべてサンプルのため実在するチェックシートでは有りません。

こちらのチェックシートでも軸ブレ幅の項目で選択肢入力フォームが使用されています。その他に製品保証Aの項目ではチェックボックス式入力フォームが使用され、重量の項目ではスライダー式入力フォームが使用されています。 特に製造業はチェックシートの項目がラインごとで異なるのも当たり前ですので、このように自由にチェックシートを自作できることは大きなポイントです。

チェックシートを電子化するメリット

紙によるチェックシートとタブレットから入力するチェックシートにはどのような違いがあるのでしょう? いくつかのメリットがあります。

資料の保管場所が節約できます

チェックシートを電子化するメリットの1つに保管場所が不要であることが挙げられます。 紙のチェックシートでは日々レポートが蓄積していくため保管スベースを圧迫してしまいます。長期保管を目的としたチェックシートの場合は段ボール箱が積み重ねられていくことになります。 電子化するとこれらの保管スペースを用意する必要が無くなります。

エクセルへの転記不要。データ集計や分析にそのまま利用可能な状態で用意されます

紙によるチェックシートはアナログな情報のため、チェックシートの内容を集計しようとする際はまずエクセルなどの表計算ソフトへ書き写す(またはOCRなどを使用する)必要があります。 転記、OCRいずれの場合でも【紙ー>データ】への変換という工程が必要になります。 紙からデータへの変換も万全では有りません。例えば転記ミス、転記漏れ、OCRの誤認識などによって本来の正しいデータと違うデータになってしまうケースもあります。 そして何より手間がかかります。

チェックシート自体をシステム化することでここで上げたデメリットがすべて解消されます。 入力の時点で電子化されるため、その後の下流にいたるまでデータとして利用できます。

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CSV出力を使えば数百枚のチェックシートを1枚のエクセルシートにまとめるのもワンクリックです

チェックシートの記入漏れなどを入力時に検知できる

紙のチェックシートはどうしても紙とペンで行うため、うっかりチェック漏れが発生する場合があります。 乱筆で読みにくい文字であったり、○なのか△なのか識別に困ることもありません。 チェックシートの入力時点である程度チェックを行うことができるため、入力内容が紙のチェックシートに比べて高品質に保つことができます。

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例えば入力漏れは各入力フォームの「入力必須」の設定をONにするだけで防げます

また色分け機能などを使えばチェックシート入力時、スタッフに注意をうながすこともできます。

複数のチェックシートを上手に使い分ける

チェックシートは業務内容や製造ライン、部署によって異なるものを使用する場合がほとんどのケースです。 紙のチェックシートであればそれぞれ自分の業務に必要なチェックシートの用紙を持ち出して記入することになりますが、はたしてこの部分はシステム化するとどのように変わるのでしょう?

NipoPlusでは紙のチェックシート時代とさほど変わりません。つまり必要なテンプレートを持ち出し(選択)て、記入するという流れは同じです。

業務で使用するチェックシートを選ぶという工程。この作業は紙のチェックシートでも電子化されたチェックシートでも同じです
業務で使用するチェックシートを選ぶという工程。この作業は紙のチェックシートでも電子化されたチェックシートでも同じです

上の画像を少し解説しますと、左のタブレットは製造部の画面です。このページでサンプルとして作成した

  • 製品品質管理シート
  • 5Sチェックシート

の2種類が並んでいます。タップすることで選んだチェックシートの入力画面が表示される仕組みです。一方で右のスマートフォン画面は、同じアカウントですがグループを「経理部」に切り替えたものです。(ノッチのせいで見切れてますが経理部と書かれています) 経理部と製造部でグループを分けているので、それぞれのグループで必要なチェックシート(または日報)のテンプレートが分けて表示されます。

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チェックシートと日報がでてきましたがNipoPlusでは両者を区別しません。どちらも等しく「所定の枠に添って入力する」ためのひな形です

御社のチェックシートをシステム化しませんか?

ここまでお読みいただきありがとうございます。NipoPlusはテンプレートの自作機能があるため、オリジナル性の高い傾向にあるチェックシートを低いハードルでクラウドシステム化できるシステムです。 興味を持っていただければ幸いです。 なにかご不明な点がありましたらお問い合わせフォームよりお問い合わせください。

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最終更新日: 2022/11/30