日報の提出漏れを見落とさない

一般的に日報を読む側と日報を書く側は一対多の関係にあります。 一人が日報を提出し忘れてもその事実に気づかず素通りしてしまうかもしれません。 NipoPlusでは日報提出簿やスタッフカレンダーから未提出者を簡単に確認できます。

提出簿を見れば日報の提出状況が一目瞭然

NipoPlusには提出簿という機能が標準で備わっています。提出簿は横軸にスタッフ、縦軸に日付で構成された格子状の表です。 格子の各セルには日報の提出件数が表示され、0件の場合はバツマークが表示されます。

提出簿は日報受信BOXの右カラムに表示されます。スマートフォンの場合は右からスワイプすることで表示できます
提出簿は日報受信BOXの右カラムに表示されます。スマートフォンの場合は右からスワイプすることで表示できます

提出簿の各セルからバツマークを探すことで日報の未提出を見落とす心配がなくなります。 また各セルには提出件数が表示されるため、1以外の数字がセットされている場合、誤って2回提出してしまったり、日付の指定を間違えているといったミスの発見にも役立てられます。 現地調査のように現場ごとに日報を書く場合は、報告書の件数がそのままタスクの件数として見ることができるため、スタッフの評価判断にも有用です。

提出簿の行と列について

提出簿の縦軸である日付は、表示期間を選択するカレンダーと連動します。上の画像の例ではカレンダーが2022/8/23〜8/31のため、提出簿の縦軸も8/23〜8/31になります。 日付の色は土曜日が青、日曜日は赤で表示されます。

キャラクター

見切れてしまう範囲はスクロールで表示できます

横軸であるスタッフ一覧はグループに所属しているスタッフが自動でリストアップされます。 休職などの理由でしばらく日報の提出が無い場合は「日報があるスタッフのみ表示」のチェックを入れることで、指定した期間に1件も日報が無いスタッフは提出簿から除外されます。

カレンダーから日報の提出漏れをチェックする

提出漏れを確認するもう1つの方法としてカレンダー機能があります。カレンダーも提出簿と同じ構成で、縦軸にスタッフ、横軸に日付の格子状カレンダーになります。

スタッフと日付で構成されたカレンダー画面
スタッフと日付で構成されたカレンダー画面

カレンダーは日報が0件であっても警告は表示しませんが、表示オプションから「日報が0件の際警告を表示する」をONにすると未提出者のセルに赤色の警告アイコンが表示されます。 この警告アイコンの交差するセルには日報が無いため、日報の提出漏れを簡単に発見できます。

日報テンプレートに提出目安を指定し提出漏れを気づかせる

提出簿やカレンダーは日報を読む側目線での提出漏れチェックでした。逆に日報を書く側の目線から提出漏れを防ぐ方法として、日報テンプレートに提出目安を設定するという方法があります。

日報テンプレート選択画面から本日の提出予定枚数を確認可能です
日報テンプレート選択画面から本日の提出予定枚数を確認可能です

提出枚数目安を設定すると1日に提出する予定の件数とすでに提出した件数の進捗バーが表示されるため、日報を作成するスタッフが未提出に気づくことができます。 提出枚数目安を設定していないテンプレートでは、その日に何件提出したかだけが表示されます。 定休日などもあるため警告が表示されることはありませんが、スタッフ自らが提出漏れを気づくことができるため、設定しておくと提出漏れを減らすことができます。

日報の提出漏れを見つけたら本人へ通達してください

NipoPlusはチャット機能などがありませんので、もし提出漏れを見つけたらスタッフへメールや口頭で日報提出漏れの旨を伝えてください。 提出漏れのチェックはスタッフが多くなるほど手間が増えますが、NipoPlusなどの日報アプリでは提出漏れを効率よく見つける仕組みが用意されてます。 Wordやエクセル、チャットアプリを日報に使うのではチェック漏れを探すのが困難になりますので、効率よく提出漏れを探せる日報アプリを検討してください。

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本記事の更新日: 2022/11/14